Lohn und Buchhaltung für Unternehmen auslagern

ZIELGRUPPE · KMU

Buchhaltung für kleine Unternehmen und den Mittelstand

dilohver übernimmt Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung für kleine Unternehmen — beide Achsen oder nur eine. Wir kennen die Stellen, an denen es im Kleinbetrieb klemmt: die Umlage U1, die Statusfeststellung bei mitarbeitenden Angehörigen und die Umstellung auf die E-Rechnung.

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Branchenwissen

Was im kleinen Betrieb anders läuft

Eine Person macht den Lohn — und geht auch mal in Urlaub

Im Kleinbetrieb liegt die Abrechnung selten bei einem Team. Sie liegt bei einer Person, oft neben der eigentlichen Aufgabe. Fällt diese Person aus, steht der Lauf. Das ist der häufigste tatsächliche Anlass, die Lohnabrechnung abzugeben — nicht die Kostenrechnung.

Schwellenwerte kippen, ohne dass jemand Bescheid sagt

An mehreren Stellen im Sozial- und Handelsrecht hängen Pflichten an der Zahl der Beschäftigten oder am Umsatz des Vorjahres. Wächst ein Betrieb über eine dieser Grenzen, ändert sich die Rechtslage automatisch. Eine Benachrichtigung gibt es nicht. Auffallen kann es zuerst in der Betriebsprüfung.

Die Verantwortung bleibt im Haus

Wer die Abrechnung auslagert, gibt die Arbeit ab, nicht die Pflicht. Gegenüber Finanzamt und Einzugsstelle bleiben Sie Arbeitgeber: Sie schulden die Beiträge, Sie melden, Sie haften für die Lohnsteuer. Ein externer Dienstleister sorgt dafür, dass korrekt gerechnet und fristgerecht gemeldet wird — er tritt nicht an Ihre Stelle.

Sonderfälle kommen selten und kosten dann Zeit

Der erste Minijobber, die erste Elternzeit, der erste mitarbeitende Sohn. In einem großen Personalbereich ist das Routine, im Kleinbetrieb passiert es alle paar Jahre einmal. Genau dort entstehen die Fehler, die später korrigiert werden müssen.

Leistung · Lohnabrechnung

Lohnabrechnung für kleine Unternehmen

Ab der ersten beschäftigten Person gelten dieselben Melde- und Abrechnungspflichten wie in einem Konzern. Der Unterschied ist nicht der Umfang, sondern die Häufigkeit: Ein Fall, der in einem großen Betrieb wöchentlich vorkommt, tritt bei Ihnen alle zwei Jahre auf. Genau deshalb rechnet es sich, ihn nicht selbst lernen zu müssen.

Wir übernehmen die laufende Abrechnung vollständig, einschließlich der Meldungen an Krankenkassen und Minijob-Zentrale, damit Fristen nicht an einer einzelnen Person im Betrieb hängen.

Laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung mit allen Meldungen an Krankenkassen und Minijob-Zentrale
An- und Abmeldung von Beschäftigten, einschließlich der Angaben, die das Statusfeststellungsverfahren auslösen
Umlage U1 und U2: Berechnung, Abführung und die Erstattungsanträge bei Krankheit und Mutterschutz
Minijob, kurzfristige Beschäftigung und Werkstudenten mit den jeweils eigenen Abrechnungsregeln
Entgeltfortzahlung, Krankengeldzuschuss, Mutterschutz und Elternzeit
Bescheinigungen und die Aufbereitung der Unterlagen für die Betriebsprüfung

Leistung · Buchhaltung

Finanzbuchhaltung für den Mittelstand

In kleinen Unternehmen wächst die Buchhaltung mit dem Betrieb mit, meistens ungeplant. Aus dem Schuhkarton wird ein Ordner, aus dem Ordner ein Ablagesystem, und irgendwann fordert das Finanzamt zur Buchführung auf oder eine Umsatzgrenze verschiebt den Meldezyklus. Diese Übergänge sind der Punkt, an dem eine mitlaufende Buchhaltung anfängt, Arbeit zu machen.

Wir führen die laufende Buchhaltung digital und übergeben Ihrer Steuerkanzlei zum Jahresabschluss einen abgestimmten Datenbestand.

Laufende Buchführung, Kontierung und digitale Belegverarbeitung über die Beleg-App
Aufbereitung der umsatzsteuerlich relevanten Daten für Ihre Steuerkanzlei
Offene Posten, Zahlungsverkehr und auf Wunsch das Mahnwesen
Kassenbuch und Kassenführung, digital geführt und prüfbar abgelegt
Monatliche Auswertungen für Bank, Geschäftsführung und Steuerkanzlei
Übergabe eines abgestimmten Datenbestands zum Jahresabschluss

Im Detail

Sechs Punkte, die Betriebe regelmäßig treffen

Umlage U1 und die Beschäftigtengrenze

Am Ausgleichsverfahren U1 nehmen nur Arbeitgeber teil, die regelmäßig nicht mehr als eine bestimmte Zahl von Arbeitnehmern beschäftigen. Wer teilnimmt, zahlt Umlagebeiträge und bekommt im Krankheitsfall einen Teil der Entgeltfortzahlung erstattet. Die Teilnahme entsteht kraft Gesetz, ein Bescheid der Krankenkasse ist dafür nicht nötig.

Gezählt wird nicht nach Köpfen, sondern nach Arbeitszeit gewichtet — Auszubildende und bestimmte weitere Personengruppen bleiben außen vor. Die Umlage U2 für Mutterschaftsleistungen gilt dagegen unabhängig von der Betriebsgröße.

Wenn Angehörige oder Geschäftsführer mitarbeiten

Meldet ein Betrieb einen Ehegatten, eingetragenen Lebenspartner oder Abkömmling des Arbeitgebers an, oder einen geschäftsführenden Gesellschafter einer GmbH, leitet die Einzugsstelle von Amts wegen ein Statusfeststellungsverfahren ein. Das ist keine Option, sondern gesetzlich vorgeschrieben, und es wird durch eine Angabe in der Anmeldung ausgelöst.

Geprüft wird, ob überhaupt eine abhängige Beschäftigung vorliegt. Fällt die Entscheidung anders aus als angenommen, geht es um Beiträge und um Ansprüche aus der Arbeitslosenversicherung. Im Familienbetrieb ist das der Regelfall, nicht die Ausnahme.

Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Werkstudent

Aushilfen sind für kleine Betriebe die einfachste Art, Spitzen abzufangen — und die abrechnungstechnisch anspruchsvollste. Beim Minijob entscheidet die Verdienstgrenze, bei der kurzfristigen Beschäftigung die Zeitgrenze und die Frage der Berufsmäßigkeit, beim Werkstudenten der Umfang des Studiums.

Jede dieser Formen hat eigene Meldewege und eigene Beitragsfolgen. Wer sie verwechselt, zahlt die Beiträge in der Regel rückwirkend nach.

Zeitgrenzen und Berufsmäßigkeit

E-Rechnung: welche Stufe wann greift

Empfangen und verarbeiten muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen bereits heute — ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. Beim Ausstellen ist die Pflicht gestaffelt: Ein Teil der Betriebe muss ab 2027 elektronisch versenden, die übrigen ab 2028.

Welche Stufe für Sie gilt, entscheidet der Gesamtumsatz des Vorjahres. Ein PDF im E-Mail-Anhang ist dabei keine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern eine sonstige Rechnung.

Fristen und Formate der E-Rechnung

Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz

Viele kleine Betriebe ermitteln ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Überschreiten Umsatz oder Gewinn bestimmte Grenzen, entsteht die Buchführungspflicht — allerdings nicht automatisch, sondern erst mit der Mitteilung des Finanzamts, und ab dem folgenden Wirtschaftsjahr.

Wer diese Mitteilung übersieht, steht mitten im Jahr vor einer Umstellung, die Eröffnungsbilanz und ein anderes Kontensystem verlangt. Für Einzelkaufleute gibt es zusätzlich eine eigene Befreiungsregelung im Handelsrecht.

Aufbewahrung und Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung kommt turnusmäßig, unabhängig davon, wie viele Beschäftigte ein Betrieb hat. Geprüft wird rückwirkend, und geprüft wird auch das, was vor Jahren einmal falsch eingeordnet wurde.

Entscheidend ist deshalb weniger der einzelne Abrechnungslauf als die Frage, ob die Unterlagen dazu noch vorhanden und lesbar sind. Für Lohnkonten, Belege und Handelsbücher gelten unterschiedliche Fristen.

Welche Unterlagen wie lange bleiben

Warum Unternehmen ihre Buchhaltung auslagern

Der Grund ist selten die Rechnung. Er ist, dass eine Aufgabe mit festen Fristen an einer Person hängt, die noch fünf andere Aufgaben hat. Solange alles läuft, fällt das nicht auf. Es fällt auf, wenn diese Person krank wird, kündigt oder in Elternzeit geht.

Software allein löst das nicht. Ein Programm rechnet zuverlässig, solange ein Fall dem Standard entspricht. Der Aufwand entsteht dort, wo er das nicht tut: bei der Aushilfe, die im dritten Monat plötzlich berufsmäßig arbeitet. Beim Sohn, der ab Januar im Betrieb mitarbeitet. Bei der Umsatzgrenze, die im Vorjahr überschritten wurde, ohne dass es jemandem aufgefallen ist. Für diese Fälle braucht es jemanden, der sie erkennt, bevor sie in der Prüfung auffallen.

Bei dilohver bekommen Sie eine feste Ansprechperson, die Ihren Betrieb kennt und weiß, warum Ihre Zahlen aussehen, wie sie aussehen. Rückfragen gehen an einen Menschen, nicht in eine Warteschlange. Was daraus entsteht, ist unspektakulär und im Alltag mehr wert: eine Abrechnung, die auch dann läuft, wenn bei Ihnen jemand ausfällt.

In 3 Schritten

So beginnt die Zusammenarbeit.

Erstgespräch

Wir sehen uns Ihre Beschäftigungsformen an, Ihre Systeme und den heutigen Stand der Buchhaltung. Danach wissen beide Seiten, worum es geht. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich.

Angebot

Sie erhalten ein Leistungspaket mit klar ausgewiesenem Umfang: welche Achse, welche Systeme, welcher Rhythmus. Alle Positionen sind im Angebot benannt.

Übernahme

Wir stimmen die Datenübergabe ab, übernehmen die Bestandsdaten und gehen den ersten Lauf gemeinsam durch. Ab dem zweiten Monat läuft der Regelbetrieb.

KLARHEIT VORAB

Fragen, die vor der Zusammenarbeit kommen

Wie kommen unsere Daten zu Ihnen?

Über das Datentransfertool oder die Beleg-App, je nachdem, welche Achse Sie abgeben. Beides ist verschlüsselt, ein Versand per E-Mail ist nicht nötig. Beim Start übernehmen wir Ihre Bestandsdaten und stimmen den Übergabeweg einmalig ab; danach läuft er monatlich gleich.

Können wir nur einen Teil abgeben?

Ja. Viele Betriebe geben zuerst die Lohnabrechnung ab und behalten die Buchhaltung im Haus, andere umgekehrt. Der Umfang steht im Angebot und lässt sich später erweitern, ohne dass ein neuer Vertrag nötig wird.

Arbeiten Sie mit unserem Steuerberater zusammen?

Ja, und das ist auch der Regelfall. dilohver ist kein Steuerberater und erbringt keine Steuerberatung. Wir buchen die laufenden Geschäftsvorfälle und rechnen den laufenden Lohn ab. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung, der Jahresabschluss und jede steuerliche Würdigung bleiben bei Ihrer Steuerkanzlei — wir liefern ihr den abgestimmten Datenbestand zu.

Wie sind unsere Personaldaten geschützt?

Weil dilohver kein Steuerberater ist, gilt die Lohnabrechnung datenschutzrechtlich als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Mit jedem Kunden schließen wir zum Vertragsstart einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Darin sind Zweck, Umfang und die technischen und organisatorischen Maßnahmen festgehalten. Wann Sie einen AVV brauchen

Lohnt sich das schon bei fünf Beschäftigten?

Die Zahl der Beschäftigten ist selten der Ausschlag. Entscheidend ist, wie viel Zeit die Abrechnung tatsächlich bindet und was passiert, wenn die zuständige Person ausfällt. Bei fünf Beschäftigten ist der Aufwand pro Monat gering — der Aufwand für den Sonderfall aber genauso hoch wie in einem großen Betrieb. Im Erstgespräch rechnen wir das für Ihren Fall durch.

Was passiert, wenn wir über eine Schwelle wachsen?

Wir prüfen die relevanten Grenzen im laufenden Betrieb mit und sagen Ihnen, wenn sich etwas ändert — etwa bei der Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1, beim Rhythmus der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder bei der Pflicht zum elektronischen Rechnungsversand. Die Einordnung im Einzelfall trifft Ihre Steuerkanzlei; wir sorgen dafür, dass die Frage rechtzeitig auf dem Tisch liegt.

Mehr als Buchhaltung

Sie überlegen, Ihre Lohnabrechnung abzugeben?

Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Beschäftigungsformen, Ihre Systeme und den heutigen Stand an. Danach wissen Sie, was eine Übernahme in Ihrem Fall konkret bedeutet — ohne Verpflichtung.

dilohver GmbH

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