Werkstudenten richtig abrechnen

Was das Werkstudentenprivileg ist

Wer als ordentlich Studierender einer Hochschule oder Fachschule gegen Entgelt arbeitet, ist in der Krankenversicherung versicherungsfrei (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V). Die Pflegeversicherung folgt der Krankenversicherung. Für die Arbeitslosenversicherung gilt eine eigene, gleichlautende Befreiung (§ 27 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 SGB III). In der Rentenversicherung sind Werkstudenten dagegen pflichtversichert, eine Sonderregel gibt es dort nicht.

Maßgeblich ist das Gemeinsame Rundschreiben der Sozialversicherungsträger zu Studenten und Praktikanten vom 23. November 2016, das weiter gilt. Danach kommt es darauf an, dass Zeit und Arbeitskraft überwiegend dem Studium gehören. Das prüfen Sie über die Wochenstunden.

Die 20-Stunden-Grenze

Während der Vorlesungszeit darf die regelmäßige Arbeitszeit 20 Stunden pro Woche nicht übersteigen. Mehrere Beschäftigungen zählen zusammen, auch bei verschiedenen Arbeitgebern. Liegt die Summe darüber, steht nicht mehr das Studium im Vordergrund, und die Beschäftigung ist voll versicherungspflichtig.

Mehr als 20 Stunden sind unschädlich, wenn die zusätzliche Arbeit nur abends, nachts oder am Wochenende liegt. Eine feste Uhrzeit nennen die Träger nicht, entscheidend ist, dass die Arbeit das Studium nicht beeinträchtigt. Ein unbefristeter Vertrag mit mehr als 20 Stunden in der Vorlesungszeit ist dagegen immer schädlich.

Semesterferien

In den Semesterferien gibt es keine Stundengrenze aus dem Sozialversicherungsrecht, auch Vollzeit ist möglich. Grenzen setzt nur das Arbeitszeitgesetz. Ragt die Beschäftigung höchstens zwei Wochen in die Vorlesungszeit hinein, ist das unschädlich. Die vorlesungsfreie Zeit lassen Sie sich mit einer Bescheinigung der Hochschule nachweisen.

Die 26-Wochen-Regel

Innerhalb eines Zeitjahres dürfen Werkstudenten höchstens 26 Wochen, also 182 Kalendertage, mit mehr als 20 Wochenstunden arbeiten. Das Zeitjahr rechnen Sie vom Ende der geplanten Beschäftigung zwölf Monate zurück. Alle Beschäftigungen bei allen Arbeitgebern zählen mit, vorgeschriebene Pflichtpraktika nicht. Die Prüfung ist vorausschauend: Wird die Grenze absehbar überschritten, entfällt das Privileg ab dann, zurückliegende Monate bleiben unverändert.

Werkstudent, Minijob, Midijob oder kurzfristig

Welche Regel gilt, hängt vom Verdienst und von der Dauer ab. Verdient die Studentin nicht mehr als 603 € im Monat, ist es ein Minijob, die Werkstudentenprüfung entfällt dann praktisch. Ist die Beschäftigung von vornherein auf höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet, kommt eine kurzfristige Beschäftigung infrage.

Beiträge und Arbeitgeberkosten

Für Werkstudenten zahlen Sie den halben Rentenbeitrag, dazu die Umlagen U1 und U2 sowie die Insolvenzgeldumlage. Die Befreiung von Kranken- und Arbeitslosenversicherung ändert daran nichts. Die Lohnsteuer richtet sich wie bei allen Beschäftigten nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Mindestlohn, Urlaub und Entgeltfortzahlung gelten ebenfalls wie bei allen anderen.

Im Übergangsbereich

Liegt der Verdienst zwischen 603,01 € und 2.000 €, gilt für die Rentenversicherung der Übergangsbereich (§ 20 Abs. 2a SGB IV). Die Studentin zahlt dann weniger, der Arbeitgeber aber mehr als die Hälfte des Beitrags.

Praktikum: vorgeschrieben oder freiwillig

Bei Praktika entscheidet, ob die Studien- oder Prüfungsordnung sie vorschreibt. Ein vorgeschriebenes Praktikum während des Studiums ist in allen Zweigen versicherungsfrei, auch in der Rentenversicherung (§ 5 Abs. 3 SGB VI), und unabhängig von Stunden und Verdienst. Mindestlohn ist nicht zu zahlen (§ 22 Abs. 1 MiLoG). Ein freiwilliges Praktikum behandeln Sie wie eine normale Beschäftigung: als Werkstudent, als kurzfristige oder als reguläre Beschäftigung.

Wann der Status endet

Das Privileg endet, wenn das ordentliche Studium endet oder ruht. Ab dann melden Sie die Studentin mit Personengruppe 101 und Beitragsgruppe 1111 um.

Meldungen und Unterlagen

• Anmeldung mit Personengruppe 106 und Beitragsgruppe 0100, Umlagen U1, U2 und Insolvenzgeldumlage abführen
• Immatrikulationsbescheinigung für jedes Semester zu den Entgeltunterlagen nehmen
• Vor Beginn nach Beschäftigungen der letzten zwölf Monate fragen und die Antwort schriftlich festhalten
• Arbeitszeiten wöchentlich aufzeichnen, Semesterferien mit Bescheinigung der Hochschule belegen
• Studentin schriftlich verpflichten, Statusänderungen und weitere Jobs sofort mitzuteilen
• Bei Statusende abmelden (Grund 32) und neu anmelden (Grund 12, Personengruppe 101)

Übernehmen wir Ihre Lohnabrechnung, prüfen wir Wochenstunden und 26-Wochen-Regel laufend mit und melden Statuswechsel rechtzeitig um.