Sofortmeldung bei Arbeitsaufnahme

Was die Sofortmeldung ist

Die Sofortmeldung soll Schwarzarbeit in Branchen erschweren, in denen Beschäftigte oft kurzfristig und an wechselnden Orten eingesetzt werden. Arbeitgeber melden den Tag des Beschäftigungsbeginns, bevor die erste Arbeitsstunde läuft (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Die Rentenversicherung speichert die Meldung zentral, bei einer Kontrolle zeigt sich so sofort, ob eine angetroffene Person gemeldet ist.

Welche Branchen melden müssen

Die Pflicht hängt am Wirtschaftszweig, in dem Sie Personen beschäftigen. § 28a Abs. 4 SGB IV nennt:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste
• Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
• Fleischwirtschaft, ohne das Fleischerhandwerk
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe
• Friseur- und Kosmetikgewerbe

Wer im Betrieb gemeldet wird

Gehört der Betrieb zu einer dieser Branchen, gilt die Pflicht für jede beschäftigte Person, nicht nur für das Personal auf der Baustelle oder im Service. Ein Taxiunternehmen meldet also auch die neue Bürokraft. Stundenzahl und Verdienst spielen keine Rolle, auch Auszubildende gehören dazu, weil die betriebliche Ausbildung als Beschäftigung gilt (§ 7 Abs. 2 SGB IV).

Die eigene Branche bestimmen

Viele Betriebe arbeiten in mehreren Bereichen. Dann zählt der Unternehmenszweck und die Tätigkeit, die der überwiegende Teil der Beschäftigten ausübt. Widersprechen sich beide, entscheidet der Betriebszweck. So regeln es die Spitzenverbände im Gemeinsamen Rundschreiben zum Meldeverfahren.

Frist, Empfänger und Inhalt

Die Meldung geht spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV), nicht an die Krankenkasse. Beginnt die Schicht um 6 Uhr, muss die Meldung bis 5:59 Uhr abgesetzt sein. Sie enthält Familien- und Vornamen, die Versicherungsnummer oder, falls sie fehlt, Geburtsdaten und Anschrift, dazu die Betriebsnummer und den Tag der Beschäftigungsaufnahme (§ 28a Abs. 4 Satz 2 SGB IV).

Weil die Meldung elektronisch läuft, ist sie auch am Wochenende oder frühmorgens möglich. Fällt die Technik aus, dokumentieren Sie den Ausfall und holen die Meldung sofort nach. Das frühere sv.net gibt es seit Juli 2024 nicht mehr, Nachfolger ist das SV-Meldeportal.

Wenn die Person nicht kommt oder wiederkommt

Tritt die neue Kraft die Stelle nicht an, stornieren Sie die Sofortmeldung unverzüglich (§ 14 DEÜV). Eine Stornierung ist nur mit Versicherungsnummer möglich: Wurde ohne sie gemeldet, warten Sie die Rückmeldung ab und stornieren dann. Eine Anmeldung entfällt, weil keine Beschäftigung begonnen hat. Enthält die Meldung einen Fehler, stornieren Sie sie und melden richtig neu.

Der erste Arbeitstag im Ablauf

In den gelisteten Branchen kommen am Einstellungstag mehrere Pflichten zusammen. Die Fristenachse zeigt sie am Beispiel einer Reinigungskraft in Teilzeit, die an einem Mittwoch um 6 Uhr beginnt.

Bei einem Minijob oder einer kurzfristigen Beschäftigung ist der Ablauf gleich. Nur die Anmeldung geht an die Minijob-Zentrale, die Sofortmeldung trotzdem an die DSRV.

Ausweis und Belehrung

In denselben Branchen müssen Beschäftigte ihren Personalausweis, Pass oder Ausweisersatz mitführen und bei einer Kontrolle vorlegen (§ 2a Abs. 1 SchwarzArbG). Arbeitgeber müssen jede beschäftigte Person vor Arbeitsbeginn nachweislich und schriftlich auf diese Pflicht hinweisen, den Hinweis für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren und bei einer Prüfung vorlegen (§ 2a Abs. 2 SchwarzArbG).

Was der Zoll prüft und was es kostet

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft vor Ort, auch unangekündigt. Arbeitgeber müssen die Prüfung dulden, Auskünfte geben und Unterlagen vorlegen (§ 5 SchwarzArbG). Aufzeichnungen zur Arbeitszeit sind zwei Jahre aufzubewahren und auf Verlangen am Beschäftigungsort bereitzuhalten (§ 17 MiLoG).

• Bestätigung der Sofortmeldung und Anmeldung je beschäftigter Person
• Unterschriebene Belehrung zur Ausweispflicht
• Schriftlicher Nachweis der Arbeitsbedingungen
• Arbeitszeitaufzeichnungen der letzten zwei Jahre
• Lohnabrechnungen und Nachweise über gezahlten Mindestlohn

Übernehmen wir Ihre Lohnabrechnung, gehört die Sofortmeldung dazu, sobald Sie uns eine Neueinstellung vor dem ersten Arbeitstag mitteilen.