Lohnfortzahlung im Krankheitsfall mit U1-Erstattung

Wann besteht Anspruch auf Lohnfortzahlung?

Der Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, auch Entgeltfortzahlung genannt, steht im Entgeltfortzahlungsgesetz. Wer infolge einer Krankheit arbeitsunfähig wird und kein Verschulden trägt, erhält sein Arbeitsentgelt vom Arbeitgeber weiter, und zwar bis zu sechs Wochen (§ 3 Abs. 1 EntgFG).

Die Fortzahlung ist eine Pflicht des Arbeitgebers, keine freiwillige Leistung. Nicht verschuldet ist die Erkrankung auch dann, wenn eine nicht rechtswidrige Sterilisation oder ein nicht rechtswidriger Schwangerschaftsabbruch der Grund ist (§ 3 Abs. 2 EntgFG).

Wartezeit und sechs Wochen

Der Anspruch entsteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis vier Wochen ununterbrochen besteht (§ 3 Abs. 3 EntgFG). Erkrankt ein neuer Mitarbeiter in der ersten Woche, besteht noch kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung gegen den Arbeitgeber; für diese Zeit kommt Krankengeld der Krankenkasse in Betracht, das die Beschäftigten dort erfragen.

Nach Ablauf der Wartezeit läuft die Fortzahlung bis zu sechs Wochen. Die Frist beginnt mit dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Endet die Krankheit innerhalb der sechs Wochen, endet auch die Fortzahlung.

Fortsetzungserkrankung: sechs- und zwölf-Monats-Regel

Wird jemand wegen derselben Krankheit mehrmals arbeitsunfähig, gelten die sechs Wochen nicht jedes Mal von vorn. Ein neuer Anspruch von bis zu sechs Wochen entsteht nur, wenn mindestens sechs Monate keine Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit bestand oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vergangen sind (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EntgFG).

Für Sie bedeutet das, dass Sie bei jeder neuen Krankmeldung zuerst die Ursache klären. Der Arbeitgeber erfährt die Diagnose nicht; Hinweise zur Fortsetzungserkrankung gibt die Krankenkasse auf Anfrage.

Krankmeldung und eAU-Abruf

Beschäftigte müssen die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Dauert sie länger als drei Tage, ist eine ärztliche Bescheinigung spätestens am folgenden Arbeitstag vorzulegen; der Arbeitgeber darf sie auch früher verlangen (§ 5 Abs. 1 EntgFG).

Seit dem 1. Januar 2023 rufen Arbeitgeber die Bescheinigung nicht mehr in Papierform ab, sondern digital bei der Krankenkasse (eAU). Die Beschäftigten melden die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer weiterhin selbst.

• Krankmeldung und voraussichtliche Dauer vom Beschäftigten entgegennehmen
• Ab dem vierten Kalendertag die eAU bei der Krankenkasse abrufen
• Bei Privatversicherten und Privatärzten den Papiernachweis verlangen
• Bei Minijobbern die zuständige Krankenkasse kennen
• Bei längerer Dauer die Folgebescheinigung prüfen

Meldet die Krankenkasse bei einem zu frühen Abruf zurück, dass kein Nachweis vorliegt, warten Sie ab. In den folgenden 14 Tagen wird die eAU gegebenenfalls bereitgestellt. Ausgenommen vom Verfahren sind unter anderem geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten und Ärzte außerhalb der Vertragsversorgung. Bei Aufenthalt im Ausland teilen Beschäftigte die Arbeitsunfähigkeit auf dem schnellsten Weg mit, die Kosten trägt der Arbeitgeber.

Wie hoch ist die Lohnfortzahlung?

Fortgezahlt wird das Arbeitsentgelt, das den Beschäftigten bei der für sie maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zusteht (§ 4 Abs. 1 EntgFG). Das ist das sogenannte Entgeltausfallprinzip: Wer nicht arbeitet, erhält das, was er ohne Krankheit verdient hätte.

Nicht dazu gehört zusätzlich gezahltes Entgelt für Überstunden und Aufwendungsersatz, der in der Krankheit nicht anfällt (§ 4 Abs. 1a Satz 1 EntgFG). Bei ergebnisabhängiger Vergütung, etwa Provisionen, gilt der Durchschnittsverdienst der regelmäßigen Arbeitszeit. Fällt ein Feiertag in die Krankheit, richtet sich die Höhe nach den Regeln zur Feiertagsvergütung, die der Beitrag zu den Feiertagen in der Lohnabrechnung erklärt.

Ob Zuschläge zur Fortzahlung zählen und was nach einem Tarifvertrag gilt, prüfen Sie im Einzelfall. Abweichungen sind im Rahmen des § 4 Abs. 4 EntgFG durch Tarifvertrag möglich.

Nach sechs Wochen: Krankengeld

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als sechs Wochen, endet die Pflicht des Arbeitgebers zur Fortzahlung. Die Krankenkasse zahlt dann Krankengeld nach § 44 SGB V. Die Höhe und die Dauer teilt die Krankenkasse den Beschäftigten selbst mit. Als Arbeitgeber melden Sie das Ende der Entgeltfortzahlung und stellen auf Anforderung die Entgeltbescheinigung aus.

U1-Erstattung: Wer nimmt teil?

Kleine Betriebe sind durch die Fortzahlung stark belastet. Deshalb gibt es das Ausgleichsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Arbeitgeber mit höchstens 30 Beschäftigten erhalten 80 Prozent des fortgezahlten Arbeitsentgelts samt der darauf entfallenden Sozialversicherungsbeiträge erstattet (§ 1 Abs. 1 AAG, Umlage U1). Auch Ausbildungsbetriebe nehmen teil.

Maßgeblich ist, dass der Betrieb in mindestens acht Kalendermonaten des Vorjahres höchstens 30 Arbeitnehmer beschäftigt hat (§ 3 Abs. 1 AAG). Teilzeitkräfte zählen anteilig: bis 10 Wochenstunden mit 0,25, bis 20 Stunden mit 0,5 und bis 30 Stunden mit 0,75. Schwerbehinderte Menschen werden nicht mitgezählt.

Umlage zahlen und Erstattung beantragen

Teilnehmende Betriebe zahlen die Umlage U1 mit den Sozialversicherungsbeiträgen. Der Satz hängt von der Krankenkasse ab; bei der Minijob-Zentrale beträgt die Umlage U1 im Jahr 2026 0,8 % (zuvor 1,1 Prozent), die Umlage U2 0,22 %. Die Erstattungssätze können bei den Krankenkassen unterschiedlich sein, der Mindestsatz in den Satzungen beträgt 40 Prozent (§ 9 Abs. 2 AAG).

Der Antrag auf Erstattung wird elektronisch gestellt, in der Regel aus der Lohnsoftware. Für Minijobber läuft das Verfahren über die Minijob-Zentrale, entweder über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal; Privathaushalte können ein verkürztes Verfahren nutzen. Die Fristen entnehmen Sie der jeweiligen Kasse.

Neben der Erstattung bei Krankheit gibt es die Umlage U2 für Mutterschaft und die Insolvenzgeldumlage. Die Besonderheiten bei Aushilfen erklärt der Beitrag zur kurzfristigen Beschäftigung.

Typische Fehler vermeiden

Die häufigsten Fehler betreffen den Nachweis, die Zählung und die Berechnung.

Wer Krankmeldungen, eAU-Abruf und Erstattungsanträge nicht selbst pflegen möchte, kann sie mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung abgeben.