Verpflegungsmehraufwand 2026 Sätze und steuerfreie Erstattung

Wann Verpflegungsmehraufwand anfällt

Die Verpflegungspauschalen setzen eine auswärtige berufliche Tätigkeit voraus: Der Beschäftigte arbeitet außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte. Typische Fälle sind Dienstreisen, Kundentermine, Montage und Baustellen sowie Berufe ohne erste Tätigkeitsstätte, etwa Außendienst oder Berufskraftfahrer.

Wo die erste Tätigkeitsstätte liegt, bestimmt in erster Linie der Arbeitgeber durch Zuordnung im Arbeitsvertrag oder per Weisung. Ohne Zuordnung entscheiden quantitative Kriterien, etwa ob der Beschäftigte dort arbeitstäglich oder an zwei vollen Tagen pro Woche tätig wird.

Die Verpflegungspauschalen für 2026

Die Verpflegungspauschalen sind gesetzlich festgelegt und gelten seit 2020 unverändert. Sie hängen nur von der Abwesenheitsdauer ab, nicht von den tatsächlichen Kosten.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Stellt der Arbeitgeber während der Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit, ob selbst oder über einen Dritten wie das Hotel, kürzen Sie die Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Die Kürzung richtet sich immer nach der Verpflegungspauschale für einen vollen Tag.

Die Kürzung ersetzt die Versteuerung der Mahlzeit. Ist die Mahlzeit üblich, also höchstens 60 Euro wert, und steht dem Beschäftigten eine Verpflegungspauschale zu, wird sie nicht als Sachbezug versteuert. Steht ihm keine Verpflegungspauschale zu, etwa bei einer Abwesenheit von nur sechs Stunden, setzen Sie die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert an: 2,37 € für ein Frühstück, 4,57 € für ein Mittag- oder Abendessen. Diesen Wert dürfen Sie mit 25 Prozent pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG).

Dreimonatsfrist

Arbeitet ein Beschäftigter längere Zeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, gilt die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Danach unterstellt das Gesetz, dass er sich auf die Verpflegungssituation eingestellt hat.

Die Frist gilt je Tätigkeitsstätte. Wechselt ein Monteur innerhalb der drei Monate auf eine andere Baustelle, beginnt dort eine neue Frist. Fahrtkosten und Übernachtungskosten dürfen auch nach drei Monaten weiter steuerfrei erstattet werden.

Mehr erstatten: Pauschalversteuerung mit 25 Prozent

Zahlt der Arbeitgeber mehr als den Pauschbetrag, etwa ein tarifliches Tagegeld, ist der Mehrbetrag Arbeitslohn. Bis zur Höhe des Pauschbetrags können Sie ihn mit 25 Prozent pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Der pauschal versteuerte Teil bleibt beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Übernachtung und Fahrtkosten

Neben der Verpflegung darf der Arbeitgeber weitere Reisekosten steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Übernachtungskosten erstatten Sie in Höhe der Rechnung, ohne Frühstück. Ohne Beleg darf der Arbeitgeber für eine Übernachtung im Inland pauschal 20 Euro steuerfrei zahlen. Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, können eine Übernachtungspauschale von 9 Euro je Tag ansetzen (§ 9 Abs. 1 Nr. 5b EStG).

Fahrtkosten mit dem eigenen Auto erstatten Sie mit 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, ohne Einzelnachweis. Fährt der Beschäftigte mit dem Dienstwagen, gibt es keine Kilometerpauschale, die Kosten trägt ohnehin der Arbeitgeber.

• Reisezweck, Ort, Beginn und Ende je Tag dokumentieren
• Gestellte Mahlzeiten vermerken, auch das Frühstück im Hotel
• Dreimonatsfrist je Tätigkeitsstätte überwachen
• Belege für Übernachtung und öffentliche Verkehrsmittel zum Lohnkonto nehmen
• Steuerfreie Erstattungen in der Lohnsteuerbescheinigung angeben

Auslöse und Montage am Bau

Im Baugewerbe zahlen viele Betriebe eine tarifliche Auslöse für Arbeit auf weit entfernten Baustellen. Steuerlich gelten dafür dieselben Regeln: Steuerfrei ist die Auslöse nur bis zur Höhe des Pauschbetragsn und der Übernachtungskosten, und nur in den ersten drei Monaten an derselben Baustelle. Was darüber hinausgeht, ist Arbeitslohn und kann bis zur Höhe des Pauschbetrags pauschal versteuert werden. Für Einsätze im Ausland gelten zusätzlich die Regeln zur Entsendung.

Die Abrechnung von Reisekosten, Kürzungen und Pauschalversteuerung übernimmt auf Wunsch die Lohn- und Gehaltsabrechnung.