Kassenführung ohne Beanstandung

Was die Kassenführung verlangt

Die Grundregel steht in § 146 Abs. 1 AO: Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Einmal Erfasstes darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Das gilt unabhängig davon, ob Sie mit einer elektronischen Kasse oder mit einer offenen Ladenkasse arbeiten.

Elektronische Kasse oder offene Ladenkasse

Eine allgemeine Pflicht, eine elektronische Kasse zu verwenden, gibt es nicht. Wer Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung verkauft, muss mit einer offenen Ladenkasse nicht jeden Verkauf einzeln aufzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Sobald Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, entfällt diese Erleichterung (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO).

Kassenbericht bei offener Ladenkasse

Ohne elektronische Kasse ermitteln Sie die Tageseinnahmen rückwärts: Vom gezählten Bargeld am Abend ausgehend rechnen Sie Ausgaben und Entnahmen hinzu und ziehen Anfangsbestand und Einlagen ab. Jeder Zählfehler landet damit eins zu eins in den Einnahmen.

• Jeden Abend das gesamte Bargeld zählen, auch Wechselgeldreserve, Tresor und Kellnerbörsen
• Beträge nie runden oder schätzen
• Für jede Ausgabe, Entnahme und Einlage einen Beleg oder Eigenbeleg mit Herkunft
• Kassenbericht nicht in einer änderbaren Tabelle führen, Excel genügt § 146 Abs. 4 AO nicht
• Ein Zählprotokoll ist nicht Pflicht, wenn Sie eines führen, bewahren Sie es auf

Die technische Sicherheitseinrichtung

Elektronische Kassen müssen jeden Geschäftsvorfall aufzeichnen und durch eine zertifizierte TSE gegen nachträgliche Änderung schützen (§ 146a Abs. 1 AO). Jede Transaktion erhält eine fortlaufende Nummer, einen Signaturzähler und einen Prüfwert, Lücken fallen dadurch auf. Mehrere Kassen im Verbund dürfen eine gemeinsame TSE nutzen.

Für Nachschau und Außenprüfung muss die Kasse ihre Daten im Format der DSFinV-K exportieren können. Der Export enthält die Einzelbuchungen und Tagesabschlüsse so, dass sich die Einnahmen von der Kasse bis in die Buchhaltung nachvollziehen lassen. Vor einem Kassenwechsel sichern Sie den Export und die TSE-Daten der alten Kasse.

Wenn die TSE ausfällt

Tagesabschluss und Kassensturz

Bei der elektronischen Kasse ersetzt der Tagesabschluss, oft Z-Bon genannt, den Kassenbericht. Er trägt eine fortlaufende Nummer und fasst Umsätze je Steuersatz, Zahlungsarten, Stornos, Entnahmen und Einlagen zusammen. Eine fehlende Z-Nummer ist in einer Prüfung ein Warnsignal. Den Z-Bon verbuchen Sie als Beleg für die Tageseinnahmen.

Belegausgabe

Für jeden Geschäftsvorfall ist in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang ein Beleg auszustellen und der Kundschaft zur Verfügung zu stellen (§ 146a Abs. 2 AO). Ob sie ihn mitnimmt, ist ihre Entscheidung, nicht mitgenommene Papierbelege müssen Sie nicht aufbewahren.

Der Beleg darf auf Papier oder mit Zustimmung der Kundschaft elektronisch ausgegeben werden, etwa per QR-Code, Link oder E-Mail. Die Zustimmung braucht keine Form. Nur auf dem Kassendisplay anzuzeigen, reicht nicht. Seit Februar 2026 dürfen die Angaben auch im strukturierten Teil einer E-Rechnung stehen.

Mitteilung an das Finanzamt

Elektronische Kassen melden Sie nach amtlichem Datensatz über Mein ELSTER oder aus der Kassensoftware (§ 146a Abs. 4 AO). Anzugeben sind Name, Steuernummer, Art der TSE und des Systems, Anzahl, Seriennummer sowie Datum von Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Gemeldet wird je Betriebsstätte, und zwar immer der vollständige Bestand. Gemietete und geleaste Kassen gelten als angeschafft.

Verfahrensdokumentation

Für jedes Kassensystem verlangt die Finanzverwaltung eine Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 151 ff.). Sie beschreibt, wie Daten entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden, und muss den jeweiligen Stand der Kasse wiedergeben, auch frühere Versionen.

• Allgemeine Beschreibung: Betrieb, Kassen, Zahlungsarten, Verantwortliche
• Anwenderdokumentation: Bedienungsanleitung und Kassieranweisung für das Personal
• Technische Systemdokumentation: Kasse, TSE, Programmierung, Schnittstellen
• Betriebsdokumentation: Datensicherung, Tagesabschluss, Umgang mit Ausfällen
• Programmierprotokolle über alle Änderungen an Artikeln, Preisen und Bedienern

Kassen-Nachschau

Die Finanzbehörde kann ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten die Geschäftsräume betreten und die Kassenführung prüfen (§ 146b AO). Das gilt auch für Betriebe mit offener Ladenkasse.

Aufbewahrung

Seit 2025 gelten für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Für die Kasse ist die Zuordnung nicht in jedem Punkt geklärt.

Mehr zu Fristen und Formaten erklärt der Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen. Übernehmen wir Ihre Finanzbuchhaltung, verbuchen wir die Tagesabschlüsse laufend und sehen Lücken in Nummern oder Beständen, bevor eine Prüfung sie findet.