Aufbewahrungsfristen sechs, acht oder zehn Jahre
Das Wichtigste in Kürze
- Drei Fristen: zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen.
- Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist von zehn auf acht Jahre gesenkt.
- Ausnahme Finanzsektor: Für Kreditinstitute, Versicherungs- und Wertpapierinstitute wurde die Verkürzung Ende 2025 wieder zurückgenommen.
- Die Funktion entscheidet, nicht die Bezeichnung des Dokuments. Fällt eine Unterlage unter mehrere Vorschriften, gilt die längste Frist.
- Fristbeginn ist der Jahresschluss, nicht das Belegdatum. Die Frist läuft außerdem nicht ab, solange die Steuer noch festgesetzt werden kann.
- Digital ist zulässig, wenn die Unterlagen jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben.
Wer Unterlagen aufbewahren muss
Die Aufbewahrungspflicht folgt der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Wer Bücher führen oder Aufzeichnungen machen muss, muss die entsprechenden Unterlagen auch geordnet aufbewahren. Die steuerliche Grundlage steht in § 147 der Abgabenordnung, die handelsrechtliche in § 257 des Handelsgesetzbuchs. Über § 140 AO wirken zusätzlich Aufzeichnungspflichten aus anderen Gesetzen in das Steuerrecht hinein.
Betroffen sind damit nicht nur Kapital- und Personenhandelsgesellschaften, sondern auch Gewerbetreibende oberhalb der Buchführungsgrenzen sowie Land- und Forstwirte. Auch wer seinen Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, muss die für die Besteuerung bedeutsamen Unterlagen aufbewahren. Wer die laufende Buchung in die ausgelagerte Finanzbuchhaltung gibt, verlagert die Verarbeitung, nicht die Pflicht: Aufbewahrungspflichtig bleibt das Unternehmen selbst.
Aufbewahrungspflichtig sind unter anderem
- Handelsgesellschaften wie GmbH, UG, OHG, KG und AG
- Eingetragene Kaufleute
- Gewerbetreibende oberhalb der Buchführungsgrenzen des § 141 AO
- Land- und Forstwirte oberhalb der dortigen Grenzen
- Freiberufler und weitere Selbstständige für die steuerlich bedeutsamen Unterlagen
Hinweis
Die Ordnungsvorschriften gelten auch für freiwillig geführte Aufzeichnungen. Wer Bücher oder Aufzeichnungen führt, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, ohne dazu verpflichtet zu sein, unterliegt denselben Anforderungen (§ 146 Absatz 6 AO). Freiwilligkeit bei der Führung bedeutet also keine Freiwilligkeit bei der Aufbewahrung.
Wo keine Aufbewahrungspflicht besteht
Der Anwendungsbereich ist weit, die Ausnahmen sind entsprechend schmal. Nicht jedes Papier im Unternehmen ist aufbewahrungspflichtig – entscheidend ist, ob die Unterlage für die Besteuerung von Bedeutung ist oder einer eigenen Aufzeichnungspflicht unterliegt. Für die folgenden Fälle gelten die steuer- und handelsrechtlichen Fristen nicht oder nicht unmittelbar.
- Rein interne Notizen ohne Bezug zu einem Geschäftsvorfall
- Entwürfe von Schreiben, die nie versendet wurden
- Werbematerial und unverbindliche Informationen ohne Vertragsbezug
- Private Unterlagen von Beschäftigten oder Gesellschaftern
- Mehrfach vorhandene Kopien, sofern das aufbewahrungspflichtige Stück vorliegt
Sechs, acht oder zehn Jahre: die Fristen im Überblick
§ 147 Absatz 3 AO teilt die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in drei Gruppen. Bis Ende 2024 gab es nur zwei Fristen, zehn und sechs Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat zum 1. Januar 2025 die Buchungsbelege herausgelöst und ihnen eine eigene Frist von acht Jahren gegeben. Dieselbe Aufteilung findet sich handelsrechtlich in § 257 Absatz 4 HGB.
Zehn Jahre: Bücher und Abschlüsse
Zehn Jahre: Bücher und Abschlüsse
Acht Jahre: Buchungsbelege
Alles, was einen Geschäftsvorfall in der Buchführung belegt: Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Quittungen, Kontoauszüge, Reisekosten- und Bewirtungsbelege.
Für Rechnungen ergibt sich dieselbe Frist zusätzlich aus § 14b Absatz 1 UStG.
Sechs Jahre: Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben der abgesandten. Der Begriff ist formunabhängig: E-Mails mit geschäftlichem Inhalt zählen ebenso wie Briefe.
Dazu alle sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind – etwa Angebote, Auftragsbestätigungen und Mahnungen, sofern sie nicht zugleich Buchungsbeleg sind.
Funktion vor Bezeichnung
Für die Zuordnung zählt nicht, wie ein Dokument heißt, sondern welche Funktion es hat. Ein Kontoauszug ist regelmäßig Buchungsbeleg und damit der Achtjahresgruppe zuzuordnen, ein Schreiben mit Vertragsbezug ist Geschäftsbrief. Fällt dieselbe Unterlage unter mehrere Vorschriften, gilt die längste der einschlägigen Fristen.
Eine eigene Regel gilt für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind: Bei empfangenen Lieferscheinen endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten mit deren Versand (§ 147 Absatz 3 Sätze 3 und 4 AO).
Wann die Frist beginnt – und wann sie nicht abläuft
Die Frist beginnt nicht mit dem Datum auf dem Dokument, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres. Welches Ereignis dieses Jahr bestimmt, richtet sich nach der Unterlagenart: bei Büchern die letzte Eintragung, beim Jahresabschluss und beim Lagebericht die Aufstellung, beim Geschäftsbrief der Empfang oder die Absendung, beim Buchungsbeleg dessen Entstehung (§ 147 Absatz 4 AO).
Der Unterschied ist erheblich. Wird ein Jahresabschluss erst im Folgejahr aufgestellt, verschiebt sich der Fristbeginn um ein volles Jahr nach hinten – die Unterlagen sind dann faktisch elf Jahre zu halten.
Die Frist läuft nicht ab, solange die Steuer offen ist
Über den regulären Ablauf hinaus gilt eine Ablaufhemmung: Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Absatz 3 Satz 5 AO). Praktisch heißt das: Eine laufende Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung, ein Einspruchs- oder Klageverfahren oder ein steuerstrafrechtliches Ermittlungsverfahren halten die Frist offen.
Die Hemmung wirkt gezielt, nicht pauschal. Sie betrifft die Unterlagen, die für die jeweilige Steuer von Bedeutung sind – nicht automatisch den gesamten Bestand eines Jahres.
Vor der Vernichtung prüfen
Der rechnerische Fristablauf allein trägt keine Entscheidung. Ob eine Ablaufhemmung greift, hängt vom Stand der Veranlagung und laufender Verfahren ab. Diese Prüfung gehört in die Hand der steuerlichen Vertretung Ihres Unternehmens.
Papier oder digital: wie aufzubewahren ist
Die meisten Unterlagen dürfen auf Bild- oder Datenträgern aufbewahrt werden. Voraussetzung ist, dass die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt – bei empfangenen Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich, bei den übrigen Unterlagen inhaltlich – und dass die Daten während der gesamten Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind (§ 147 Absatz 2 AO).
Von dieser Möglichkeit ausgenommen sind Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz: Sie sind im Original aufzubewahren. Dasselbe gilt für bestimmte Zollunterlagen, soweit es sich um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende Präferenznachweise handelt.
Check-Liste „Anforderungen an die digitale Ablage“
- Unveränderbare Ablage oder lückenlose Protokollierung von Änderungen
- Lesbarkeit über die gesamte Frist, auch nach einem Softwarewechsel
- Maschinelle Auswertbarkeit originär digitaler Unterlagen
- Geordneter Zugriff, sodass einzelne Belege auffindbar bleiben
- Schriftliche Verfahrensdokumentation, die den tatsächlichen Ablauf beschreibt
Neufassung der GoBD
Das Bundesministerium der Finanzen hat die GoBD mit Schreiben vom 14. Juli 2025 geändert, mit Wirkung ab demselben Tag. Anlass war die verpflichtende elektronische Rechnung. Für die Ablage bedeutet das: Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das aufzubewahrende Original. Eine zusätzliche bildhafte Kopie ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht erforderlich.
Wo die Unterlagen liegen dürfen
Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind grundsätzlich im Inland zu führen und aufzubewahren (§ 146 Absatz 2 AO). Für elektronische Bücher und Aufzeichnungen ist diese Bindung inzwischen gelockert. Handelsrechtlich schreibt § 257 HGB ohnehin keinen bestimmten Ort vor; maßgeblich ist dort, dass die Unterlagen innerhalb angemessener Frist vorgelegt werden können.
Für Unternehmen, die Cloud-Dienste einsetzen, ist die Unterscheidung zwischen EU und Drittstaat entscheidend.
- Inland: zulässig ohne weitere Voraussetzung
- EU-Mitgliedstaaten: für elektronische Bücher und Aufzeichnungen zulässig, wenn der Datenzugriff der Finanzbehörde in vollem Umfang möglich bleibt
- Drittstaaten: nur nach schriftlicher oder elektronischer Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde, unter anderem gegen Mitteilung des Standorts
- Verlagerung ohne Bewilligung: Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro möglich
Was bei Verstößen droht
Fehlende Unterlagen wirken zuerst dort, wo es wirtschaftlich unmittelbar spürbar ist: bei der Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen. Lassen sich diese nicht ermitteln, darf die Finanzbehörde schätzen (§ 162 AO). Die Schätzung orientiert sich in der Regel an Branchenwerten und fällt für das Unternehmen selten günstig aus.
Daneben stehen Sanktionen unterschiedlicher Schwere, von der Ordnungswidrigkeit bis zu strafrechtlichen Tatbeständen. Welche Stufe greift, hängt vom Einzelfall und insbesondere von der Vorwerfbarkeit ab.
- Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzbehörde (§ 162 AO)
- Verwerfung der Buchführung, wenn die Ordnungsmäßigkeit entfällt (§ 158 AO)
- Steuergefährdung als Ordnungswidrigkeit (§ 379 AO)
- Verletzung der Buchführungspflicht als Straftatbestand (§ 283b StGB)
- Zusätzliche handelsrechtliche und gesellschaftsrechtliche Folgen bei Kapitalgesellschaften
Verlust durch höhere Gewalt
Gehen Unterlagen durch Feuer, Wasser oder Diebstahl verloren, ist der Zeitpunkt der Meldung entscheidend. Wird der Verlust zeitnah gegenüber dem Finanzamt angezeigt und belegt, etwa durch eine Schadensanzeige oder ein polizeiliches Aktenzeichen, lässt sich der Sachverhalt regelmäßig klären. Wird er erst im Laufe einer Außenprüfung vorgebracht, ist die Ausgangslage deutlich schlechter.
Hier steht dein Hinweis.Lohn- und Personalunterlagen folgen eigenen Regeln
Wer Beschäftigte hat, arbeitet nicht nur mit den Fristen der Abgabenordnung. Für Lohnunterlagen greifen parallel das Einkommensteuerrecht, das Sozialversicherungsrecht, das Unfallversicherungsrecht und das Arbeitsrecht – jeweils mit eigener Frist und eigenem Fristbeginn. Dieselbe Unterlage kann deshalb gleichzeitig unter zwei Vorschriften fallen; maßgeblich ist dann die längere Frist.
Wer die Abrechnung an ein externes Lohnbüro übergibt, sollte im Vorfeld klären, welche Unterlagen dort geführt werden und welche im Unternehmen verbleiben. Die Aufbewahrungspflicht trifft auch hier den Arbeitgeber.
- Lohnkonto: sechs Jahre nach § 41 Absatz 1 Satz 9 EStG
- Entgeltunterlagen: bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres nach § 28f Absatz 1 SGB IV
- Entgelt- und Arbeitszeitnachweise für die Unfallversicherung: fünf Jahre nach § 165 Absatz 4 SGB VII
- Arbeitszeitaufzeichnungen über acht Stunden werktäglich: zwei Jahre nach § 16 Absatz 2 ArbZG
- Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz: zwei Jahre nach § 17 Absatz 1 MiLoG
In vier Schritten zur belastbaren Fristenübersicht
Bestand erfassen
Legen Sie eine Liste aller Unterlagenarten an, die im Unternehmen entstehen – getrennt nach Papier und digital, und getrennt nach dem System, in dem sie liegen.
Erfahrungsgemäß tauchen dabei Ablagen auf, die niemand mehr auf dem Schirm hatte: alte Mailpostfächer, ausgelaufene Fachanwendungen, lokale Ordner einzelner Arbeitsplätze.
Funktion bestimmen, dann Frist zuordnen
Ordnen Sie jeder Unterlagenart zu, welche Funktion sie hat: Buch, Abschluss, Buchungsbeleg, Geschäftsbrief oder sonstige Unterlage. Erst daraus ergibt sich die Frist.
Halten Sie die Zuordnung schriftlich fest, einschließlich der Vorschrift. Bei einer Prüfung ist die dokumentierte Systematik mehr wert als die Einzelentscheidung im Rückblick.
Fristbeginn festhalten
Notieren Sie je Unterlagenart, welches Ereignis den Fristbeginn auslöst – letzte Eintragung, Aufstellung, Empfang, Versand oder Entstehung des Belegs.
Bei Jahresabschlüssen ist zusätzlich das Jahr der Aufstellung zu dokumentieren, weil es vom Wirtschaftsjahr abweichen kann.
Löschung als geprüften Vorgang anlegen
Legen Sie fest, wer den Fristablauf prüft, wer freigibt und wie die Vernichtung dokumentiert wird. Vor jeder Freigabe ist zu klären, ob eine Ablaufhemmung greift.
Diese Prüfung gehört zur steuerlichen Vertretung Ihres Unternehmens. Der technische Vorgang lässt sich planen, die Freigabe nicht automatisieren.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Wie lange muss ich geschäftliche E-Mails aufbewahren?
Was passiert bei einem Wechsel der Buchhaltungssoftware?
Gelten die Fristen auch nach einer Betriebsaufgabe?
Kann ich für die Aufbewahrung eine Rückstellung bilden?
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