ZUGFeRD und XRechnung die Formate der E-Rechnung

Was ZUGFeRD ist

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format verbindet zwei Darstellungen derselben Rechnung in einer Datei: ein PDF im Archivformat PDF/A-3, das Menschen lesen können, und eine eingebettete XML-Datei, die Buchhaltungsprogramme auslesen. Der französische Standard Factur-X ist technisch identisch, deshalb sind beide Namen in Deutschland und Frankreich gebräuchlich.

Das Format wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) weiterentwickelt. Die erste Version von 2014 erfüllt die heutigen Anforderungen nicht. Für die E-Rechnung zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1 zulässig.

ZUGFeRD-Profile und ihre Zulässigkeit

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden. Für die E-Rechnung zählt, ob das Profil alle Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz im XML-Teil abbildet.

XRechnung: der Standard für öffentliche Auftraggeber

Die XRechnung ist ein deutscher Standard, den die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag von Bund und Ländern betreut. Sie setzt die Norm EN 16931 mit nationalen Zusatzregeln um und besteht nur aus einer XML-Datei, wahlweise in der Syntax UBL oder CII. Seit dem 1. Februar 2024 gilt Version 3.0.

Bund und Länder verlangen bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber die XRechnung, dort mit einer Leitweg-ID zur Zuordnung. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist die XRechnung ebenfalls zulässig, die Leitweg-ID spielt dort keine Rolle. Lesbar wird eine XRechnung erst mit einem Programm. Die Finanzverwaltung bietet dafür unter e-rechnung.elster.de einen kostenlosen Viewer an.

ZUGFeRD oder XRechnung: welches Format passt

Das Umsatzsteuergesetz schreibt kein bestimmtes Format vor, es verlangt nur die Norm EN 16931. Welches Format Sie verwenden, ist zunächst Ihre Entscheidung. Ob Ihr Kunde ein bestimmtes Format verlangen darf, ist eine Frage des Vertrags, nicht des Steuerrechts.

Formatfehler und Geschäftsregelfehler

Seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet die Finanzverwaltung zwei Fehlerarten mit unterschiedlichen Folgen. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil Prüfprogramme beide oft als kritischen Fehler melden.

Ein Fehler kann auch vorliegen, wenn die Validierung nichts meldet, etwa wenn ein falscher Steuersatz angegeben ist. Welche Folgen eine fehlerhafte Rechnung für den Vorsteuerabzug hat, erklärt der Beitrag zur E-Rechnung.

Prüfen und validieren

Eine Validierung prüft automatisch, ob die Datei der Syntax entspricht und die Geschäftsregeln einhält. Die KoSIT stellt dafür einen kostenlosen Validator bereit, viele Buchhaltungsprogramme prüfen eingehende Rechnungen beim Einlesen selbst. Auf das Ergebnis einer geeigneten Validierung dürfen Sie sich verlassen, die inhaltliche Prüfung der Rechnung ersetzt sie aber nicht (Rn. 35a).

• Eingehende E-Rechnungen vor der Buchung validieren lassen
• Validierungsbericht zusammen mit der Rechnung aufbewahren
• Inhalt wie bisher prüfen: Leistung, Betrag, Steuersatz, Leistungszeitpunkt
• Bei Formatfehlern eine neue E-Rechnung anfordern
• Eigene Ausgangsrechnungen testweise validieren, bevor die Pflicht greift

Beim Empfang einer ZUGFeRD-Rechnung liegt der Fehler oft nicht in der Datei, sondern im Ablauf: Wird nur das PDF angesehen, abgetippt oder ausgedruckt, bleiben die XML-Daten ungenutzt, und die Ablage erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht. Richten Sie den Rechnungseingang so ein, dass das Programm die XML-Daten ausliest und die Originaldatei unverändert archiviert. Das spart zugleich das Abtippen von Beträgen, Steuersätzen und Lieferantendaten.

Den strukturierten Datensatz bewahren Sie unverändert im Originalformat auf. Wie lange, steht in den Aufbewahrungsfristen.

Erstellen und übermitteln

ZUGFeRD- und XRechnungen erzeugen Sie in der Regel direkt aus dem Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm. Ein normales PDF nachträglich in eine E-Rechnung umzuwandeln, ist nur sinnvoll, wenn das Programm die XML-Daten vollständig aus den Rechnungsdaten erzeugt und nicht aus dem Bild des PDF.

Für die Übermittlung schreibt das Gesetz keinen Weg vor. Üblich sind E-Mail, ein Kundenportal oder eine Schnittstelle. Peppol ist ein europäisches Netzwerk für die Übermittlung und kein eigenes Format. Es lohnt sich vor allem bei vielen Rechnungen an Behörden oder ins Ausland. Etablierte EDI-Verfahren zwischen Geschäftspartnern dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen, danach müssen sie die Norm abbilden.

Die laufende Verarbeitung eingehender E-Rechnungen übernimmt auf Wunsch die Finanzbuchhaltung. Welche Grundsätze für die digitale Buchführung gelten, steht in den Grundlagen der Buchhaltung.