ELStAM für Arbeitgeber Anmeldung, Abruf und Abmeldung

Was ELStAM ist und was es enthält

Die Abkürzung ELStAM bedeutet elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bildet diese Merkmale aus den Daten der Finanzämter und Meldebehörden und stellt sie Arbeitgebern zum unentgeltlichen Abruf bereit (§ 39e EStG). Die frühere Lohnsteuerkarte aus Papier gibt es seit 2013 nicht mehr.

Arbeitgeber erhalten genau die Merkmale, die sie für den Lohnsteuerabzug benötigen. Mehr als diese Angaben sehen sie nicht, Einkünfte aus anderen Beschäftigungen bleiben verborgen.

Die Steuerklasse lässt sich nicht frei wählen oder durch eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag ersetzen. Was die einzelnen Klassen bedeuten, steht im Beitrag zu den Steuerklassen.

Pflichten des Arbeitgebers im Überblick

Mit der Einstellung beginnt eine Reihe von Pflichten, die sich über das ganze Beschäftigungsverhältnis ziehen. Wer sie kennt, kann sie in feste Abläufe der Lohnabrechnung einbauen.

Hinzu kommt der Zugang zum Verfahren selbst. Der Abruf läuft über ELSTER, das Verfahren zur elektronischen Übermittlung an die Finanzverwaltung.

ELSTER-Zugang einrichten

Für den ELStAM-Abruf benötigen Sie ein Zertifikat über „Mein ELSTER“. Empfohlen ist ein Organisationszertifikat, das auf das Unternehmen und nicht auf eine einzelne Person ausgestellt wird. Die Registrierung erfolgt mit der Wirtschafts-Identifikationsnummer oder der Steuernummer der Betriebsstätte.

Die meisten Lohnprogramme rufen ELStAM direkt aus der Software ab. Auch dann braucht das Unternehmen den Zugang, und die Berechtigung muss zum Abruf passen. Bevor Sie die ersten Beschäftigten anmelden, sollten Sie testen, ob die Übermittlung funktioniert.

Neue Mitarbeitende anmelden

Die Anmeldung ist der erste Schritt bei jeder Einstellung. Die Beschäftigten teilen Ihnen dafür drei Dinge mit: die steuerliche Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt. Bei der Meldung übermitteln Sie außerdem den Beginn der Beschäftigung.

• Steuerliche Identifikationsnummer der Beschäftigten
• Geburtsdatum
• Beginn des Dienstverhältnisses
• Angabe, ob erste oder weitere Beschäftigung
• Gegebenenfalls Angabe zu einem beantragten Freibetrag

Der Abruf erfolgt bei Eintritt in das Dienstverhältnis. Nach Angabe der Finanzverwaltung stehen die Merkmale spätestens fünf Werktage nach der Anmeldung bereit; Samstage zählen dabei mit. Planen Sie die Anmeldung deshalb vor der ersten Abrechnung ein. Bei Arbeitsbeginn in einer Branche mit Sofortmeldung laufen beide Meldungen unabhängig voneinander.

Hauptarbeitgeber, Nebenarbeitgeber und Steuerklasse VI

Wer mehrere Beschäftigungen hat, entscheidet selbst, welche das erste Dienstverhältnis ist. Dort gilt die Steuerklasse aus den persönlichen Verhältnissen. Für jede weitere Beschäftigung gilt Steuerklasse VI, und der Lohnsteuerabzug fällt deutlich höher aus.

Auch beim selben Arbeitgeber kann Steuerklasse VI greifen: Bezieht eine beschäftigte Person zwei verschiedenartige Bezüge von Ihnen, wird der zweite nach Klasse VI besteuert. Ein Minijob neben der Hauptbeschäftigung ist hier ein Sonderfall, weil er in der Regel pauschal versteuert wird (siehe unten).

Änderungen monatlich abrufen

ELStAM ändern sich laufend: Heirat, Steuerklassenwechsel, Geburt eines Kindes oder ein Kirchenaustritt wirken sich auf die Abrechnung aus. Arbeitgeber müssen deshalb monatlich abrufen, welche Änderungen vorliegen (§ 39e Abs. 5 EStG). Die Finanzverwaltung stellt Änderungen spätestens zum fünften Werktag des Folgemonats bereit.

Erleichtert wird der Abruf durch einen E-Mail-Mitteilungsdienst in „Mein ELSTER“. Er meldet, wenn für Ihre Beschäftigten Änderungen vorliegen. Nach den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums wird ein Abruf nur bei einem solchen Hinweis nicht beanstandet.

Mitarbeitende abmelden

Endet das Dienstverhältnis, melden Sie die Beschäftigten unverzüglich ab, mit dem Datum des Beschäftigungsendes (§ 39e Abs. 4 EStG). Eine automatische Abmeldung gibt es nicht. Das gilt für Haupt- und Nebenarbeitsverhältnisse.

Bei der Abmeldung zählt der Zeitpunkt: Wird sie vor dem fünften Werktag des Folgemonats übermittelt, kann es sein, dass die aktuellen Merkmale für den letzten Monat nicht mehr abrufbar sind. Prüfen Sie deshalb vor der Abmeldung, ob die Abrechnung für den Endmonat vollständig vorbereitet ist.

Wer die Abmeldung vergisst, hält die Beschäftigung im Verfahren offen. Das kann beim neuen Arbeitgeber der Beschäftigten zu Problemen bei der Anmeldung führen; welche Rechtsfolgen daraus für Sie entstehen, ist im Einzelfall zu klären.

Wenn ELStAM fehlen oder nicht abrufbar sind

Nicht immer klappt der Abruf. Fehlt eine Angabe oder besteht eine Sperre, regelt das Gesetz, wie Sie abrechnen. Die folgende Übersicht fasst die häufigsten Fälle zusammen.

Das Ersatzverfahren ist die Ausnahme und muss jedes Jahr neu beim Finanzamt beantragt werden. Wer ohne Genehmigung weiter auf Papier arbeitet, muss mit einem Zwangsgeld rechnen.

Minijobs, Pauschalierung und ELStAM

Bei Minijobs gilt ein eigener Weg: Wird die Lohnsteuer pauschal erhoben, darf kein ELStAM-Abruf erfolgen. Maßgeblich ist hier § 40a EStG. Bei einem Minijob mit Arbeitgeberbeiträgen an die Minijob-Zentrale beträgt die einheitliche Pauschalsteuer 2 Prozent; bei einer kurzfristigen Beschäftigung können 25 Prozent in Betracht kommen. Die Voraussetzungen und Abgaben stehen im Beitrag zum Minijob, die Besonderheiten bei Aushilfen im Beitrag zur kurzfristigen Beschäftigung.

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung und Lohnkonto

Zum Ende des Dienstverhältnisses oder des Kalenderjahres schließen Sie das Lohnkonto ab und übermitteln die elektronische Lohnsteuerbescheinigung. Frist ist der letzte Tag des Monats Februar des Folgejahres (§ 41b EStG). Die Bescheinigung geht elektronisch an die Finanzverwaltung. Den Beschäftigten stellen Sie sie als Ausdruck oder elektronisch bereit.

Das Lohnkonto bewahren Sie bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung auf (§ 41 Abs. 1 EStG). Was daneben für Lohnunterlagen gilt, steht im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen.

Haftung und typische Fehler

Der Arbeitgeber haftet für die richtige Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer (§ 42d Abs. 1 Nr. 1 EStG). Bei fehlender Anmeldung kann die Haftung die Differenz zu Steuerklasse VI umfassen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind Gesamtschuldner.

Wer Anmeldung, Abruf und Abmeldung in der Lohnabrechnung nicht selbst pflegen möchte, kann sie mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung abgeben.