Lohnabrechnung erklärt Aufbau, Abzüge und Pflichtangaben

Pflicht zur Lohnabrechnung

Jeder Arbeitnehmer erhält bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform (§ 108 Abs. 1 GewO). Textform heißt: Papier ist nicht nötig, eine PDF-Datei oder ein Zugang zu einem Mitarbeiterportal genügen. Die Abrechnung muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts zeigen, also Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Abzüge, Abschläge und Vorschüsse.

Die Pflicht entfällt, wenn sich gegenüber der letzten Abrechnung nichts geändert hat (§ 108 Abs. 2 GewO). In der Praxis erstellen die meisten Lohnprogramme trotzdem jeden Monat eine Abrechnung, weil sich Steuer- und Sozialversicherungstage oder Jahressummen ohnehin ändern.

Was auf jeder Abrechnung stehen muss

Die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) legt fest, welche Angaben die Bescheinigung enthalten muss. Sie unterscheidet Stammdaten und die eigentlichen Entgeltbestandteile.

Dazu kommen alle Bezüge und Abzüge einzeln nach Art, jeweils mit der Angabe, ob sie laufend oder einmalig sind und ob sie das steuerpflichtige und das beitragspflichtige Entgelt berühren. Daraus ergeben sich die Summen, die jede Abrechnung zeigen muss.

Von Brutto zum Auszahlungsbetrag

Eine Lohnabrechnung folgt immer derselben Logik. Drei Bruttobeträge sind zu unterscheiden, weil nicht jeder Bestandteil gleich behandelt wird.

Vom Steuerbrutto werden Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer berechnet, vom Sozialversicherungsbrutto die Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Was nach diesen gesetzlichen Abzügen übrig bleibt, ist das Netto. Danach folgen noch persönliche Abzüge wie vermögenswirksame Leistungen, Vorschüsse oder eine Lohnpfändung. Erst das Ergebnis ist der Auszahlungsbetrag.

Der Arbeitgeber zahlt zusätzlich seinen Anteil von rund 740 Euro zur Sozialversicherung, dazu die Umlagen U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage sowie den Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Die Beitragssätze stehen als Werte 14,6 % Krankenversicherung, 2,9 % durchschnittlicher Zusatzbeitrag, 3,6 % Pflegeversicherung, 18,6 % Rentenversicherung und 2,6 % Arbeitslosenversicherung, jeweils hälftig geteilt. Den Kinderlosenzuschlag von 0,6 Prozentpunkten tragen Beschäftigte ab 23 Jahren allein. Wie hoch die Lohnsteuer ausfällt, hängt von der Steuerklasse ab, die das Finanzamt über ELStAM meldet.

Abkürzungen auf der Lohnabrechnung

Lohnprogramme verwenden viele Kürzel. Die folgenden finden sich auf fast jeder Abrechnung.

Lohn, Gehalt und Entgelt

Im Alltag werden die Begriffe unterschiedlich benutzt, rechtlich meinen sie dasselbe: das Arbeitsentgelt. Lohn bezeichnet traditionell eine Vergütung nach Stunden oder Leistung, wie im Handwerk oder in der Gastronomie. Gehalt ist ein fester Monatsbetrag, unabhängig von den geleisteten Stunden. Die Sozialversicherung spricht vom Arbeitsentgelt, das Steuerrecht vom Arbeitslohn. Für die Abrechnung macht es keinen Unterschied, beides läuft über dieselbe Lohnabrechnung.

Fristen für Arbeitgeber

Mit der Abrechnung sind zwei Zahlungen an Behörden verbunden. Beide haben feste Termine, die von der Auszahlung des Lohns unabhängig sind.

Kleinere Arbeitgeber dürfen die Lohnsteuer je nach Höhe vierteljährlich oder jährlich anmelden. Die Lohnunterlagen sind aufzubewahren, die Fristen erklärt der Beitrag zur digitalen Personalakte.

Fehler erkennen und korrigieren

Fehler entstehen meist bei Stammdaten oder Änderungen im Monat. Wer die Abrechnung mit einer kurzen Liste prüft, findet sie früh.

• Steuerklasse und Kinderfreibeträge mit den abgerufenen ELStAM vergleichen
• Beitragsgruppen und Krankenkasse prüfen, besonders bei Werkstudenten, Minijobbern und Rentnern
• Kennziffer für Kinder in der Pflegeversicherung mit dem Nachweis abgleichen
• Neue Zulagen, Zuschläge und Einmalzahlungen auf richtige Behandlung prüfen
• Steuer- und Sozialversicherungstage bei Ein- und Austritt kontrollieren
• Jahressummen mit der Beitragsbemessungsgrenze vergleichen

Ist eine Abrechnung falsch, wird sie im Lohnprogramm für den betroffenen Monat korrigiert. Das Programm rechnet zurück, berichtigt Meldungen und Beitragsnachweise und gleicht die Differenz in der nächsten Abrechnung aus. Wie die Beitragsbemessungsgrenze bei höheren Gehältern wirkt, steht in einem eigenen Beitrag.

Selbst erstellen oder abgeben

Ob sich die eigene Lohnabrechnung lohnt, hängt weniger von der Zahl der Beschäftigten ab als von der Vielfalt der Fälle: Minijobber, Werkstudenten, Zuschläge, Baulohn oder Rentner machen die Abrechnung anspruchsvoll.

Die laufende Abrechnung samt Meldungen und Bescheinigungen übernimmt auf Wunsch die Lohn- und Gehaltsabrechnung.