Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO regelt den rechtssicheren Umgang mit personenbezogenen Daten, wenn ein externer Dienstleister im Auftrag eines Unternehmens Daten verarbeitet.
Wann ist der AV-Vertrag notwendig?
Bei der dilohver GmbH gilt hinsichtlich der Notwendigkeit eine klare Unterscheidung nach der Art der beauftragten Dienstleistung:
1. Zwingend erforderlich: Bei Beauftragung der Lohnbuchhaltung
- Der Grund: Im Rahmen der Lohnbuchhaltung verarbeitet die dilohver GmbH im Auftrag des Mandanten (Arbeitgeber) sensitive, personenbezogene Daten der Mitarbeiter (z. B. Stammdaten, Gehaltsdaten, Sozialversicherungsnummern).
- Die Pflicht: Gesetzlich ist der Arbeitgeber als Verantwortlicher verpflichtet, mit der dilohver GmbH eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschließen.
- Der Ablauf: Mandanten der Lohnbuchhaltung laden den AV-Vertrag auf dieser Seite herunter, prüfen ihn und legen ihn zu ihren Datenschutz-Unterlagen.
2. Nicht erforderlich: Bei reiner Finanzbuchhaltung
- Der Grund: Werden ausschließlich Leistungen aus dem Bereich der Finanzbuchhaltung in Anspruch genommen, findet keine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Art. 28 Abs. 1 DSGVO (wie Arbeitnehmerdaten) statt.
- Die Konsequenz: Auftraggeber, die bei der dilohver GmbH ausschließlich die Finanzbuchhaltung nutzen, benötigen keinen AV-Vertrag.
Die Kernpunkte des AV-Vertrags auf einen Blick
- Rechtssicherheit: Schützt Sie als Arbeitgeber bei Prüfungen durch Datenschutzbehörden vor Bußgeldern.
- Weisungsgebundenheit: Die dilohver GmbH verarbeitet die Daten Ihrer Mitarbeiter ausschließlich zur ordnungsgemäßen Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
- Sicherheitsstandards (TOM): Garantiert technische und organisatorische Maßnahmen bei der Datenübertragung und -speicherung.