Die Aufbewahrungspflicht folgt der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Wer Bücher führen oder Aufzeichnungen machen muss, muss die entsprechenden Unterlagen auch geordnet aufbewahren. Die steuerliche Grundlage steht in § 147 der Abgabenordnung, die handelsrechtliche in § 257 des Handelsgesetzbuchs. Über § 140 AO wirken zusätzlich Aufzeichnungspflichten aus anderen Gesetzen in das Steuerrecht hinein. Welche Pflichten daneben gelten, erklärt der Beitrag zu den Grundlagen der Buchhaltung.
Betroffen sind damit nicht nur Kapital- und Personenhandelsgesellschaften, sondern auch Gewerbetreibende oberhalb der Buchführungsgrenzen sowie Land- und Forstwirte. Auch wer seinen Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, muss die für die Besteuerung bedeutsamen Unterlagen aufbewahren. Wer die laufende Buchung in die ausgelagerte Finanzbuchhaltung gibt, verlagert die Verarbeitung, nicht die Pflicht: Aufbewahrungspflichtig bleibt das Unternehmen selbst.
Freiwillige Aufzeichnungen
Die Ordnungsvorschriften gelten auch für freiwillig geführte Aufzeichnungen. Wer Bücher oder Aufzeichnungen führt, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, ohne dazu verpflichtet zu sein, unterliegt denselben Anforderungen (§ 146 Absatz 6 AO). Freiwilligkeit bei der Führung bedeutet also keine Freiwilligkeit bei der Aufbewahrung.
Der Anwendungsbereich ist weit, die Ausnahmen sind entsprechend schmal. Nicht jedes Papier im Unternehmen ist aufbewahrungspflichtig – entscheidend ist, ob die Unterlage für die Besteuerung von Bedeutung ist oder einer eigenen Aufzeichnungspflicht unterliegt. Für die folgenden Fälle gelten die steuer- und handelsrechtlichen Fristen nicht oder nicht unmittelbar:
§ 147 Absatz 3 AO teilt die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in drei Gruppen. Bis Ende 2024 gab es nur zwei Fristen, zehn und sechs Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat zum 1. Januar 2025 die Buchungsbelege herausgelöst und ihnen eine eigene Frist von acht Jahren gegeben. Dieselbe Aufteilung findet sich handelsrechtlich in § 257 Absatz 4 HGB.
Zehn Jahre: Bücher und Abschlüsse
Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz, Inventar und Lagebericht sowie Bücher, Journale und Konten. Dazu zählen Verfahrensdokumentation und Arbeitsanweisungen (§ 147 Absatz 1 Nr. 1 AO) und Zollunterlagen nach dem Unionszollkodex (Nr. 4a), jeweils mit Frist nach § 147 Absatz 3 AO.
Acht Jahre: Buchungsbelege
Alles, was einen Geschäftsvorfall in der Buchführung belegt: Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Quittungen, Kontoauszüge, Reisekosten- und Bewirtungsbelege. Für Rechnungen ergibt sich dieselbe Frist zusätzlich aus § 14b Absatz 1 UStG.
Sechs Jahre: Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben der abgesandten. Der Begriff ist formunabhängig: E-Mails mit geschäftlichem Inhalt zählen ebenso wie Briefe. Dazu alle sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind – etwa Angebote, Auftragsbestätigungen und Mahnungen, sofern sie nicht zugleich Buchungsbeleg sind.
Funktion vor Bezeichnung
Für die Zuordnung zählt nicht, wie ein Dokument heißt, sondern welche Funktion es hat. Ein Kontoauszug ist regelmäßig Buchungsbeleg und damit der Achtjahresgruppe zuzuordnen, ein Schreiben mit Vertragsbezug ist Geschäftsbrief. Fällt dieselbe Unterlage unter mehrere Vorschriften, gilt die längste der einschlägigen Fristen.
Eine eigene Regel gilt für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind: Bei empfangenen Lieferscheinen endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten mit deren Versand (§ 147 Absatz 3 Sätze 3 und 4 AO).
Fristen nach Unterlagenart
| Unterlagenart | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Jahresabschluss, Bilanz und GuV | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Inventar | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Lagebericht | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Bücher, Journale, Konten | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Verfahrensdokumentation, Arbeitsanweisungen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Zollunterlagen nach dem Unionszollkodex | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege bei Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstituten | 10 Jahre | Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO |
| Eingangs- und Ausgangsrechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 14b Abs. 1 UStG |
| Kassenbelege und Quittungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO |
| Kontoauszüge, soweit Buchungsbeleg | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO |
| Reisekosten- und Bewirtungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO |
| Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, auch E-Mails | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 AO |
| Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 3 AO |
| Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen ohne Belegfunktion | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO |
| Verträge, soweit für die Besteuerung von Bedeutung | 6 Jahre ab Vertragsende | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO |
| Lieferscheine ohne Belegfunktion | bis Erhalt bzw. Versand der Rechnung | § 147 Abs. 3 Sätze 3 und 4 AO |
| Lohnkonto | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG |
Die Frist beginnt nicht mit dem Datum auf dem Dokument, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres. Welches Ereignis dieses Jahr bestimmt, richtet sich nach der Unterlagenart: bei Büchern die letzte Eintragung, beim Jahresabschluss und beim Lagebericht die Aufstellung, beim Geschäftsbrief der Empfang oder die Absendung, beim Buchungsbeleg dessen Entstehung (§ 147 Absatz 4 AO).
Der Unterschied ist erheblich. Wird ein Jahresabschluss erst im Folgejahr aufgestellt, verschiebt sich der Fristbeginn um ein volles Jahr nach hinten – die Unterlagen sind dann faktisch elf Jahre zu halten.
Über den regulären Ablauf hinaus gilt eine Ablaufhemmung: Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Absatz 3 Satz 5 AO). Praktisch heißt das: Eine laufende Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung, ein Einspruchs- oder Klageverfahren oder ein steuerstrafrechtliches Ermittlungsverfahren halten die Frist offen.
Die Hemmung wirkt gezielt, nicht pauschal. Sie betrifft die Unterlagen, die für die jeweilige Steuer von Bedeutung sind – nicht automatisch den gesamten Bestand eines Jahres.
Vor der Vernichtung prüfen
Der rechnerische Fristablauf allein trägt keine Entscheidung. Ob eine Ablaufhemmung greift, hängt vom Stand der Veranlagung und laufender Verfahren ab. Diese Prüfung gehört in die Hand der steuerlichen Vertretung Ihres Unternehmens.
Die meisten Unterlagen dürfen auf Bild- oder Datenträgern aufbewahrt werden. Voraussetzung ist, dass die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt – bei empfangenen Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich, bei den übrigen Unterlagen inhaltlich – und dass die Daten während der gesamten Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind (§ 147 Absatz 2 AO).
Von dieser Möglichkeit ausgenommen sind Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz: Sie sind im Original aufzubewahren. Dasselbe gilt für bestimmte Zollunterlagen, soweit es sich um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende Präferenznachweise handelt.
Neufassung der GoBD
Das Bundesministerium der Finanzen hat die GoBD mit Schreiben vom 14. Juli 2025 geändert, mit Wirkung ab demselben Tag. Anlass war die verpflichtende E-Rechnung. Für die Ablage bedeutet das: Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das aufzubewahrende Original. Eine zusätzliche bildhafte Kopie ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht erforderlich.
Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind grundsätzlich im Inland zu führen und aufzubewahren (§ 146 Absatz 2 AO). Für elektronische Bücher und Aufzeichnungen ist diese Bindung inzwischen gelockert. Handelsrechtlich schreibt § 257 HGB ohnehin keinen bestimmten Ort vor; maßgeblich ist dort, dass die Unterlagen innerhalb angemessener Frist vorgelegt werden können.
Für Unternehmen, die Cloud-Dienste einsetzen, ist die Unterscheidung zwischen EU und Drittstaat entscheidend:
Fehlende Unterlagen wirken zuerst dort, wo es wirtschaftlich unmittelbar spürbar ist: bei der Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen. Lassen sich diese nicht ermitteln, darf die Finanzbehörde schätzen (§ 162 AO). Die Schätzung orientiert sich in der Regel an Branchenwerten und fällt für das Unternehmen selten günstig aus.
Daneben stehen Sanktionen unterschiedlicher Schwere, von der Ordnungswidrigkeit bis zu strafrechtlichen Tatbeständen. Welche Stufe greift, hängt vom Einzelfall und insbesondere von der Vorwerfbarkeit ab.
Verlust durch höhere Gewalt
Gehen Unterlagen durch Feuer, Wasser oder Diebstahl verloren, ist der Zeitpunkt der Meldung entscheidend. Wird der Verlust zeitnah gegenüber dem Finanzamt angezeigt und belegt, etwa durch eine Schadensanzeige oder ein polizeiliches Aktenzeichen, lässt sich der Sachverhalt regelmäßig klären. Wird er erst im Laufe einer Außenprüfung vorgebracht, ist die Ausgangslage deutlich schlechter.
Wer Beschäftigte hat, arbeitet nicht nur mit den Fristen der Abgabenordnung. Für Lohnunterlagen greifen parallel das Einkommensteuerrecht, das Sozialversicherungsrecht, das Unfallversicherungsrecht und das Arbeitsrecht – jeweils mit eigener Frist und eigenem Fristbeginn. Dieselbe Unterlage kann deshalb gleichzeitig unter zwei Vorschriften fallen; maßgeblich ist dann die längere Frist.
Wer die Abrechnung an ein externes Lohnbüro übergibt, sollte im Vorfeld klären, welche Unterlagen dort geführt werden und welche im Unternehmen verbleiben. Die Aufbewahrungspflicht trifft auch hier den Arbeitgeber.
Lohn- und Personalunterlagen
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Lohnkonto | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG |
| Entgeltunterlagen | bis Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres | § 28f Abs. 1 SGB IV |
| Entgelt- und Arbeitszeitnachweise für die Unfallversicherung | 5 Jahre | § 165 Abs. 4 SGB VII |
| Arbeitszeitaufzeichnungen über acht Stunden werktäglich | 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz | 2 Jahre | § 17 Abs. 1 MiLoG |
Bestand erfassen
Legen Sie eine Liste aller Unterlagenarten an, die im Unternehmen entstehen – getrennt nach Papier und digital, und getrennt nach dem System, in dem sie liegen. Erfahrungsgemäß tauchen dabei Ablagen auf, die niemand mehr auf dem Schirm hatte: alte Mailpostfächer, ausgelaufene Fachanwendungen, lokale Ordner einzelner Arbeitsplätze.
Funktion bestimmen, dann Frist zuordnen
Ordnen Sie jeder Unterlagenart zu, welche Funktion sie hat: Buch, Abschluss, Buchungsbeleg, Geschäftsbrief oder sonstige Unterlage. Erst daraus ergibt sich die Frist. Halten Sie die Zuordnung schriftlich fest, einschließlich der Vorschrift. Bei einer Prüfung ist die dokumentierte Systematik mehr wert als die Einzelentscheidung im Rückblick.
Fristbeginn festhalten
Notieren Sie je Unterlagenart, welches Ereignis den Fristbeginn auslöst – letzte Eintragung, Aufstellung, Empfang, Versand oder Entstehung des Belegs. Bei Jahresabschlüssen ist zusätzlich das Jahr der Aufstellung zu dokumentieren, weil es vom Wirtschaftsjahr abweichen kann.
Löschung als geprüften Vorgang anlegen
Legen Sie fest, wer den Fristablauf prüft, wer freigibt und wie die Vernichtung dokumentiert wird. Vor jeder Freigabe ist zu klären, ob eine Ablaufhemmung greift. Diese Prüfung gehört zur steuerlichen Vertretung Ihres Unternehmens. Der technische Vorgang lässt sich planen, die Freigabe nicht automatisieren.
Rechtsgrundlagen
Gesetz§ 147 AO
Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Regelt Aufbewahrungspflicht, die Fristen von sechs, acht und zehn Jahren, den Fristbeginn und die Ablaufhemmung.
Gesetz§ 257 HGB
Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht mit derselben Dreiteilung der Fristen.
Gesetz§ 14b UStG
Aufbewahrung von Rechnungen
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren und müssen lesbar bleiben.
Steuerrechtlich ist das ersetzende Scannen zulässig, wenn die bildliche Übereinstimmung mit dem Original gewahrt bleibt, der Vorgang in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und die Dateien während der gesamten Frist verfügbar und lesbar bleiben. Ausgenommen sind Unterlagen, die im Original aufzubewahren sind, insbesondere Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz. Zu bedenken ist außerdem, dass die Beweiskraft eines Scans in einem zivilrechtlichen Streit geringer ausfällt als die einer Originalurkunde – das ist eine Frage außerhalb des Steuerrechts.
Für die Einordnung kommt es auf den Inhalt an, nicht auf das Medium. Eine E-Mail, die ein Handels- oder Geschäftsgeschäft vorbereitet, abschließt oder rückgängig macht, ist ein Geschäftsbrief und damit sechs Jahre aufzubewahren. Enthält die E-Mail einen Buchungsbeleg oder ist sie selbst einer, gilt die Achtjahresfrist. Dient sie nur als Transportmittel für einen Anhang, ist der Anhang das aufbewahrungspflichtige Dokument. Ein Ausdruck genügt bei originär digitalen Unterlagen nicht, weil die maschinelle Auswertbarkeit verloren geht.
Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Abschaltung eines Systems. Die Daten müssen über die gesamte Frist lesbar und auswertbar bleiben. Für den Systemwechsel sieht § 147 Absatz 6 Satz 5 AO eine Erleichterung vor: Sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, die Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Vor Ablauf dieser fünf Jahre bleibt der Zugriff über das System erforderlich.
Ja. Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Einstellung des Betriebs, sondern läuft für die bereits entstandenen Unterlagen weiter. Bei einer Löschung der Gesellschaft im Handelsregister ist zu klären, wer die Unterlagen verwahrt und wie der Zugriff sichergestellt bleibt. Auch für abgewickelte Unternehmen kann eine Außenprüfung noch angeordnet werden, solange die Festsetzungsfrist läuft.
In der Handelsbilanz ist eine Rückstellung für die Kosten der künftigen Aufbewahrung zu bilden, wenn eine Verpflichtung besteht und die Kosten hinreichend bestimmbar sind. Einzubeziehen sind etwa anteilige Raum- und Personalkosten sowie die Abschreibung der Einrichtung. Die Höhe hängt von der verbleibenden Restlaufzeit ab, die sich durch die Verkürzung bei Buchungsbelegen verändert hat. Die konkrete Berechnung gehört in die Hand der steuerlichen Vertretung.
Disclaimer
Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite (auch etwaige Rechtsbeiträge) lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Vimeo. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr InformationenSie müssen den Inhalt von hCaptcha laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr InformationenSie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr InformationenSie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr InformationenSie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr InformationenSie müssen den Inhalt von Turnstile laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr Informationen