Digitale Personalakte Pflicht was ab 2027 elektronisch sein muss

Was ab 2027 gilt

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, welche Angaben Arbeitgeber für die Sozialversicherung festhalten müssen. Ein Teil davon, die sogenannten begleitenden Unterlagen, ist in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen (§ 8 Abs. 2 BVV). Die Pflicht besteht seit dem 1. Januar 2022. Wer sie noch nicht umsetzen konnte, durfte sich beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen, längstens bis zum 31. Dezember 2026 (§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV).

Viele Anbieter von Personalsoftware sprechen von einer Pflicht zur digitalen Personalakte. Das trifft nicht zu. Die Personalakte als Ganzes ist gesetzlich nicht geregelt, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse oder Abmahnungen dürfen weiter auf Papier liegen. Elektronisch sein müssen nur die Unterlagen, die für die Beiträge zur Sozialversicherung und deren Prüfung wichtig sind.

Welche Unterlagen elektronisch sein müssen

Die Verordnung zählt die Unterlagen einzeln auf. Für die meisten Betriebe sind die folgenden relevant, einige weitere betreffen nur Seefahrt, Entsendung oder Pflegezeiten.

Wer Arbeitszeiten von Minijobbern aufzeichnen muss, regelt das Mindestlohngesetz. Wann ein Statusfeststellungsverfahren sinnvoll ist, erklärt der Beitrag zur Statusfeststellung.

Entgeltunterlagen, Lohnkonto und Personalakte

Im Alltag verschwimmen drei Begriffe, die rechtlich getrennt sind. Für jede gelten eigene Regeln und Fristen.

Die meisten Angaben für Entgeltunterlagen und Lohnkonto entstehen ohnehin im Lohnprogramm, etwa Beitragsgruppen, beitragspflichtiges Entgelt und Meldungen. Elektronisch nachgezogen werden müssen vor allem die Dokumente, die von außen kommen: Erklärungen der Beschäftigten, Bescheinigungen und Nachweise.

In welcher Form die Unterlagen vorliegen müssen

Die Verordnung verlangt nur die elektronische Form. Sie schreibt weder ein Dateiformat noch eine bestimmte Software vor. Dokumente, die als Papier eingehen, scannen Sie ein und nehmen sie zu den Entgeltunterlagen. Bestehen die Unterlagen aus mehreren Teilen, verbinden Sie diese über ein betriebliches Ordnungsmerkmal, etwa die Personalnummer (§ 8 Abs. 1 BVV).

Soweit die Unterlagen nicht aus der Abrechnung kommen, sollen Behörden und Beschäftigte sie Ihnen gleich elektronisch zur Verfügung stellen (§ 8 Abs. 3 Satz 1 BVV). Bitten Sie neue Beschäftigte deshalb, Nachweise als Datei zu schicken.

• Bestand prüfen: welche Papierunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV liegen in Ordnern
• Ablage festlegen: ein Ordner oder Bereich je Beschäftigtem mit Personalnummer
• Eingang regeln: neue Erklärungen und Nachweise sofort scannen oder als Datei anfordern
• Eingangsdatum festhalten, wo die Verordnung es verlangt, etwa beim Befreiungsantrag im Minijob
• Zugriff beschränken: nur Personal- und Lohnverantwortliche
• Aufbewahrungsfristen hinterlegen und Löschung nach Ablauf planen

Wie lange aufbewahren

Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Die Frist hat also kein festes Ende, sondern verschiebt sich mit jeder Prüfung. Für das Lohnkonto gilt eine feste Frist bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung (§ 41 Abs. 1 EStG).

Welche Fristen für Rechnungen, Bücher und andere Unterlagen gelten, steht in den Aufbewahrungsfristen.

Betriebsprüfung und Bußgeld

Die Deutsche Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre, ob Arbeitgeber die Beiträge richtig berechnet und gemeldet haben (§ 28p SGB IV). Die Prüfung läuft zunehmend elektronisch: Das Lohnprogramm übermittelt die Abrechnungsdaten, die Prüfer fordern ergänzende Unterlagen an. Liegen die begleitenden Unterlagen elektronisch vor, lassen sie sich schnell übermitteln.

Was ein Lohnbüro übernimmt

Viele Unterlagen entstehen ohnehin bei der Lohnabrechnung: Meldungen, Rückmeldungen der Krankenkassen und Beitragsdaten. Werden auch die Erklärungen und Nachweise der Beschäftigten über einen digitalen Weg eingereicht, liegt alles an einem Ort. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung von dilohver nimmt Personalfragebögen online entgegen und legt die zugehörigen Nachweise elektronisch ab.

Datenschutz gilt dabei wie für jede Personalakte: Zugriff nur für Berechtigte, Löschung nach Ablauf der Fristen. Gibt es einen Betriebsrat, kann die Einführung eines elektronischen Ablagesystems mitbestimmungspflichtig sein.