BRANCHE · E-COMMERCE

Buchhaltung für E-Commerce und Onlinehandel

dilohver übernimmt die Buchhaltung für E-Commerce-Unternehmen auf beiden Achsen: die laufende Lohnabrechnung und die laufende Finanzbuchhaltung. Dazu gehören die Schnittstellen zu Shop, Marktplatz und Zahlungsdienstleister, die Aufbereitung der OSS-Umsätze aus dem EU-Versand und die Abrechnung von Saisonaushilfen im Weihnachtsgeschäft.

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Branchenwissen

Was im Onlinehandel anders ist.

Der Zahlungseingang ist nicht der Umsatz

Was auf dem Bankkonto ankommt, ist bereits verrechnet: Gebühren abgezogen, Rückbuchungen gegengerechnet, Teile als Sicherheit einbehalten. Wer diese Summe als Erlös bucht, bildet weder die Umsätze noch die Kosten richtig ab. Jeder Zahlweg braucht seine eigene Abstimmung, bevor eine Zahl in die Buchhaltung geht.

Die Systemlandschaft entscheidet mit

Shopsystem, Warenwirtschaft, Versanddienstleister und Zahlungsanbieter erzeugen alle Daten, die für die Besteuerung Bedeutung haben. Jede Übergabe zwischen ihnen muss nachvollziehbar bleiben. Bei einer Prüfung wird nicht nur gefragt, was gebucht wurde, sondern wie die Zahl zustande gekommen ist.

Verkauf ins Ausland ist Alltag, nicht Ausnahme

Ein Paket nach Österreich ist im Onlinehandel keine Besonderheit. Überschreiten die Lieferungen an Privatkunden in der EU eine bestimmte Grenze, gehört die Umsatzsteuer in das Land des Empfängers. Das ändert nicht das Geschäft, aber die Aufzeichnung — und zwar ab dem Verkauf, mit dem die Grenze überschritten wird.

Der Personalbedarf folgt dem Umsatz

Im Weihnachtsgeschäft arbeiten in Lager und Versand deutlich mehr Menschen als im Sommer. Anmeldungen, Abmeldungen, Zeitgrenzen und Zuschläge fallen dann in genau die Wochen, in denen im Betrieb niemand Zeit dafür hat. Fehler aus dieser Phase tauchen erst in der Prüfung wieder auf.

Leistung · Lohnabrechnung

Lohnabrechnung im Onlinehandel

Die Belegschaft im Onlinehandel ist über das Jahr selten konstant. Feste Kräfte in Einkauf, Kundenservice und Technik stehen neben Aushilfen im Lager, Werkstudenten im Support und kurzfristig Beschäftigten in den Wochen vor Weihnachten.

Jede dieser Formen folgt eigenen Regeln bei Meldung, Beitrag und Lohnsteuer, und die Regeln greifen ab dem ersten Arbeitstag, nicht ab der ersten Abrechnung.

Wir führen die laufende Abrechnung für alle Beschäftigungsformen in einem Lauf und übernehmen das Meldewesen dazu.

Laufende Abrechnung für Festangestellte, Teilzeitkräfte und Aushilfen
Kurzfristige Beschäftigung im Saisongeschäft, inklusive Prüfung der Voraussetzungen
Minijob und Übergangsbereich, mit den Meldungen an die Minijob-Zentrale
Werkstudenten unter Beachtung der Grenzen in der Vorlesungszeit
Steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit im Schichtbetrieb
Mitarbeiterrabatt auf das eigene Sortiment als geldwerter Vorteil im Lohnkonto

Leistung · Buchhaltung

Finanzbuchhaltung für Ihren Onlineshop

Wareneinkauf, Kassendaten, Plattformabrechnungen: In der Gastronomie entstehen Belege täglich und aus mehreren Quellen. Wir führen sie zusammen, statt sie am Monatsende zu sortieren.

Im stationären Handel entsteht ein Beleg pro Verkauf.

Im Onlineshop entstehen Bestelldaten, Rechnungsdaten, Versanddaten und Zahlungsdaten an vier verschiedenen Stellen, und keine dieser Quellen führt allein zum Buchungssatz. Wir buchen die laufenden Geschäftsvorfälle aus diesen Quellen, stimmen die Zahlungswege gegen die Erlöse ab und bereiten die Umsatzsteuersachverhalte so auf, dass Ihr Steuerberater unmittelbar damit weiterarbeiten kann.

Laufende Buchung der Geschäftsvorfälle aus Shop, Marktplätzen und Warenwirtschaft
Eigenes Verrechnungskonto je Zahlungsdienstleister, getrennt nach Erlös, Gebühr und Einbehalt
Retouren, Teilstornos und Gutschriften als Entgeltminderung
Trennung der Erlöse nach Steuersatz und nach Bestimmungsland
Aufbereitung der Umsätze aus dem EU-Versand für die OSS-Meldung
Belegablage und Aufbewahrung nach den Vorgaben der GoBD

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die OSS-Meldung selbst reicht Ihr Steuerberater ein — dilohver liefert die aufbereiteten Zahlen dafür zu.

Im Detail

Schnittstellen und Buchhaltung im Onlineshop

Umsatzsteuer bei Lieferungen ins EU-Ausland

Liefern Sie Waren an Privatkunden in anderen EU-Staaten, verlagert sich der Ort der Lieferung ab einer EU-weit einheitlichen Umsatzschwelle in das Land des Empfängers. Ab diesem Zeitpunkt gilt dort der jeweilige Steuersatz.

Statt sich in jedem Zielland registrieren zu lassen, können Sie die betroffenen Umsätze gebündelt über das One-Stop-Shop-Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern melden. Für die Buchhaltung bedeutet das: Die Erlöse müssen von Anfang an nach Bestimmungsland und Steuersatz getrennt geführt werden, sonst lässt sich die Meldung im Nachhinein nicht sauber aufbauen. Rechtsgrundlagen sind § 3c und § 18j UStG.

Verkäufe über Marktplätze

Wer über einen Marktplatz verkauft, trifft auf eine Besonderheit: Der Betreiber haftet für nicht entrichtete Umsatzsteuer aus den über ihn unterstützten Lieferungen. Von dieser Haftung wird er frei, wenn Sie als Händler im Zeitpunkt der Lieferung über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen.

In der Praxis prüfen die Plattform das laufend und sperren Konten, deren Nummer sich nicht bestätigen lässt. Hinzu kommt eine zweite Ebene: Plattformbetreiber melden Verkäuferdaten und Vergütungen jährlich an das Bundeszentralamt für Steuern. Was dort ankommt, sollte zu Ihrer Buchhaltung passen. Grundlagen sind § 25e UStG und das Plattform-Steuertransparenzgesetz. Zahlungs

Zahlungsdienstleister und Verrechnungskonten

Zahlungsanbieter zahlen keine einzelnen Bestellungen aus, sondern Sammelbeträge. Darin sind Transaktionsgebühren, Rückbuchungen, Käuferschutzfälle und Sicherheitseinbehalte bereits verrechnet.

Wird eine solche Auszahlung direkt als Erlös gebucht, fehlen die Gebühren im Aufwand und die Erlöse stimmen nicht mit den tatsächlichen Verkäufen überein. Sauber wird es über ein eigenes Verrechnungskonto je Anbieter, auf dem Bestellung, Gebühr und Auszahlung getrennt geführt und regelmäßig gegeneinander abgestimmt werden. Erst diese Abstimmung macht sichtbar, was der Vertriebsweg tatsächlich kostet.

Schnittstellen und Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen, dass nachvollziehbar bleibt, wie eine Zahl entstanden ist — auch in den Vor- und Nebensystemen. Im Onlinehandel sind das Shopsystem, die Warenwirtschaft, die Marktplatzanbindungen, die Zahlungsdienstleister und der Fulfilment-Partner.

Für jedes dieser Systeme und für jede Übergabe dazwischen gehört beschrieben, welche Daten entstehen, wer Zugriff hat und wie archiviert wird. Diese Beschreibung ist die Verfahrensdokumentation. Sie wird bei Prüfungen regelmäßig angefordert und ist der Punkt, an dem eine im Übrigen ordentliche Buchhaltung angreifbar wird.

Grundlagen der Buchhaltung

Personalspitzen im Weihnachtsgeschäft

Für die Wochen mit dem höchsten Versandaufkommen ist die kurzfristige Beschäftigung das übliche Instrument: beitragsfrei in der Sozialversicherung, aber an enge Voraussetzungen gebunden.

Es gelten Zeitgrenzen, und in bestimmten Konstellationen ist zusätzlich zu prüfen, ob die Tätigkeit berufsmäßig ausgeübt wird — dann entfällt die Beitragsfreiheit rückwirkend. Wer im November einstellt und erst im Februar nachrechnet, hat den Fehler bereits gemacht. Die Prüfung gehört vor die erste Schicht, nicht in die Nachbereitung.

Kurzfristige Beschäftigung: Regeln und Grenzen

Mitarbeiterrabatt auf das eigene Sortiment

Rabatte auf das eigene Sortiment sind im Onlinehandel üblich und lohnsteuerlich kein Nebenschauplatz. Für Waren, die der Arbeitgeber nicht überwiegend für die eigene Belegschaft vertreibt, gilt eine besondere Bewertung mit einem Abschlag auf den Endpreis und einem Jahresfreibetrag je beschäftigter Person.

Die gewährten Vorteile sind im Lohnkonto aufzuzeichnen; ist der Freibetrag im Lauf des Jahres ausgeschöpft, wird der übersteigende Teil nachversteuert. Davon zu unterscheiden ist die monatliche Freigrenze für Sachbezüge, die anderen Regeln folgt und im Alltag häufig damit verwechselt wird. Rechtsgrundlage ist § 8 EStG.

Steuerfreier Sachbezug im Faktencheck

Werkzeuge rechnen, Menschen entscheiden

Für fast jeden Schritt im Onlinehandel gibt es inzwischen ein Werkzeug. Bestellungen lassen sich automatisch übertragen, Belege automatisch zuordnen, Auswertungen automatisch erzeugen. Das funktioniert zuverlässig, solange ein Vorgang dem Standard entspricht. Der Aufwand entsteht dort, wo er das nicht tut: bei der Rückbuchung, die zwei Monate nach dem Verkauf eingeht. Beim Sicherheitseinbehalt, der auf keinem Beleg auftaucht. Bei der Lieferung, mit der eine Grenze überschritten wird, ohne dass es jemandem auffällt.

dilohver arbeitet digital, aber nicht anonym. Sie bekommen eine feste Ansprechperson, die Ihre Systeme kennt und weiß, warum die Zahlen in Ihrem Betrieb aussehen, wie sie aussehen. Rückfragen gehen an einen Menschen und nicht in eine Warteschlange, und wenn im Dezember etwas klemmt, ist das dieselbe Person wie im März.

Was daraus entsteht, ist unspektakulärer als ein Dashboard und im Alltag mehr wert: eine Buchhaltung, bei der Sie nicht nachrechnen müssen, ob sie stimmt.

In 3 Schritten

So beginnt die Zusammenarbeit.

Erstgespräch

Wir sehen uns Ihre Systemlandschaft an, Ihre Beschäftigungsformen und den heutigen Stand der Buchhaltung. Danach wissen beide Seiten, worum es geht. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich.

Angebot

Sie erhalten ein Leistungspaket mit klar ausgewiesenem Umfang: welche Achse, welche Systeme, welcher Rhythmus. Alle Positionen sind im Angebot benannt.

Übernahme

Wir stimmen die Datenübergabe ab, übernehmen die Bestandsdaten und gehen den ersten Lauf gemeinsam durch. Ab dem zweiten Monat läuft der Regelbetrieb.

KLARHEIT VORAB

Häufige Fragen zur Zusammenarbeit.

Wie kommen unsere Daten zu Ihnen?

Über das Datentransfertool von dilohver, über eine Schnittstelle aus Ihrer Warenwirtschaft oder über einen Cloud-Zugang, den Sie freigeben. Welcher Weg der richtige ist, klären wir im Erstgespräch anhand Ihrer Systeme. Papier ist möglich, bleibt aber die Ausnahme.

Können wir nur einen Teil abgeben?

Ja. Viele Betriebe geben zuerst die Lohnabrechnung ab und ziehen die Finanzbuchhaltung später nach, andere gehen den umgekehrten Weg. Der Umfang steht im Leistungspaket und lässt sich später erweitern.

Können Sie die Daten aus unserem Shop und den Marktplätzen direkt übernehmen?

In der Regel ja. Wir sehen uns im Erstgespräch an, welche Exporte und Schnittstellen Ihre Systeme bereitstellen, und legen fest, welche Daten in welchem Format übergeben werden. Wo keine direkte Anbindung besteht, vereinbaren wir einen strukturierten Export. Entscheidend ist weniger die einzelne Software als die Frage, ob die Daten vollständig, unverändert und nachvollziehbar ankommen. Ja. Standorte lassen sich getrennt auswerten, auch wenn sie zu einem Unternehmen gehören. So bleiben Personalkosten je Betriebsstätte sichtbar.

Übernehmen Sie auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die OSS-Meldung?

Nein. Beides ist den nach dem Steuerberatungsgesetz befugten Personen vorbehalten. dilohver bucht die laufenden Geschäftsvorfälle, trennt die Erlöse nach Steuersatz und Bestimmungsland und stellt die aufbereiteten Zahlen bereit. Die Anmeldung selbst reicht Ihr Steuerberater ein. Diese Aufgabenteilung ist der Regelfall und wird beim Start einmal abgestimmt.

Wir haben bereits einen Steuerberater. Passt das zusammen?

Ja, das ist der Regelfall. dilohver übernimmt die laufende Buchhaltung und die Lohnabrechnung, Ihr Steuerberater den Jahresabschluss, die Steuererklärungen und die steuerliche Beurteilung. Die Datenübergabe stimmen wir direkt mit ihm ab, sodass für Sie kein zusätzlicher Abstimmungsaufwand entsteht.

Wie sind unsere Personaldaten geschützt?

dilohver verarbeitet Ihre Personal- und Buchhaltungsdaten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Zum Vertragsstart schließen wir dazu eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Darin ist geregelt, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen gelten und wie mit Unterauftragnehmern umgegangen wird.

Wann Sie einen AVV brauchen

Mehr als Buchhaltung

Sie überlegen, Ihre Lohnabrechnung abzugeben?

Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Systeme, Ihre Beschäftigungsformen und den heutigen Stand an. Danach wissen Sie, was eine Übernahme in Ihrem Fall konkret bedeutet — ohne Verpflichtung. Wir schauen uns Ihren Betrieb an und sagen Ihnen, was die Übernahme konkret bedeutet. Unverbindlich.

dilohver GmbH

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