Buchhaltung für Freiberufler und ihre Teams
Was in freien Berufen anders ist
Die Abrechnung läuft neben der eigentlichen Arbeit
Wer einen freien Beruf ausübt, verdient sein Geld mit dem Mandat, der Behandlung oder dem Entwurf, nicht mit der Belegablage. An den Zahlen hängen trotzdem Fristen, die auf einen vollen Terminkalender keine Rücksicht nehmen. Die Arbeit verschiebt sich damit auf den Abend, und dort entstehen die Fehler, die später auffallen.
Das Team ist klein, die Regeln sind es nicht
Drei Angestellte, eine Aushilfe für den Sommer, eine Werkstudentin im Sekretariat: Für jede dieser Formen gelten eigene Meldewege, eigene Grenzen und eigene Beitragsregeln. Kommt eine angestellte Berufsträgerin dazu, wechselt sogar der Träger der Altersversorgung. Der Aufwand hängt nicht an der Zahl der Beschäftigten, sondern an der Zahl der Konstellationen.
Vertraulichkeit endet nicht bei den Zahlen
Honorarrechnungen tragen Namen. Wer zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, gibt mit den Belegen auch geschützte Angaben weiter, sobald die Buchhaltung das eigene Büro verlässt. Für diesen Weg gibt es berufsrechtliche Vorgaben, und sie richten sich an Sie, nicht an den Dienstleister. Wer auslagert, sichert das vertraglich ab und nicht nur technisch.
Der Zahlungseingang bestimmt den Rhythmus
Honorare gehen unregelmäßig ein, größere Posten oft erst Monate nach der Leistung. Für die Steuer macht es einen Unterschied, ob eine Forderung entsteht oder ob Geld ankommt, und dieser Unterschied ist in freien Berufen anders geregelt als im Gewerbe. Wer die Aufzeichnungen nicht von Anfang an darauf einstellt, zahlt Steuern vor, die noch nicht fällig wären.
Lohnabrechnung für Freiberufler
- Laufende Abrechnung für angestellte Berufsträger, Fachangestellte und Teilzeitkräfte
- Beiträge an berufsständische Versorgungswerke, sobald die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht vorliegt
- Überwachung der Antragsfrist nach einem Arbeitgeberwechsel, damit keine doppelte Beitragspflicht entsteht
- Minijob und Übergangsbereich mit den Meldungen an die Minijob-Zentrale
- Kurzfristige Beschäftigung für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, inklusive Prüfung der Voraussetzungen
- Werkstudenten und Auszubildende in Praxis, Sozietät und Büro
Von der Belegablage bis zur Einnahmenüberschussrechnung
Der Gewinn wird als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermittelt, und dieser Unterschied wirkt bis in den Alltag hinein: Er entscheidet, wann eine Zahlung zählt, welche Aufzeichnungen genügen und welche Wahlrechte offenstehen.
Wir buchen die laufenden Geschäftsvorfälle, führen die Aufzeichnungen so, dass die Gewinnermittlung unmittelbar darauf aufsetzen kann, und stimmen die Zahlungswege gegen die Honorare ab.
- Laufende Buchung der Geschäftsvorfälle aus Honorarabrechnung, Bank und Kasse
- Aufzeichnungen für die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG
- Trennung der Betriebseinnahmen nach Steuersatz und nach steuerfreien Umsätzen
- Durchlaufende Posten und fremde Gelder auf eigenen Konten, getrennt vom Betriebsvermögen
- Anlagenverzeichnis mit den Abschreibungen auf Geräte und Einrichtung
- Belegablage und Aufbewahrung nach den Vorgaben der GoBD, vorbereitet auf den elektronischen Rechnungsempfang
Verfahren und Wahlrechte im Einzelnen
Versorgungswerk statt gesetzlicher Rente
Angestellte Ärztinnen, Anwälte oder Architektinnen sind Pflichtmitglied in ihrem berufsständischen Versorgungswerk und können sich auf Antrag von der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Die Befreiung gilt nur für das Beschäftigungsverhältnis, für das sie erteilt wurde: Beim Arbeitgeberwechsel endet sie und muss neu beantragt werden.
Sie wirkt nur dann auf den ersten Arbeitstag zurück, wenn der Antrag innerhalb von 3 Monaten gestellt wird — sonst entstehen für die Zwischenzeit Beiträge an zwei Stellen. Bis die Entscheidung vorliegt, muss die Zuordnung in der Abrechnung offen geführt und danach korrigiert werden. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB VI.
Einnahmenüberschussrechnung statt Bilanz
Wer Einkünfte aus selbstständiger Arbeit erzielt, ist nicht buchführungspflichtig, auch bei wachsendem Umsatz und Gewinn: Die Grenzen der Abgabenordnung gelten für Gewerbebetriebe, nicht für freie Berufe.
Der Gewinn wird als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt und mit der Anlage EÜR elektronisch übermittelt. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Zahlung, nicht der der Rechnung.
Freiwillig zu bilanzieren ist möglich, hat aber Folgen über die Buchhaltung hinaus — welche, steht in der Karte zur Ist-Besteuerung.
Grundlagen der Buchhaltung
Ist-Besteuerung und ihre Falle
Angehörige eines freien Berufs dürfen die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten berechnen, ohne Rücksicht auf die Höhe des Umsatzes. Die Steuer wird damit erst fällig, wenn das Honorar eingegangen ist — bei langen Zahlungszielen ein spürbarer Unterschied für die Liquidität.
Nötig ist ein Antrag beim Finanzamt; die Gestattung gilt, bis sie widerrufen wird. Die Falle steckt im Nebensatz: Wer freiwillig Bücher führt und bilanziert, verliert dieses Recht, obwohl gar keine Buchführungspflicht besteht. Wer aus anderen Gründen zur Bilanz wechselt, sollte das vorher wissen. Rechtsgrundlage ist § 20 Satz 1 Nr. 3 UStG.
Gewerbliche Infizierung in der Sozietät
Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit unterliegen nicht der Gewerbesteuer. Bei einer Personengesellschaft — Sozietät, Gemeinschaftspraxis, Partnerschaft — kann sich das umkehren: Übt sie daneben eine gewerbliche Tätigkeit aus, gelten unter Umständen sämtliche Einkünfte als gewerblich.
Der Bundesfinanzhof lässt einen geringen gewerblichen Anteil unschädlich bleiben, hat dafür aber eine feste Grenze gezogen, relativ am Gesamtumsatz und zusätzlich als absoluter Betrag. Typische Auslöser sind der Verkauf von Waren in der Praxis, die Vermietung von Geräten oder eine gewerbliche Nebentätigkeit einzelner Gesellschafter.
Damit die Grenze überwacht werden kann, müssen die betroffenen Umsätze von Anfang an getrennt gebucht werden — nachträglich lässt sich das nicht rekonstruieren. Rechtsgrundlage ist § 15 Abs. 3 Nr. 1 EStG.
Vertretungen und Aushilfen
Fällt jemand aus oder steht die Urlaubszeit an, wird die Lücke in kleinen Betrieben kurzfristig geschlossen. Die kurzfristige Beschäftigung ist dafür das übliche Instrument: beitragsfrei in der Sozialversicherung, aber an enge Voraussetzungen gebunden.
Es gelten Zeitgrenzen, und in bestimmten Konstellationen ist zu prüfen, ob die Tätigkeit berufsmäßig ausgeübt wird — dann entfällt die Beitragsfreiheit rückwirkend. In freien Berufen kommt die Vertretung durch eine selbstständige Kollegin dazu.
Ob das selbstständig ist oder eine abhängige Beschäftigung, entscheidet sich an den tatsächlichen Umständen und nicht am Vertrag; das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV klärt die Frage vorab.
Kurzfristige Beschäftigung: Regeln und Grenzen
Belege unter Berufsgeheimnis übergeben
In vielen freien Berufen sind die Belege selbst geschützt: Honorarrechnungen, Aktenkonten und Fremdgeldbewegungen tragen die Namen von Mandanten oder Patienten. Wer die Buchhaltung nach außen gibt, eröffnet einem Dritten Zugang dazu — und dafür bestehen berufsrechtliche Vorgaben.
Für Rechtsanwälte regelt § 43e BRAO, für Steuerberater § 62a StBerG, dass der Dienstleister sorgfältig auszuwählen ist, der Vertrag der Textform bedarf und der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet wird.
Bei Heilberufen wirkt § 203 StGB in dieselbe Richtung. Unabhängig davon verarbeitet dilohver Ihre Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
Wann Sie einen AVV brauchen
Warum Freiberufler ihre Buchhaltung auslagern
Die Zeit geht für die Vorgänge drauf, die das nicht tun: für die Befreiung, die nach einem Arbeitgeberwechsel neu beantragt werden muss. Für den Erlös, der zufällig gewerblich ist. Für das Honorar, das Monate nach der Leistung eingeht und dadurch in ein anderes Jahr fällt. Diese Fälle erkennt kein Werkzeug, weil es sie nicht als Ausnahme sieht.
dilohver arbeitet digital, aber nicht anonym. Sie bekommen eine feste Ansprechperson, die Ihre Abläufe kennt und weiß, warum die Zahlen in Ihrem Betrieb aussehen, wie sie aussehen. Rückfragen gehen an einen Menschen und nicht in eine Warteschlange, und wenn im Sommer die halbe Praxis im Urlaub ist, ist das dieselbe Person wie im Januar.
Was daraus entsteht, ist unspektakulärer als ein Dashboard und im Alltag mehr wert: eine Buchhaltung, die auch dann läuft, wenn Ihr Terminkalender voll ist.
So beginnt die Zusammenarbeit.
Erstgespräch
Wir sehen uns Ihre Beschäftigungsformen an, den Stand Ihrer Aufzeichnungen und die Wahlrechte, die Sie heute nutzen. Danach wissen beide Seiten, worum es geht. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich.
Angebot
Sie erhalten ein Leistungspaket mit klar ausgewiesenem Umfang: welche Achse, welcher Rhythmus, welche Aufgaben. Alle Positionen sind im Angebot benannt.
Übernahme
Wir stimmen die Datenübergabe ab, übernehmen die Bestandsdaten und gehen den ersten Lauf gemeinsam durch. Ab dem zweiten Monat läuft der Regelbetrieb.
Fragen, die vor der Zusammenarbeit kommen
Wie kommen unsere Daten zu Ihnen?
Können wir nur einen Teil abgeben?
Eine unserer Angestellten zahlt in ein Versorgungswerk. Können Sie das abrechnen?
Erstellen Sie auch unsere Einnahmenüberschussrechnung?
Wir haben bereits einen Steuerberater. Passt das zusammen?
Wie sind unsere Personal- und Mandantendaten geschützt?
Wenn Sie darüber hinaus einen externen Datenschutzbeauftragten benötigen: Diese Leistung erbringt die DILOHVER Datenschutz & Consultant GmbH, ein eigenes Unternehmen der Unternehmensgruppe mit eigenem Vertrag.
Wann Sie einen AVV brauchen
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