E-Rechnung Pflicht Fristen und Formate

Was als E-Rechnung gilt – und was nicht

Seit dem 1. Januar 2025 ist der Begriff im Umsatzsteuergesetz neu gefasst. Nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG liegt eine E-Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, dieses Format die elektronische Verarbeitung ermöglicht und den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Maßgeblich ist damit die europäische Normenreihe EN 16931.

Der Unterschied liegt zwischen lesbar und verarbeitbar. Ein PDF zeigt einer Person den Rechnungsinhalt, liefert einem Buchhaltungssystem aber keine auswertbaren Datenfelder. Alles, was diese Anforderung nicht erfüllt, gilt seit 2025 als sonstige Rechnung – auch dann, wenn es elektronisch verschickt wird.

Die drei Stufen: 2025, 2027 und 2028

Die Pflicht ist in drei Stufen aufgeteilt. Wichtig ist die Trennung zwischen Empfang und Versand: Die Übergangsregelungen gelten ausschließlich für den Rechnungsaussteller. Wer Rechnungen erhält, hatte nie eine Schonfrist.

Ab 1. Januar 2027: Wer jetzt umstellen muss

Für die Stufe 2027 kommt es auf den Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr an (§ 27 Abs. 38 UStG). Für 2027 ist das der Umsatz des laufenden Jahres 2026. Wer die Grenze überschreitet, kann das also bereits jetzt absehen und muss ab der ersten Rechnung im Januar im strukturierten Format ausstellen.

Maßgeblich ist der Umsatz des Rechnungsausstellers, nicht der des Empfängers. Ein kleineres Unternehmen erhält ab 2027 daher E-Rechnungen von größeren Lieferanten, ohne selbst schon versenden zu müssen. Empfangen und verarbeiten muss es sie trotzdem. Wer diesen Teil abgibt, verlagert die Belegverarbeitung in die laufende Finanzbuchhaltung des Dienstleisters.

• Gesamtumsatz 2026 ermitteln und mit der Grenze abgleichen
• Lieferanten identifizieren, die ab 2027 voraussichtlich versenden
• Prüfen, ob eingehende E-Rechnungen ausgelesen und nicht nur abgelegt werden
• Festlegen, wer eingehende Rechnungen prüft, freigibt und bucht

Wo die Pflicht nicht greift

Die Ausstellungspflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Davon gibt es klar umrissene Ausnahmen.

• Rechnungen an Privatpersonen
• Umsätze mit Unternehmen ohne Sitz oder Betriebsstätte im Inland
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV)

XRechnung und ZUGFeRD: die zulässigen Formate

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor, sondern verlangt die Einhaltung der Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen das vor allem zwei Formate: die XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD als Hybridformat, das eine XML-Datei in ein PDF einbettet. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL – diese bilden nicht alle Pflichtangaben strukturiert ab und gelten deshalb nicht als E-Rechnung.

Daneben kommen europäische Formate wie Factur-X, das technisch mit ZUGFeRD 2.x übereinstimmt, oder Peppol BIS Billing in Betracht. Abweichende Formate lassen sich zwischen Aussteller und Empfänger vereinbaren, sofern sich die erforderlichen Angaben korrekt extrahieren lassen. Darauf beruhen die etablierten EDI-Verfahren.

Pflichtangaben im strukturierten Teil

Alle nach §§ 14 und 14a UStG erforderlichen Angaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Ein Verweis auf einen Anhang genügt dafür nicht; Anhänge können nur ergänzende Angaben zur Leistungsbeschreibung aufnehmen. Wird eine Rechnung im Gutschriftverfahren durch den Leistungsempfänger ausgestellt, muss der Rechnungstyp entsprechend gesetzt sein.

E-Rechnung im Eingang: prüfen und verarbeiten

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Empfangen ist jedoch nicht dasselbe wie verarbeiten: Eine E-Rechnung, die als Datei im Postfach liegt und dort ausgedruckt wird, erfüllt den Zweck der Umstellung nicht und wirft bei der Aufbewahrung Probleme auf.

Für jede Rechnung müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein. Lesbarkeit bedeutet seit 2025 maschinelle Auswertbarkeit des strukturierten Datensatzes. Sicherstellen lässt sich das über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellt – etwa den Abgleich mit Bestellung, Vertrag und Lieferschein.

• Definierter Eingangskanal, über den Lieferanten zuverlässig zustellen können
• Technische Prüfung des Datensatzes vor der Verbuchung
• Abgleich mit Bestellung, Vertrag oder Lieferschein als Prüfpfad
• Festgelegte Zuständigkeit für Prüfung, Freigabe und Buchung
• Dokumentierter Umgang mit fehlerhaften Rechnungen

Aufbewahrung: acht Jahre im Originalformat

Rechnungen sind nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre aufzubewahren. Die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt. Sie beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Welche Unterlagen sonst wie lange bleiben müssen, steht in den Aufbewahrungsfristen.

Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt und maschinell auswertbar bleibt. Ein Ausdruck, ein Screenshot oder eine nachträglich erzeugte PDF-Ansicht genügen nicht. Es gelten zusätzlich die allgemeinen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit digitaler Aufzeichnungen, die die Grundlagen der Buchhaltung erläutern: unveränderbare Ablage, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und eine Verfahrensdokumentation.

• Strukturierten Datensatz unverändert im Originalformat ablegen
• Ablage gegen nachträgliche Änderung sichern oder Änderungen protokollieren
• Lesbarkeit über die gesamte Frist sicherstellen, auch nach Softwarewechseln
• Zugehörige E-Mails und Übermittlungsnachweise mit aufbewahren
• Verfahrensdokumentation schriftlich festhalten und aktuell halten

Bis zum Jahreswechsel erledigen

Die Umstellung betrifft weniger die Rechnungsausgabe als den gesamten Belegweg. Wer 2026 über 800.000 Euro Umsatz kommt, sollte die Ausgangsseite bis Dezember testen, alle anderen haben dafür ein Jahr länger.