Branche · E-Commerce

Buchhaltung für E-Commerce und Onlinehandel.

dilohver übernimmt die Buchhaltung für E-Commerce-Unternehmen auf beiden Achsen: die laufende Lohnabrechnung und die laufende Finanzbuchhaltung. Dazu gehören die Schnittstellen zu Shop, Marktplatz und Zahlungsdienstleister sowie die Aufbereitung der OSS-Umsätze aus dem EU-Versand.

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Branchenwissen

Was im Onlinehandel anders ist.

Der Zahlungseingang ist nicht der Umsatz

Was auf dem Bankkonto ankommt, ist bereits verrechnet: Gebühren abgezogen, Rückbuchungen gegengerechnet, Teile als Sicherheit einbehalten. Wer diese Summe als Erlös bucht, bildet weder Umsätze noch Kosten richtig ab.

Die Systemlandschaft entscheidet mit

Shopsystem, Warenwirtschaft, Versanddienstleister und Zahlungsanbieter erzeugen alle Daten, die für die Besteuerung Bedeutung haben. Bei einer Prüfung wird nicht nur gefragt, was gebucht wurde, sondern wie die Zahl zustande gekommen ist.

Verkauf ins Ausland ist Alltag, nicht Ausnahme

Ein Paket nach Österreich ist im Onlinehandel keine Besonderheit. Überschreiten die Lieferungen an Privatkunden in der EU eine bestimmte Grenze, gehört die Umsatzsteuer in das Land des Empfängers.

Der Personalbedarf folgt dem Umsatz

Im Weihnachtsgeschäft arbeiten in Lager und Versand deutlich mehr Menschen als im Sommer. Anmeldungen, Abmeldungen, Zeitgrenzen und Zuschläge fallen dann in genau die Wochen, in denen niemand Zeit dafür hat.

Kein Büro um die Ecke, aber ein Name am Telefon

Wir arbeiten digital, und das heißt nicht anonym. Jeder Betrieb hat bei uns eine feste Ansprechpartnerin mit eigener Durchwahl — dieselbe Person im Januar wie im Oktober. Sie kennt Ihre Tarifbindung, Ihre Zuschlagsmodelle und die Eigenheiten Ihrer Abrechnung.

Unterlagen laufen über eine gesicherte Cloud, Auswertungen stehen jederzeit bereit, Ihre Mitarbeitenden erreichen ihre Abrechnungen über einen eigenen Zugang. Für ein Gespräch vor Ort sind wir im Großraum München schnell da — gebraucht wird es selten, angeboten wird es immer.

Und was ist mit meinem Steuerberater?

Der bleibt. Wir übernehmen die laufende Lohn- und Finanzbuchhaltung und liefern die Daten so, wie Ihre Kanzlei sie für den Jahresabschluss braucht. Steuerberatung erbringen wir nicht — dafür ist Ihr Steuerberater da. Die Aufgabenteilung ist eingespielt und in der Regel für beide Seiten die entlastendere Lösung.

Unsere Leistungen üm Überblick:

Leistung · Lohnabrechnung

Lohnabrechnung im Onlinehandel

Die Belegschaft im Onlinehandel ist über das Jahr selten konstant. Feste Kräfte in Einkauf, Kundenservice und Technik stehen neben Aushilfen im Lager, Werkstudenten im Support und kurzfristig Beschäftigten in den Wochen vor Weihnachten.

Jede dieser Formen folgt eigenen Regeln bei Meldung, Beitrag und Lohnsteuer, und die Regeln greifen ab dem ersten Arbeitstag, nicht ab der ersten Abrechnung. Wir führen die laufende Abrechnung für alle Beschäftigungsformen in einem Lauf und übernehmen das Meldewesen dazu.

Laufende Abrechnung für Festangestellte, Teilzeitkräfte und Aushilfen
Kurzfristige Beschäftigung im Saisongeschäft, inklusive Prüfung der Voraussetzungen
Minijob und Übergangsbereich, mit den Meldungen an die Minijob-Zentrale
Werkstudenten unter Beachtung der Grenzen in der Vorlesungszeit
Steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit im Schichtbetrieb
Mitarbeiterrabatt auf das eigene Sortiment als geldwerter Vorteil im Lohnkonto

Leistung · Buchhaltung

Finanzbuchhaltung für Ihren Onlineshop

Im stationären Handel entsteht ein Beleg pro Verkauf. Im Onlineshop entstehen Bestelldaten, Rechnungsdaten, Versanddaten und Zahlungsdaten an vier verschiedenen Stellen, und keine dieser Quellen führt allein zum Buchungssatz.

Wir buchen die laufenden Geschäftsvorfälle aus diesen Quellen, stimmen die Zahlungswege gegen die Erlöse ab und bereiten die Umsatzsteuersachverhalte so auf, dass Ihr Steuerberater unmittelbar damit weiterarbeiten kann.

Laufende Abrechnung für Festangestellte, Teilzeitkräfte und Aushilfen
Kurzfristige Beschäftigung im Saisongeschäft, inklusive Prüfung der Voraussetzungen
Minijob und Übergangsbereich, mit den Meldungen an die Minijob-Zentrale
Werkstudenten unter Beachtung der Grenzen in der Vorlesungszeit
Steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit im Schichtbetrieb
Mitarbeiterrabatt auf das eigene Sortiment als geldwerter Vorteil im Lohnkonto

Im Detail

Schnittstellen und Buchhaltung im Onlineshop.

Umsatzsteuer bei Lieferungen ins EU-Ausland

Liefern Sie Waren an Privatkunden in anderen EU-Staaten, verlagert sich der Ort der Lieferung ab einer EU-weit einheitlichen Umsatzschwelle in das Land des Empfängers. Statt sich in jedem Zielland registrieren zu lassen, können Sie die Umsätze gebündelt über das One-Stop-Shop-Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern melden. Die Erlöse müssen dafür von Anfang an nach Bestimmungsland und Steuersatz getrennt geführt werden. Rechtsgrundlagen sind § 3c und § 18j UStG.

Verkäufe über Marktplätze

Wer über einen Marktplatz verkauft, trifft auf eine Besonderheit: Der Betreiber haftet für nicht entrichtete Umsatzsteuer aus den über ihn unterstützten Lieferungen. Frei wird er davon, wenn Sie über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen. Plattformbetreiber melden Verkäuferdaten und Vergütungen zusätzlich jährlich an das Bundeszentralamt für Steuern. Grundlagen sind § 25e UStG und das Plattform-Steuertransparenzgesetz.

Zahlungsdienstleister und Verrechnungskonten

Zahlungsanbieter zahlen keine einzelnen Bestellungen aus, sondern Sammelbeträge, in denen Transaktionsgebühren, Rückbuchungen und Sicherheitseinbehalte bereits verrechnet sind. Sauber wird es über ein eigenes Verrechnungskonto je Anbieter, auf dem Bestellung, Gebühr und Auszahlung getrennt geführt und abgestimmt werden. Erst diese Abstimmung macht sichtbar, was der Vertriebsweg tatsächlich kostet.

Schnittstellen und Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen, dass nachvollziehbar bleibt, wie eine Zahl entstanden ist — auch in den Vor- und Nebensystemen wie Shop, Warenwirtschaft, Marktplatzanbindung und Fulfilment-Partner. Für jedes dieser Systeme gehört beschrieben, welche Daten entstehen, wer Zugriff hat und wie archiviert wird. Diese Verfahrensdokumentation wird bei Prüfungen regelmäßig angefordert.

Personalspitzen im Weihnachtsgeschäft

Für die Wochen mit dem höchsten Versandaufkommen ist die kurzfristige Beschäftigung das übliche Instrument: beitragsfrei in der Sozialversicherung, aber an enge Voraussetzungen gebunden. Es gelten Zeitgrenzen, und in bestimmten Konstellationen ist zusätzlich zu prüfen, ob die Tätigkeit berufsmäßig ausgeübt wird — dann entfällt die Beitragsfreiheit rückwirkend. Die Prüfung gehört vor die erste Schicht, nicht in die Nachbereitung.

Mitarbeiterrabatt auf das eigene Sortiment

Rabatte auf das eigene Sortiment sind im Onlinehandel üblich und lohnsteuerlich kein Nebenschauplatz. Für Waren, die der Arbeitgeber nicht überwiegend für die eigene Belegschaft vertreibt, gilt eine besondere Bewertung mit einem Abschlag auf den Endpreis und einem gedeckelten Jahresbetrag je beschäftigter Person. Die gewährten Vorteile sind im Lohnkonto aufzuzeichnen; ist der Höchstbetrag im Lauf des Jahres ausgeschöpft, wird der übersteigende Teil nachversteuert. Rechtsgrundlage ist § 8 EStG.

Werkzeuge rechnen, Menschen entscheiden

Für fast jeden Schritt im Onlinehandel gibt es inzwischen ein Werkzeug. Bestellungen lassen sich automatisch übertragen, Belege automatisch zuordnen, Auswertungen automatisch erzeugen — solange ein Vorgang dem Standard entspricht.

Der Aufwand entsteht dort, wo er das nicht tut: bei der Rückbuchung, die zwei Monate nach dem Verkauf eingeht. Beim Sicherheitseinbehalt, der auf keinem Beleg auftaucht. Bei der Lieferung, mit der eine Grenze überschritten wird, ohne dass es jemandem auffällt.

dilohver arbeitet digital, aber nicht anonym. Sie bekommen eine feste Ansprechperson, die Ihre Systeme kennt. Rückfragen gehen an einen Menschen und nicht in eine Warteschlange.

In 3 Schritten

So beginnt die Zusammenarbeit.

Erstgespräch

Wir sprechen über Ihren Betrieb, Ihre Beschäftigtenstruktur und den Umfang, den Sie abgeben möchten. Unverbindlich und ohne Vorbereitung.

Angebot

Sie erhalten ein Angebot mit dem Leistungsumfang, dem Preis- und Leistungsverzeichnis und den Unterlagen für den Start.

Übernahme

Wir übernehmen die Daten aus Ihrer bisherigen Abrechnung und stellen Ihnen Ihren festen Ansprechpartner vor.

Klarheit vorab

Häufige Fragen zur Zusammenarbeit.

Können Sie die Daten aus unserem Shop und den Marktplätzen direkt übernehmen?

In der Regel ja. Wir sehen uns im Erstgespräch an, welche Exporte und Schnittstellen Ihre Systeme bereitstellen, und legen fest, welche Daten in welchem Format übergeben werden. Wo keine direkte Anbindung besteht, vereinbaren wir einen strukturierten Export. Entscheidend ist weniger die einzelne Software als die Frage, ob die Daten vollständig, unverändert und nachvollziehbar ankommen.

Übernehmen Sie auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die OSS-Meldung?

Nein. Beides ist den nach § 3 StBerG befugten Personen vorbehalten. dilohver bucht die laufenden Geschäftsvorfälle, trennt die Erlöse nach Steuersatz und Bestimmungsland und stellt die aufbereiteten Zahlen bereit. Die Anmeldung selbst reicht Ihr Steuerberater ein. Diese Aufgabenteilung ist der Regelfall und wird beim Start einmal abgestimmt.

Kundenstimmen

Was unsere Kunden sagen.

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Mehr als Buchhaltung

Sie überlegen, Ihre Lohnabrechnung abzugeben?

Wir schauen uns Ihren Betrieb an und sagen Ihnen, was die Übernahme konkret bedeutet. Unverbindlich.

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