E-Rechnung Pflicht, Fristen und Formate
Wir übernehmen Rechnungseingang, laufende Buchung und die revisionssichere Ablage – digital und mit festem Ansprechpartner.
Das Wichtigste in Kürze
- Empfangen seit 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Für Empfänger gibt es keine Übergangsfrist.
- Versenden ab 2027: Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, ab 2028 für alle.
- PDF ist keine E-Rechnung. Entscheidend ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, nicht der elektronische Versand.
- Zulässig sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
- Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Der häufigste Fehler betrifft den Leistungszeitpunkt.
- Acht Jahre aufbewahren: zumindest der strukturierte Teil unverändert im Originalformat. Ein Ausdruck genügt nicht.
Was als E-Rechnung gilt – und was nicht
Seit dem 1. Januar 2025 ist der Begriff im Umsatzsteuergesetz neu gefasst. Nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG liegt eine E-Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, dieses Format die elektronische Verarbeitung ermöglicht und den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Maßgeblich ist damit die europäische Normenreihe EN 16931.
Der Unterschied liegt zwischen lesbar und verarbeitbar. Ein PDF zeigt einer Person den Rechnungsinhalt, liefert einem Buchhaltungssystem aber keine auswertbaren Datenfelder. Alles, was diese Anforderung nicht erfüllt, gilt seit 2025 als sonstige Rechnung – auch dann, wenn es elektronisch verschickt wird.
Das ist keine E-Rechnung:
- PDF-Rechnung per E-Mail
- Eingescannte Papierrechnung
- Foto oder Bilddatei einer Rechnung
- Rechnung als Word- oder Excel-Datei
- Papierrechnung per Post
- Computer-Fax an ein Faxgerät
Hinweis
Häufig wird die Definition aus der E-Rechnungsverordnung (ERechV) zitiert. Diese Verordnung regelt jedoch Rechnungen an die Bundesverwaltung. Für Rechnungen zwischen Unternehmen ist allein das Umsatzsteuergesetz maßgeblich. Auch die dort geforderte Leitweg-Identifikationsnummer ist im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ohne Bedeutung.
Die drei Stufen: 2025, 2027 und 2028
Die Pflicht ist in drei Stufen aufgeteilt. Wichtig ist die Trennung zwischen Empfang und Versand: Die Übergangsregelungen gelten ausschließlich für den Rechnungsaussteller. Wer Rechnungen erhält, hatte nie eine Schonfrist.
Seit 1. Januar 2025: empfangen
Jedes im Inland ansässige Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Für Empfänger gibt es keine Übergangsregelung.
Technisch genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Ein gesondertes Postfach ist nicht vorgeschrieben, in der Praxis aber sinnvoll.
Ab 1. Januar 2027: versenden ab 800.000 Euro
Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Absatz 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr über 800.000 Euro lag, müssen für inländische Umsätze an andere Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.
Papier- und PDF-Rechnungen sind für diese Unternehmen dann nicht mehr zulässig.
Ab 1. Januar 2028: versenden ohne Ausnahme
Die Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Bis Ende 2027 dürfen Rechnungen zusätzlich über ein EDI-Verfahren übermittelt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
Die 800.000-Euro-Grenze
Für die Stufe 2027 kommt es auf den Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr an. Für 2027 ist das der Umsatz des laufenden Jahres 2026. Wer die Grenze überschreitet, kann das also bereits jetzt absehen.
Maßgeblich ist der Umsatz des Rechnungsausstellers, nicht der des Empfängers. Ein kleineres Unternehmen erhält ab 2027 daher E-Rechnungen von größeren Lieferanten, ohne selbst schon versenden zu müssen. Empfangen und verarbeiten muss es sie trotzdem. Wer diesen Teil abgibt, verlagert die Belegverarbeitung in die laufende Finanzbuchhaltung des Dienstleisters.
Hinweis
Für die Pflicht ab 2027 zählt der Umsatz des Jahres 2026. Das ist das laufende Geschäftsjahr – die Weichenstellung fällt also nicht erst 2027.
- Gesamtumsatz 2026 ermitteln und mit der Grenze abgleichen
- Lieferanten identifizieren, die ab 2027 voraussichtlich versenden
- Prüfen, ob eingehende E-Rechnungen ausgelesen und nicht nur abgelegt werden
- Festlegen, wer eingehende Rechnungen prüft, freigibt und bucht
Wo die Pflicht nicht greift
Die Ausstellungspflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Davon gibt es klar umrissene Ausnahmen.
- Rechnungen an Privatpersonen
- Umsätze mit Unternehmen ohne Sitz oder Betriebsstätte im Inland
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV)
Ausnahme betrifft nur das Ausstellen
Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV dauerhaft davon befreit, E-Rechnungen auszustellen – sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Die Pflicht, eingehende E-Rechnungen entgegennehmen und aufbewahren zu können, gilt für sie seit 2025 unverändert. Dasselbe gilt für alle anderen Ausnahmen in dieser Liste.
XRechnung und ZUGFeRD: die zulässigen Formate
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor, sondern verlangt die Einhaltung der Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen das vor allem zwei Formate: die XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD als Hybridformat, das eine XML-Datei in ein PDF einbettet. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL – diese bilden nicht alle Pflichtangaben strukturiert ab und gelten deshalb nicht als E-Rechnung.
Daneben kommen europäische Formate wie Factur-X, das technisch mit ZUGFeRD 2.x übereinstimmt, oder Peppol BIS Billing in Betracht. Abweichende Formate lassen sich zwischen Aussteller und Empfänger vereinbaren, sofern sich die erforderlichen Angaben korrekt extrahieren lassen. Darauf beruhen die etablierten EDI-Verfahren.
Der strukturierte Teil ist führend
Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD enthält die Datei zwei Darstellungen derselben Rechnung. Weichen sie voneinander ab, gilt der strukturierte XML-Teil. Die sichtbare PDF-Ansicht ist nicht maßgeblich – ein Fallstrick, der erst auffällt, wenn gebuchte Beträge nicht zur Sichtprüfung passen.
Pflichtangaben im strukturierten Teil
Alle nach §§ 14 und 14a UStG erforderlichen Angaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Ein Verweis auf einen Anhang genügt dafür nicht; Anhänge können nur ergänzende Angaben zur Leistungsbeschreibung aufnehmen. Wird eine Rechnung im Gutschriftverfahren durch den Leistungsempfänger ausgestellt, muss der Rechnungstyp entsprechend gesetzt sein.
Häufigster Fehler: der Leistungszeitpunkt
Der bei Papier- und PDF-Rechnungen verbreitete Zusatz „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“ reicht bei einer E-Rechnung nicht aus. Der Leistungszeitpunkt ist ein eigenes Datenfeld und gehört ausgefüllt in den strukturierten Teil.
Hinweis
Bauleistungen werden über umfangreiche Leistungsverzeichnisse sowie Abschlags- und Schlussrechnungen abgerechnet, die sich im strukturierten Teil nur begrenzt abbilden lassen. Nach den Erläuterungen der Finanzverwaltung genügt es deshalb, im strukturierten Teil die einzelnen Gewerke mit ihren Summen aufzuführen, wenn eine Anlage die Leistung detailliert aufschlüsselt. Ebenso dürfen bereits abgerechnete Abschläge in einer Schlussrechnung in einen Anhang aufgenommen werden. Beide Erleichterungen sind bis zum 30. Juni 2030 befristet.
Eingangsrechnungen prüfen und verarbeiten
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Empfangen ist jedoch nicht dasselbe wie verarbeiten: Eine E-Rechnung, die als Datei im Postfach liegt und dort ausgedruckt wird, erfüllt den Zweck der Umstellung nicht und wirft bei der Aufbewahrung Probleme auf.
Für jede Rechnung müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein. Lesbarkeit bedeutet seit 2025 maschinelle Auswertbarkeit des strukturierten Datensatzes. Sicherstellen lässt sich das über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellt – etwa den Abgleich mit Bestellung, Vertrag und Lieferschein.
- Definierter Eingangskanal, über den Lieferanten zuverlässig zustellen können
- Technische Prüfung des Datensatzes vor der Verbuchung
- Abgleich mit Bestellung, Vertrag oder Lieferschein als Prüfpfad
- Festgelegte Zuständigkeit für Prüfung, Freigabe und Buchung
- Dokumentierter Umgang mit fehlerhaften Rechnungen
Was ab 2027 auf der Empfängerseite passiert
Erfüllt eine Rechnung die Formatanforderungen nicht, ist sie umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung. Solange der Aussteller eine Übergangsregelung nutzen darf, ist das unproblematisch. Ist er dagegen zur E-Rechnung verpflichtet, fehlt eine ordnungsmäßige Rechnung – und das betrifft den Empfänger. Welche Folgen sich daraus im Einzelfall für den Vorsteuerabzug ergeben, ist bislang nicht abschließend geklärt.
Aufbewahrung: acht Jahre im Originalformat
Rechnungen sind nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre aufzubewahren. Die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt. Sie beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt und maschinell auswertbar bleibt. Ein Ausdruck, ein Screenshot oder eine nachträglich erzeugte PDF-Ansicht genügen nicht. Es gelten zusätzlich die allgemeinen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit digitaler Aufzeichnungen: unveränderbare Ablage, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und eine Verfahrensdokumentation.
- Strukturierten Datensatz unverändert im Originalformat ablegen
- Ablage gegen nachträgliche Änderung sichern oder Änderungen protokollieren
- Lesbarkeit über die gesamte Frist sicherstellen, auch nach Softwarewechseln
- Zugehörige E-Mails und Übermittlungsnachweise mit aufbewahren
- Verfahrensdokumentation schriftlich festhalten und aktuell halten
Was Sie 2026 vorbereiten sollten
Die Umstellung betrifft weniger die Rechnungsausgabe als den gesamten Belegweg. Fünf Punkte lassen sich unabhängig davon angehen, welche Stufe für Ihr Unternehmen zuerst greift.
Eingangskanal festlegen
Bestimmen Sie eine Adresse, über die Lieferanten E-Rechnungen zustellen, und kommunizieren Sie diese aktiv.
Ein gesondertes Postfach erleichtert die Zuordnung, ist aber nicht vorgeschrieben.
Zuständigkeiten klären
Legen Sie fest, wer eingehende Rechnungen prüft, wer freigibt, wer bucht und wer zahlt.
Diese Rollen bestehen meist schon – sie müssen nur auf den neuen Weg übertragen werden.
Verarbeitung statt Ablage
Prüfen Sie, ob Ihre Systeme den strukturierten Datensatz auslesen oder die Datei nur speichern.
Wird weiterhin abgetippt, bleibt der Aufwand der alte, obwohl das Format neu ist.
Archivierung prüfen
Klären Sie, wo der strukturierte Teil unverändert liegt und wie lange er lesbar bleibt.
Ordner mit Ausdrucken erfüllen die Anforderung nicht mehr.
Ausgangsseite testen
Erstellen Sie testweise eine E-Rechnung in einem zulässigen Format und lassen Sie sie technisch prüfen.
So fallen Lücken bei den Pflichtangaben auf, bevor die Pflicht greift.
Muss ich einer E-Rechnung zustimmen?
Nein. Besteht eine Pflicht zur Ausstellung, ist keine Zustimmung des Empfängers erforderlich, und er kann die Rechnung auch nicht zurückweisen. Umgekehrt gilt: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen während der Übergangszeit nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden. Diese Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, etwa durch Bezahlung.
Wie öffne ich eine XRechnung?
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Gilt die Pflicht auch beim Bareinkauf?
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