Branche · Arztpraxis

Lohn und Buchhaltung für die Arztpraxis.

dilohver übernimmt die Abrechnung für Praxen und medizinische Dienste auf beiden Achsen: die Lohnabrechnung für das Praxisteam mit Eingruppierung, Versorgungswerk und Mutterschutz und die laufende Finanzbuchhaltung mit der Trennung befreiter und steuerpflichtiger Leistungen. Als mitwirkende Stelle sind wir dabei selbst zur Verschwiegenheit verpflichtet.

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Branchenwissen

Was in der Praxis anders ist.

Die Eingruppierung läuft nicht nebenher mit

Bei medizinischen Fachangestellten entscheiden Tätigkeitsgruppe und Berufsjahre über das Gehalt. Jede abgeschlossene Fortbildung kann einen Gruppenwechsel auslösen, jedes weitere Berufsjahr einen Stufensprung. Wer das nicht nachhält, zahlt zu wenig — und merkt es erst, wenn jemand nachrechnet.

Eine angestellte Ärztin hat eine Frist im Rücken

Wer in einem berufsständischen Versorgungswerk pflichtversichert ist, kann sich von der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Die Befreiung gilt aber nur für das Beschäftigungsverhältnis, für das sie erteilt wurde, und wirkt nur bei fristgerechtem Antrag zurück. Beim Arbeitgeberwechsel muss sie neu beantragt werden.

Nicht jede Leistung ist umsatzsteuerfrei

Heilbehandlungen mit therapeutischem Ziel sind befreit, Gutachten ohne Behandlungszusammenhang, rein ästhetische Eingriffe und der Verkauf von Produkten nicht. Maßgeblich ist die einzelne Leistung, nicht die Approbation. Wer alles pauschal als steuerfrei bucht, hat in der Prüfung ein Problem.

Schwangerschaft führt in der Praxis fast immer zu Einschränkungen

Blutentnahmen, Impfen und der Umgang mit Biostoffen sind für Schwangere regelmäßig unzulässig. Lässt sich die Tätigkeit nicht umgestalten, muss die Praxis ein Beschäftigungsverbot aussprechen und weiterzahlen. Erstattet wird das nur, wenn die Abrechnung richtig gekennzeichnet und der Antrag gestellt ist.

Kein Büro um die Ecke, aber ein Name am Telefon

Wir arbeiten digital, und das heißt nicht anonym. Jeder Betrieb hat bei uns eine feste Ansprechpartnerin mit eigener Durchwahl — dieselbe Person im Januar wie im Oktober. Sie kennt Ihre Tarifbindung, Ihre Zuschlagsmodelle und die Eigenheiten Ihrer Abrechnung.

Unterlagen laufen über eine gesicherte Cloud, Auswertungen stehen jederzeit bereit, Ihre Mitarbeitenden erreichen ihre Abrechnungen über einen eigenen Zugang. Für ein Gespräch vor Ort sind wir im Großraum München schnell da — gebraucht wird es selten, angeboten wird es immer.

Und was ist mit meinem Steuerberater?

Der bleibt. Wir übernehmen die laufende Lohn- und Finanzbuchhaltung und liefern die Daten so, wie Ihre Kanzlei sie für den Jahresabschluss braucht. Steuerberatung erbringen wir nicht — dafür ist Ihr Steuerberater da. Die Aufgabenteilung ist eingespielt und in der Regel für beide Seiten die entlastendere Lösung.

Unsere Leistungen üm Überblick:

Leistung · Lohnabrechnung

Lohnabrechnung für das Praxisteam

Ein Praxisteam besteht typischerweise aus wenigen Vollzeitkräften, mehreren Teilzeit- und Minijobkräften, einer Auszubildenden und manchmal einer angestellten Ärztin. Jede dieser Rollen folgt eigenen Regeln.

Bei den medizinischen Fachangestellten entscheidet die Eingruppierung nach Tätigkeitsgruppe und Berufsjahren über das Gehalt — und sie ist keine Einmalentscheidung: Jede abgeschlossene Fortbildung und jedes zusätzliche Berufsjahr kann einen Sprung auslösen, der nachgehalten werden muss.

Wir führen die laufende Abrechnung für alle Rollen in einem Lauf, pflegen die Eingruppierung und übernehmen das Meldewesen einschließlich der Erstattungsanträge.

Laufende Abrechnung für Fachangestellte, angestellte Ärztinnen, Teilzeitkräfte, Minijob und Azubis
Eingruppierung nach Tätigkeitsgruppe und Berufsjahren pflegen und Stufensprünge nachhalten
Befreiung zugunsten des Versorgungswerks überwachen, einschließlich der Frist beim Arbeitgeberwechsel
Mutterschutz mit Beschäftigungsverbot, Lohnfortzahlung und dem zugehörigen Erstattungsantrag
Erstattungsanträge bei Krankheit und Mutterschaft stellen und nachverfolgen
Digitaler Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft zum jährlichen Stichtag

Leistung · Buchhaltung

Buchhaltung zwischen befreit und steuerpflichtig

In der Praxis läuft nicht jede Leistung gleich. Heilbehandlungen mit therapeutischem Ziel sind von der Umsatzsteuer befreit, Gutachten ohne Behandlungszusammenhang, rein ästhetische Eingriffe und der Verkauf von Produkten sind es nicht.

Maßgeblich ist nicht die Approbation, sondern die einzelne Leistung. Wer alles undifferenziert als steuerfrei bucht, hält der Prüfung nicht stand — und sobald steuerpflichtige Umsätze dazukommen, muss auch die Vorsteuer aufgeteilt werden.

Wir buchen leistungsgenau auf getrennte Erlöskonten, führen die Aufteilung nach einem dokumentierten Schlüssel und liefern Ihrem Steuerberater eine belastbare Grundlage.

Laufende Abrechnung für Fachangestellte, angestellte Ärztinnen, Teilzeitkräfte, Minijob und Azubis
Eingruppierung nach Tätigkeitsgruppe und Berufsjahren pflegen und Stufensprünge nachhalten
Befreiung zugunsten des Versorgungswerks überwachen, einschließlich der Frist beim Arbeitgeberwechsel
Mutterschutz mit Beschäftigungsverbot, Lohnfortzahlung und dem zugehörigen Erstattungsantrag
Erstattungsanträge bei Krankheit und Mutterschaft stellen und nachverfolgen
Digitaler Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft zum jährlichen Stichtag

Im Detail

Praxisalltag im Einzelnen.

Eingruppierung der medizinischen Fachangestellten

Der Branchentarifvertrag staffelt die Gehälter über mehrere Tätigkeitsgruppen und eine Reihe von Berufsjahrstufen. Die Zuordnung richtet sich nach der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit und nach nachgewiesenen Fortbildungen, nicht nach der Berufsbezeichnung. Der Tarifvertrag ist nicht allgemeinverbindlich — er bindet nur Mitglieder des Arbeitgeberverbands oder Praxen, die ihn im Arbeitsvertrag in Bezug nehmen. Ob und wie er für Ihre Praxis gilt, muss deshalb einmal sauber geklärt und dann in jeder Abrechnung berücksichtigt werden. Die Laufzeiten sind befristet, sodass Tabellen in festen Abständen nachgezogen werden.

Versorgungswerk statt gesetzlicher Rente

Angestellte Ärztinnen und Ärzte sind Pflichtmitglied im berufsständischen Versorgungswerk und können sich auf Antrag von der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Die Befreiung ist auf das konkrete Beschäftigungsverhältnis beschränkt: Beim Arbeitgeberwechsel endet sie und muss neu beantragt werden. Sie wirkt nur dann auf den ersten Arbeitstag zurück, wenn der Antrag innerhalb der gesetzlichen Frist gestellt wird — sonst entstehen für die Zwischenzeit Beiträge an zwei Stellen. Bis die Entscheidung vorliegt, muss die Zuordnung in der Abrechnung offen geführt und danach korrigiert werden.

Mutterschutz und das betriebliche Beschäftigungsverbot

In der Praxis führt die mutterschutzrechtliche Gefährdungsbeurteilung fast zwangsläufig zu Einschränkungen, weil Blutentnahmen, Impfungen und der Umgang mit Biostoffen für Schwangere regelmäßig unzulässige Tätigkeiten sind. Lassen sich die Tätigkeiten nicht umgestalten und steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, muss die Praxis ein betriebliches Beschäftigungsverbot aussprechen und den Lohn weiterzahlen — volle Vergütung ohne Arbeitsleistung. Erstattet wird das über das Ausgleichsverfahren für Mutterschaftsaufwendungen, das unabhängig von der Betriebsgröße für alle Arbeitgeber gilt. Voraussetzung ist, dass die Abrechnung korrekt gekennzeichnet und der Antrag gestellt wird.

Erstattungen bei Krankheit und Mutterschaft

Kleine Betriebe nehmen am Ausgleichsverfahren für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall teil und bekommen einen Teil der fortgezahlten Vergütung erstattet. Die Teilnahme entsteht kraft Gesetzes; ein Bescheid der Krankenkasse ist dafür nicht nötig. Die Zählweise ist der Stolperstein: Teilzeitkräfte werden nach Arbeitszeit gewichtet gezählt, Auszubildende bleiben außen vor, und die Prüfung erfolgt jahresbezogen. Für eine Praxis mit überwiegend weiblichem Team ist das Verfahren für Mutterschaftsaufwendungen zusätzlich ein laufend relevanter Erstattungsstrom — und beides läuft nur, wenn jemand die Anträge stellt.

Wo die Umsatzsteuerbefreiung endet

Befreit sind Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin — entscheidend ist das therapeutische Ziel der einzelnen Leistung, nicht die Approbation der behandelnden Person. Nicht befreit sind unter anderem Gutachten und Atteste ohne Behandlungszusammenhang, rein ästhetische Eingriffe ohne therapeutisches Ziel, Vorträge und Publikationen, die Vermietung von Räumen und Personal an Kollegen sowie der Verkauf von Produkten. Sobald solche Umsätze dazukommen, muss jede Eingangsrechnung zugeordnet werden: voll abziehbar, gar nicht abziehbar oder aufzuteilen. Die direkte Zuordnung geht dabei der Schlüsselung vor, und der gewählte Schlüssel muss über Jahre konsistent dokumentiert sein.

Verschwiegenheit bei ausgelagerter Buchhaltung

Ärztinnen und Ärzte unterliegen der strafbewehrten Schweigepflicht. Seit der Neuregelung dürfen sie Geheimnisse gegenüber mitwirkenden Personen offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist — externe Buchhaltung und Lohnbüro sind damit zulässig. Das ist aber an Bedingungen geknüpft: sorgfältige Auswahl des Dienstleisters und dessen ausdrückliche Verpflichtung zur Geheimhaltung. Die mitwirkende Person wird dadurch selbst strafbewehrt, und der Arzt bleibt strafbar, wenn er die Sorgfaltspflicht verletzt. Unabhängig davon kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach der Datenschutz-Grundverordnung dazu. In der Lohnabrechnung fallen kaum Patientendaten an; relevant wird es bei Privatliquidation und Mahnvorgängen.

Warum Praxen ihre Abrechnung abgeben

In der Praxis macht die Abrechnung meist die erste Kraft oder die Praxismanagerin — neben Terminvergabe, Abrechnung gegenüber der Kassenärztlichen Vereinigung und allem, was zwischendurch dazwischenkommt.

Das hält, bis mehrere Dinge zusammenfallen: eine Mitarbeiterin wird schwanger und darf einen Teil ihrer Tätigkeiten nicht mehr ausüben, eine angestellte Ärztin kommt neu dazu und braucht innerhalb einer Frist einen Antrag, der sonst Beiträge an zwei Stellen auslöst. Beides sind Vorgänge, die in einer Praxis alle paar Jahre einmal vorkommen — und genau deshalb Zeit kosten.

dilohver arbeitet digital, aber nicht anonym. Sie bekommen eine feste Ansprechperson, die Ihr Team kennt und weiß, warum Ihre Zahlen aussehen, wie sie aussehen. Rückfragen gehen an einen Menschen und nicht in eine Warteschlange.

Was daraus entsteht, ist unspektakulärer als ein Dashboard und im Alltag mehr wert: eine Abrechnung, die läuft, während Sie behandeln.

In 3 Schritten

So beginnt die Zusammenarbeit.

Erstgespräch

Wir sprechen über Ihren Betrieb, Ihre Beschäftigtenstruktur und den Umfang, den Sie abgeben möchten. Unverbindlich und ohne Vorbereitung.

Angebot

Sie erhalten ein Angebot mit dem Leistungsumfang, dem Preis- und Leistungsverzeichnis und den Unterlagen für den Start.

Übernahme

Wir übernehmen die Daten aus Ihrer bisherigen Abrechnung und stellen Ihnen Ihren festen Ansprechpartner vor.

Klarheit vorab

Fragen, die vorher kommen.

Darf eine externe Buchhaltung überhaupt Patientendaten sehen?

Unter Bedingungen ja. Die Schweigepflicht erlaubt es ausdrücklich, Geheimnisse gegenüber mitwirkenden Personen zu offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist — der Dienstleister muss sorgfältig ausgewählt und ausdrücklich zur Geheimhaltung verpflichtet werden und ist dann selbst strafbewehrt. Dazu kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag. In der Lohnabrechnung fallen ohnehin kaum Patientendaten an; wir sagen Ihnen vorab genau, welche Daten wir sehen und welche nicht.

Wir haben schon einen Steuerberater. Was macht dilohver dann?

Die laufende Arbeit davor. dilohver übernimmt die monatliche Lohnabrechnung mit allen Meldungen und Erstattungsanträgen sowie die laufende Finanzbuchhaltung mit Kontierung und Belegerfassung. Jahresabschluss, Umsatzsteuer-Voranmeldung und jede steuerliche Beurteilung bleiben bei Ihrem Steuerberater, der von uns einen abgestimmten Datenbestand bekommt. Sie zahlen deshalb nicht doppelt, sondern verlagern die wiederkehrende Arbeit.

Kundenstimmen

Was unsere Kunden sagen.

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Mehr als Buchhaltung

Sie überlegen, Ihre Lohnabrechnung abzugeben?

Wir schauen uns Ihren Betrieb an und sagen Ihnen, was die Übernahme konkret bedeutet. Unverbindlich.

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