Branche · Hotel

Lohnabrechnung und Buchhaltung für das Hotel.

dilohver übernimmt die Lohnabrechnung für Hotels und die Finanzbuchhaltung dazu, für das familiengeführte Haus ebenso wie für den Betrieb mit Restaurant und Tagungsbereich. Im Mittelpunkt stehen die Aufteilung der Beherbergung nach Steuersätzen, die Personalunterkunft für Saisonkräfte und die Abrechnung mit den Buchungsportalen.

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Branchenwissen

Was im Hotel anders ist.

Auf einer Rechnung stehen mehrere Steuersätze

Die Übernachtung ist ermäßigt besteuert, Getränke und viele Nebenleistungen nicht. Wer ein Paket mit Frühstück, Parkplatz oder Wellness zu einem Preis verkauft, muss den Preis aufteilen. Ein Fehler wiederholt sich mit jeder Buchung.

Das Personal wohnt oft im Haus

In Ferienregionen stellen Hotels Saisonkräften Zimmer und Verpflegung. Beides ist geldwerter Vorteil und gehört in die Lohnabrechnung, auch wenn kein Euro fließt. Maßgeblich ist, ob es sich um eine Unterkunft oder eine Wohnung handelt.

Das Hotel kassiert für die Gemeinde

Kurbeitrag oder Übernachtungsteuer erhebt das Hotel für die Gemeinde und führt sie ab. Wie diese Beträge in der Buchhaltung und in der Umsatzsteuer zu behandeln sind, hängt von der jeweiligen Satzung ab. Einheitlich ist das nicht.

Die Buchung kommt über das Portal

Ein großer Teil der Zimmer wird über Buchungsportale verkauft, die ihre Provision oft aus einem anderen EU-Staat berechnen. Für diese Provision schuldet das Hotel die Umsatzsteuer, nicht das Portal. Dazu kommen Auszahlungen, die mit Erlös, Provision und Stornos abgestimmt werden müssen.

Kein Büro um die Ecke, aber ein Name am Telefon

Wir arbeiten digital, und das heißt nicht anonym. Jeder Betrieb hat bei uns eine feste Ansprechpartnerin mit eigener Durchwahl — dieselbe Person im Januar wie im Oktober. Sie kennt Ihre Tarifbindung, Ihre Zuschlagsmodelle und die Eigenheiten Ihrer Abrechnung.

Unterlagen laufen über eine gesicherte Cloud, Auswertungen stehen jederzeit bereit, Ihre Mitarbeitenden erreichen ihre Abrechnungen über einen eigenen Zugang. Für ein Gespräch vor Ort sind wir im Großraum München schnell da — gebraucht wird es selten, angeboten wird es immer.

Und was ist mit meinem Steuerberater?

Der bleibt. Wir übernehmen die laufende Lohn- und Finanzbuchhaltung und liefern die Daten so, wie Ihre Kanzlei sie für den Jahresabschluss braucht. Steuerberatung erbringen wir nicht — dafür ist Ihr Steuerberater da. Die Aufgabenteilung ist eingespielt und in der Regel für beide Seiten die entlastendere Lösung.

Unsere Leistungen üm Überblick:

Leistung · Lohnabrechnung

Lohnabrechnung für Empfang, Etage und Küche

Ein Hotel ist nie geschlossen. Empfang und Nachtdienst, Housekeeping, Küche und Service arbeiten in Schichten, und fast jede Abrechnung enthält Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, die nur mit Einzelnachweis steuerfrei bleiben.

In Ferienregionen kommt die Saison dazu: Kräfte von außerhalb wohnen im Haus und essen im Betrieb. Unterkunft und Verpflegung sind dann Teil des Arbeitslohns und werden mit amtlich festgesetzten Werten angesetzt, soweit die Beschäftigten nichts zuzahlen.

Wir führen die Abrechnung für Stammpersonal, Saisonkräfte, Auszubildende und Aushilfen in einem Lauf, übernehmen die Sofortmeldung und das Meldewesen und ordnen jeden Lohnbestandteil richtig ein.

Schichtzuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit mit Einzelnachweis
Unterkunft und Verpflegung der Beschäftigten als Sachbezug je Person und Monat
Sofortmeldung jeder Neueinstellung vor der ersten Schicht
Saisonkräfte, Aushilfen und Auszubildende in einem Lauf
Trinkgelder von Gästen getrennt von Service- oder Umsatzbeteiligungen führen
Eingruppierung nach dem Tarifvertrag des jeweiligen Bundeslandes

Leistung · Buchhaltung

Buchhaltung, die das Zimmer vom Frühstück trennt

Die Übernachtung ist ermäßigt besteuert, aber nicht alles, was auf der Hotelrechnung steht. Getränke, Parkplatz, Wellness oder Tagungstechnik folgen eigenen Sätzen, und das Gesetz verlangt, einen Paketpreis nach Leistungen aufzuteilen.

Dazu kommen Kurbeitrag oder Übernachtungsteuer, die das Hotel für die Gemeinde erhebt, und die Buchungsportale, die ihre Provision aus dem Ausland berechnen. Für diese Provisionen schuldet oft das Hotel selbst die Umsatzsteuer.

Wir übernehmen die laufende Buchführung, buchen die Erlöse getrennt nach Steuersätzen und stimmen Portalabrechnungen, Zahlungseingänge und Gemeindeabgaben Monat für Monat ab.

Schichtzuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit mit Einzelnachweis
Unterkunft und Verpflegung der Beschäftigten als Sachbezug je Person und Monat
Sofortmeldung jeder Neueinstellung vor der ersten Schicht
Saisonkräfte, Aushilfen und Auszubildende in einem Lauf
Trinkgelder von Gästen getrennt von Service- oder Umsatzbeteiligungen führen
Eingruppierung nach dem Tarifvertrag des jeweiligen Bundeslandes

Im Detail

Zimmer und Personal im Einzelnen.

Übernachtung, Frühstück und Nebenleistungen aufteilen

Ermäßigt besteuert ist nur, was unmittelbar der Vermietung des Zimmers dient. Speisen sind als Verpflegungsdienstleistung ebenfalls ermäßigt, Getränke dagegen nicht. Parkplatz, Wellness, Internetzugang oder Tagungstechnik unterliegen in der Regel dem Regelsatz. Wird ein Paket zu einem Gesamtpreis verkauft, ist der Preis nach den einzelnen Leistungen aufzuteilen. Das Kassen- oder Hotelsystem muss diese Aufteilung bei jeder Buchung abbilden — sonst stimmt die Voranmeldung nicht, und der Fehler vervielfacht sich über das Jahr.

Personalunterkunft und Verpflegung als Arbeitslohn

Stellt das Hotel Beschäftigten eine Unterkunft oder Mahlzeiten unentgeltlich oder verbilligt, ist das Sachbezug und damit steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Für Unterkunft und Verpflegung gelten amtlich festgesetzte Werte, die jährlich angepasst werden; für eine abgeschlossene Wohnung dagegen der ortsübliche Mietpreis. Die Einordnung hängt an Details: Belegung mit mehreren Personen, Aufnahme in den Haushalt, Alter der Beschäftigten. Zahlt die Beschäftigte oder der Beschäftigte etwas zu, mindert das den Vorteil. Für die Abrechnung heißt das: je Person und Monat festhalten, was gestellt und was bezahlt wurde.

Kurbeitrag und Übernachtungsteuer

Viele Gemeinden erheben einen Kurbeitrag oder eine Übernachtungsteuer und verpflichten die Hotels, ihn einzuziehen und abzuführen. Die Regeln stehen in der jeweiligen Satzung: wer zahlt, wer befreit ist, wann gemeldet wird. Für die Buchhaltung entscheidet die Satzung auch, ob der Betrag ein durchlaufender Posten ist, der im Namen der Gemeinde vereinnahmt wird, oder ob das Hotel selbst Schuldner ist. Davon hängt ab, ob der Betrag zum Entgelt gehört. Wer an mehreren Orten Häuser betreibt, hat es mit mehreren Satzungen zu tun.

Provisionen der Buchungsportale

Buchungsportale mit Sitz in einem anderen EU-Staat stellen ihre Provision ohne deutsche Umsatzsteuer in Rechnung. Die Steuer schuldet dann das Hotel als Leistungsempfänger und kann sie zugleich als Vorsteuer abziehen, wenn die Voraussetzungen vorliegen. Wird das übersehen, fehlt die Steuer in der Voranmeldung. Zieht das Portal auch die Zahlung des Gastes ein, kommt die Auszahlung netto an. Der Erlös ist trotzdem brutto zu erfassen, die Provision getrennt als Aufwand. Stornos und Rückbuchungen gehören in denselben Abgleich.

Tarifverträge im Gastgewerbe

Im Gastgewerbe verhandeln die Tarifparteien auf Landesebene, meist getrennt nach Manteltarifvertrag und Entgelttarifvertrag. In mehreren Ländern ist der Manteltarifvertrag für allgemeinverbindlich erklärt und gilt damit auch ohne Verbandsmitgliedschaft — mit Regeln zu Arbeitszeit, Zuschlägen und Urlaub. Ob auch die Entgelte verbindlich sind, unterscheidet sich von Land zu Land und ändert sich mit jeder Tarifrunde. Für die Abrechnung heißt das: für jedes Haus prüfen, welcher Vertrag gilt, und die Eingruppierung nach der tatsächlichen Tätigkeit festhalten.

Dienste am Wochenende und in der Nacht

Nachtportier, Frühstücksdienst ab dem frühen Morgen, Bankett am Samstag: Im Hotel fallen Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit laufend an. Steuerfrei sind sie nur für tatsächlich geleistete Stunden zu den begünstigten Zeiten und nur bis zu bestimmten Sätzen. In der Sozialversicherung gilt beim Grundlohn eine niedrigere Grenze als bei der Steuer. Liegt der Stundenlohn dazwischen, ist derselbe Zuschlag steuerfrei, aber beitragspflichtig. Dafür braucht die Abrechnung die Uhrzeit jeder Stunde aus dem Dienstplan. Steuerfreie Zuschläge im Überblick

Warum Hotels ihre Buchhaltung abgeben

Im Hotel liegt die Verwaltung meist bei der Inhaberfamilie oder der Direktion, neben Gästen, Personal und Reservierung. Solange die Belegung stimmt, läuft sie nebenher.

Das fällt auf, wenn zur Saison mehrere neue Kräfte anreisen, jede mit Zimmer und Verpflegung, und alle vor der ersten Schicht gemeldet sein müssen. Oder wenn ein Pauschalangebot mit Frühstück, Parkplatz und Wellness verkauft wird und niemand weiß, welcher Anteil welchem Steuersatz folgt. Oder wenn die Abrechnung des Buchungsportals nicht zum Bankeingang passt.

dilohver arbeitet digital, aber nicht anonym. Sie bekommen eine feste Ansprechperson, die Ihr Haus, Ihre Saison und Ihre Vertriebswege kennt. Rückfragen gehen an einen Menschen und nicht in eine Warteschlange.

In 3 Schritten

So beginnt die Zusammenarbeit.

Erstgespräch

Wir sprechen über Ihren Betrieb, Ihre Beschäftigtenstruktur und den Umfang, den Sie abgeben möchten. Unverbindlich und ohne Vorbereitung.

Angebot

Sie erhalten ein Angebot mit dem Leistungsumfang, dem Preis- und Leistungsverzeichnis und den Unterlagen für den Start.

Übernahme

Wir übernehmen die Daten aus Ihrer bisherigen Abrechnung und stellen Ihnen Ihren festen Ansprechpartner vor.

Klarheit vorab

Fragen, die vorher kommen.

Wie behandeln wir das Zimmer, das wir einer Saisonkraft stellen?

Stellt das Hotel eine Unterkunft unentgeltlich oder verbilligt, ist der Vorteil steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Angesetzt wird für eine Unterkunft ein amtlich festgesetzter Wert, der sich unter anderem nach der Belegung und dem Alter der Beschäftigten richtet; für eine abgeschlossene Wohnung gilt der ortsübliche Mietpreis. Zahlt die Beschäftigte oder der Beschäftigte eine Miete, wird sie angerechnet. Wir nehmen das je Person in die monatliche Abrechnung auf.

Welcher Steuersatz gilt für ein Arrangement mit Übernachtung, Frühstück und Parkplatz?

Das Arrangement ist aufzuteilen. Die Übernachtung und die Speisen des Frühstücks sind ermäßigt besteuert, Getränke und der Parkplatz unterliegen dem Regelsatz. Der Gesamtpreis wird auf diese Bestandteile verteilt, und die Rechnung weist die Steuer je Satz aus. Wir buchen die Erlöse nach dieser Aufteilung und prüfen, ob Ihr Hotelsystem sie richtig liefert.

Kundenstimmen

Was unsere Kunden sagen.

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Wir schauen uns Ihren Betrieb an und sagen Ihnen, was die Übernahme konkret bedeutet. Unverbindlich.

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