Zielgruppe · Freiberufler

Buchhaltung für Freiberufler und ihre Teams.

dilohver übernimmt die Buchhaltung für Freiberufler auf beiden Achsen: die laufende Finanzbuchhaltung und die Lohnabrechnung für Ihre Angestellten. Dazu gehören die Beiträge an das Versorgungswerk, die Aufzeichnungen für die Einnahmenüberschussrechnung und die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten.

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Branchenwissen

Was in freien Berufen anders ist.

Die Abrechnung läuft neben der eigentlichen Arbeit

Wer einen freien Beruf ausübt, verdient sein Geld mit dem Mandat, der Behandlung oder dem Entwurf, nicht mit der Belegablage. An den Zahlen hängen trotzdem Fristen, die auf einen vollen Terminkalender keine Rücksicht nehmen.

Das Team ist klein, die Regeln sind es nicht

Drei Angestellte, eine Aushilfe für den Sommer, eine Werkstudentin im Sekretariat: Für jede dieser Formen gelten eigene Meldewege und Beitragsregeln. Kommt eine angestellte Berufsträgerin dazu, wechselt sogar der Träger der Altersversorgung.

Vertraulichkeit endet nicht bei den Zahlen

Honorarrechnungen tragen Namen. Wer zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, gibt mit den Belegen auch geschützte Angaben weiter, sobald die Buchhaltung das eigene Büro verlässt. Wer auslagert, sichert das vertraglich ab.

Der Zahlungseingang bestimmt den Rhythmus

Honorare gehen unregelmäßig ein, größere Posten oft erst Monate nach der Leistung. Für die Steuer macht es einen Unterschied, ob eine Forderung entsteht oder ob Geld ankommt — dieser Unterschied ist in freien Berufen anders geregelt als im Gewerbe.

Kein Büro um die Ecke, aber ein Name am Telefon

Wir arbeiten digital, und das heißt nicht anonym. Jeder Betrieb hat bei uns eine feste Ansprechpartnerin mit eigener Durchwahl — dieselbe Person im Januar wie im Oktober. Sie kennt Ihre Tarifbindung, Ihre Zuschlagsmodelle und die Eigenheiten Ihrer Abrechnung.

Unterlagen laufen über eine gesicherte Cloud, Auswertungen stehen jederzeit bereit, Ihre Mitarbeitenden erreichen ihre Abrechnungen über einen eigenen Zugang. Für ein Gespräch vor Ort sind wir im Großraum München schnell da — gebraucht wird es selten, angeboten wird es immer.

Und was ist mit meinem Steuerberater?

Der bleibt. Wir übernehmen die laufende Lohn- und Finanzbuchhaltung und liefern die Daten so, wie Ihre Kanzlei sie für den Jahresabschluss braucht. Steuerberatung erbringen wir nicht — dafür ist Ihr Steuerberater da. Die Aufgabenteilung ist eingespielt und in der Regel für beide Seiten die entlastendere Lösung.

Unsere Leistungen üm Überblick:

Leistung · Lohnabrechnung

Lohnabrechnung für Freiberufler

Freiberufliche Praxen und Büros beschäftigen oft nur wenige Personen — aber in unterschiedlichen Rollen: Fachangestellte, Teilzeitkräfte, eine Werkstudentin, manchmal eine angestellte Berufsträgerin. Jede dieser Rollen folgt eigenen Melde- und Beitragsregeln, und die Regeln greifen ab dem ersten Arbeitstag, nicht ab der ersten Abrechnung.

Wir führen die laufende Abrechnung für alle Beschäftigungsformen in einem Lauf und übernehmen das Meldewesen einschließlich der Befreiungsanträge beim Versorgungswerk.

Laufende Abrechnung für angestellte Berufsträger, Fachangestellte und Teilzeitkräfte
Beiträge an berufsständische Versorgungswerke, sobald die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht vorliegt
Überwachung der Antragsfrist nach einem Arbeitgeberwechsel, damit keine doppelte Beitragspflicht entsteht
Minijob und Übergangsbereich mit den Meldungen an die Minijob-Zentrale
Kurzfristige Beschäftigung für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, inklusive Prüfung der Voraussetzungen
Werkstudenten und Auszubildende in Praxis, Sozietät und Büro

Leistung · Buchhaltung

Von der Belegablage bis zur Einnahmenüberschussrechnung

Freie Berufe sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet, unabhängig davon, wie hoch Umsatz und Gewinn ausfallen. Der Gewinn wird als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermittelt.

Wir buchen die laufenden Geschäftsvorfälle, führen die Aufzeichnungen so, dass die Gewinnermittlung unmittelbar darauf aufsetzen kann, und stimmen die Zahlungswege gegen die Honorare ab. Die Einnahmenüberschussrechnung selbst erstellt Ihr Steuerberater.

Laufende Abrechnung für angestellte Berufsträger, Fachangestellte und Teilzeitkräfte
Beiträge an berufsständische Versorgungswerke, sobald die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht vorliegt
Überwachung der Antragsfrist nach einem Arbeitgeberwechsel, damit keine doppelte Beitragspflicht entsteht
Minijob und Übergangsbereich mit den Meldungen an die Minijob-Zentrale
Kurzfristige Beschäftigung für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, inklusive Prüfung der Voraussetzungen
Werkstudenten und Auszubildende in Praxis, Sozietät und Büro

Im Detail

Verfahren und Wahlrechte im Einzelnen.

Versorgungswerk statt gesetzlicher Rente

Angestellte Ärztinnen, Anwälte oder Architektinnen sind Pflichtmitglied in ihrem berufsständischen Versorgungswerk und können sich auf Antrag von der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Die Befreiung gilt nur für das Beschäftigungsverhältnis, für das sie erteilt wurde. Sie wirkt nur dann auf den ersten Arbeitstag zurück, wenn der Antrag innerhalb der gesetzlichen Frist gestellt wird — sonst entstehen für die Zwischenzeit Beiträge an zwei Stellen. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB VI.

Einnahmenüberschussrechnung statt Bilanz

Wer Einkünfte aus selbstständiger Arbeit erzielt, ist nicht buchführungspflichtig, auch bei wachsendem Umsatz und Gewinn: Die Grenzen der Abgabenordnung gelten für Gewerbebetriebe, nicht für freie Berufe. Der Gewinn wird als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt und mit der Anlage EÜR elektronisch übermittelt. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Zahlung, nicht der der Rechnung.

Ist-Besteuerung und ihre Falle

Angehörige eines freien Berufs dürfen die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten berechnen, ohne Rücksicht auf die Höhe des Umsatzes. Die Steuer wird damit erst fällig, wenn das Honorar eingegangen ist. Nötig ist ein Antrag beim Finanzamt. Die Falle: Wer freiwillig Bücher führt und bilanziert, verliert dieses Recht, obwohl gar keine Buchführungspflicht besteht. Rechtsgrundlage ist § 20 Satz 1 Nr. 3 UStG.

Gewerbliche Infizierung in der Sozietät

Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit unterliegen nicht der Gewerbesteuer. Bei einer Personengesellschaft kann sich das umkehren: Übt sie daneben eine gewerbliche Tätigkeit aus, gelten unter Umständen sämtliche Einkünfte als gewerblich. Damit die Grenze überwacht werden kann, müssen die betroffenen Umsätze von Anfang an getrennt gebucht werden — nachträglich lässt sich das nicht rekonstruieren. Rechtsgrundlage ist § 15 Abs. 3 Nr. 1 EStG.

Vertretungen und Aushilfen

Fällt jemand aus oder steht die Urlaubszeit an, wird die Lücke in kleinen Betrieben kurzfristig geschlossen. Die kurzfristige Beschäftigung ist dafür das übliche Instrument: beitragsfrei in der Sozialversicherung, aber an enge Voraussetzungen gebunden. Ob eine Vertretung durch eine selbstständige Kollegin abhängig beschäftigt ist oder nicht, entscheidet sich an den tatsächlichen Umständen; das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV klärt die Frage vorab. Kurzfristige Beschäftigung im Überblick

Belege unter Berufsgeheimnis übergeben

In vielen freien Berufen sind die Belege selbst geschützt: Honorarrechnungen, Aktenkonten und Fremdgeldbewegungen tragen die Namen von Mandanten oder Patienten. Wer die Buchhaltung nach außen gibt, eröffnet einem Dritten Zugang dazu. Für Rechtsanwälte regelt § 43e BRAO, für Steuerberater § 62a StBerG, dass der Dienstleister sorgfältig auszuwählen ist und zur Verschwiegenheit verpflichtet wird. dilohver verarbeitet Ihre Daten zusätzlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Warum Freiberufler ihre Buchhaltung auslagern

Buchhaltungssoftware nimmt heute viel ab. Belege lassen sich fotografieren, Zahlungen automatisch zuordnen, Auswertungen auf Knopfdruck erzeugen — solange ein Vorgang dem Standard entspricht.

Die Zeit geht für die Vorgänge drauf, die das nicht tun: für die Befreiung, die nach einem Arbeitgeberwechsel neu beantragt werden muss. Für den Erlös, der zufällig gewerblich ist. Für das Honorar, das Monate nach der Leistung eingeht und dadurch in ein anderes Jahr fällt.

dilohver arbeitet digital, aber nicht anonym. Sie bekommen eine feste Ansprechperson, die Ihre Abläufe kennt. Rückfragen gehen an einen Menschen und nicht in eine Warteschlange.

In 3 Schritten

So beginnt die Zusammenarbeit.

Erstgespräch

Wir sprechen über Ihren Betrieb, Ihre Beschäftigtenstruktur und den Umfang, den Sie abgeben möchten. Unverbindlich und ohne Vorbereitung.

Angebot

Sie erhalten ein Angebot mit dem Leistungsumfang, dem Preis- und Leistungsverzeichnis und den Unterlagen für den Start.

Übernahme

Wir übernehmen die Daten aus Ihrer bisherigen Abrechnung und stellen Ihnen Ihren festen Ansprechpartner vor.

Klarheit vorab

Fragen, die vor der Zusammenarbeit kommen.

Eine unserer Angestellten zahlt in ein Versorgungswerk. Können Sie das abrechnen?

Ja, das ist in freien Berufen der Regelfall. Wichtig ist der zeitliche Ablauf: Die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht gilt nur für das Beschäftigungsverhältnis, für das sie erteilt wurde, und muss nach einem Arbeitgeberwechsel neu beantragt werden. Wird die Frist versäumt, wirkt sie erst ab Antragseingang. Wir weisen auf die Frist hin, führen die Zuordnung bis zur Entscheidung offen und korrigieren rückwirkend, sobald der Bescheid vorliegt.

Erstellen Sie auch unsere Einnahmenüberschussrechnung?

Nein. Die Gewinnermittlung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung sind den nach § 3 StBerG befugten Personen vorbehalten. dilohver bucht die laufenden Geschäftsvorfälle, führt die Aufzeichnungen und stellt die aufbereiteten Grundlagen bereit; die Einnahmenüberschussrechnung erstellt Ihr Steuerberater daraus. Diese Aufgabenteilung ist der Regelfall und wird beim Start einmal abgestimmt.

Kundenstimmen

Was unsere Kunden sagen.

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Wir schauen uns Ihren Betrieb an und sagen Ihnen, was die Übernahme konkret bedeutet. Unverbindlich.

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