Branche · Agenturen und IT

Lohnabrechnung und Buchhaltung für Agenturen und IT.

dilohver übernimmt die Lohnabrechnung für Agenturen und IT-Dienstleister und die Finanzbuchhaltung dazu, von der Werbe- und Digitalagentur bis zum Softwarehaus. Im Mittelpunkt stehen die Abgrenzung freier Mitarbeit, die Künstlersozialabgabe auf Honorare und Projekte, die über den Jahreswechsel laufen.

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Branchenwissen

Was in Agenturen und IT anders ist.

Nicht jeder Freelancer ist selbstständig

Wer über Monate im selben Team arbeitet, die Tools des Hauses nutzt und Aufgaben zugewiesen bekommt, kann sozialversicherungsrechtlich beschäftigt sein — gleich, was im Vertrag steht. Stellt eine Prüfung das fest, werden Beiträge rückwirkend fällig, und zwar beim Auftraggeber.

Auf Honorare an Kreative fällt eine Abgabe an

Agenturen, die Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit für Dritte machen, zahlen auf Honorare an selbstständige Designer, Texterinnen oder Fotografen die Künstlersozialabgabe. Das gilt auch dann, wenn die Kreativen selbst nicht über die Künstlersozialkasse versichert sind.

Umsatz entsteht nicht mit der Rechnung

Projekte laufen über Wochen und Monate, oft über den Jahreswechsel. Was zum Stichtag erbracht, aber noch nicht abgenommen ist, gehört als unfertige Leistung in die Bilanz, nicht in die Erlöse. Wer das übersieht, verschiebt Gewinn zwischen zwei Jahren.

Kunden sitzen oft im Ausland

Für Leistungen an Unternehmer im Ausland entsteht in der Regel keine deutsche Umsatzsteuer. Bei Privatkunden, bei digitalen Leistungen und bei Kunden außerhalb der EU gelten aber unterschiedliche Regeln. Die Rechnung muss je Kunde der richtigen folgen.

Kein Büro um die Ecke, aber ein Name am Telefon

Wir arbeiten digital, und das heißt nicht anonym. Jeder Betrieb hat bei uns eine feste Ansprechpartnerin mit eigener Durchwahl — dieselbe Person im Januar wie im Oktober. Sie kennt Ihre Tarifbindung, Ihre Zuschlagsmodelle und die Eigenheiten Ihrer Abrechnung.

Unterlagen laufen über eine gesicherte Cloud, Auswertungen stehen jederzeit bereit, Ihre Mitarbeitenden erreichen ihre Abrechnungen über einen eigenen Zugang. Für ein Gespräch vor Ort sind wir im Großraum München schnell da — gebraucht wird es selten, angeboten wird es immer.

Und was ist mit meinem Steuerberater?

Der bleibt. Wir übernehmen die laufende Lohn- und Finanzbuchhaltung und liefern die Daten so, wie Ihre Kanzlei sie für den Jahresabschluss braucht. Steuerberatung erbringen wir nicht — dafür ist Ihr Steuerberater da. Die Aufgabenteilung ist eingespielt und in der Regel für beide Seiten die entlastendere Lösung.

Unsere Leistungen üm Überblick:

Leistung · Lohnabrechnung

Lohnabrechnung für Teams im Projektgeschäft

In Agenturen und IT-Unternehmen arbeiten Festangestellte, Werkstudierende und Freelancer oft am selben Projekt. Für die Lohnabrechnung zählt, wer tatsächlich beschäftigt ist — und das entscheidet sich nicht am Vertragstitel, sondern an Weisung und Eingliederung.

Dazu kommen Werkstudierende mit eigenen Grenzen in der Vorlesungszeit, Homeoffice und mobiles Arbeiten, Dienstrad oder Dienstwagen und Zusatzleistungen, mit denen um Fachkräfte geworben wird. Jede davon hat eigene steuerliche Regeln.

Wir führen die Abrechnung für alle Beschäftigungsformen in einem Lauf, ordnen Zusatzleistungen richtig ein und halten die Unterlagen bereit, die in einer Betriebsprüfung zur freien Mitarbeit gefragt werden.

Laufende Abrechnung für Festangestellte, Teilzeit, Minijob und Werkstudierende in einem Lauf
Unterlagen zur Abgrenzung freier Mitarbeit für die Betriebsprüfung bereithalten
Wochenstunden und Immatrikulation der Werkstudierenden je Semester überwachen
Dienstrad, Dienstwagen und Jobticket im Lohnkonto richtig einordnen
Zusatzleistungen wie Zuschüsse oder Gutscheine steuerlich prüfen und abrechnen
Homeoffice und mobiles Arbeiten in der Abrechnung berücksichtigen

Leistung · Buchhaltung

Buchhaltung, die in Projekten denkt

Eine Agentur verdient ihr Geld in Projekten, nicht in Monaten. Ob ein Auftrag trägt, zeigt sich erst, wenn Stunden, Fremdleistungen und Honorare je Projekt zugeordnet sind — und am Jahresende muss feststehen, was schon abgerechnet ist und was noch als unfertige Leistung im Bestand steht.

Dazu kommen Kunden im Ausland, bei denen der Ort der Leistung über die Umsatzsteuer entscheidet, Honorare an Kreative, auf die Künstlersozialabgabe anfällt, und Softwarelizenzen und Cloud-Dienste aus dem Ausland.

Wir übernehmen die laufende Buchführung, führen Projekte als Kostenträger und bereiten die Meldung an die Künstlersozialkasse aus den gebuchten Honoraren vor.

Laufende Abrechnung für Festangestellte, Teilzeit, Minijob und Werkstudierende in einem Lauf
Unterlagen zur Abgrenzung freier Mitarbeit für die Betriebsprüfung bereithalten
Wochenstunden und Immatrikulation der Werkstudierenden je Semester überwachen
Dienstrad, Dienstwagen und Jobticket im Lohnkonto richtig einordnen
Zusatzleistungen wie Zuschüsse oder Gutscheine steuerlich prüfen und abrechnen
Homeoffice und mobiles Arbeiten in der Abrechnung berücksichtigen

Im Detail

Projekte und Personal im Einzelnen.

Freie Mitarbeit oder Beschäftigung

Ob jemand selbstständig arbeitet oder beschäftigt ist, entscheidet das Gesamtbild: Weisungen zu Zeit, Ort und Art der Arbeit, Eingliederung in die Abläufe, eigenes unternehmerisches Risiko. In Agenturen und IT-Projekten verschwimmt das schnell, wenn Freelancer über lange Zeit wie Teammitglieder arbeiten. Klarheit schafft das Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung, das auch schon vor Beginn einer Tätigkeit beantragt werden kann. Wird es innerhalb eines Monats nach Beginn beantragt, kann die Versicherungspflicht unter bestimmten Voraussetzungen erst mit der Entscheidung einsetzen. Wie ein einzelnes Vertragsverhältnis einzuordnen ist, bleibt eine Frage des Einzelfalls. Statusfeststellung erklärt

Künstlersozialabgabe auf Honorare

Abgabepflichtig sind Unternehmen, die Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit für Dritte betreiben, und daneben alle, die regelmäßig selbstständige Kreative für eigene Zwecke beauftragen. Bemessungsgrundlage sind die Entgelte an selbstständige Künstler und Publizisten, auch an solche ohne eigene Versicherung in der Künstlersozialkasse. Die Summe ist nach Ablauf des Jahres bis Ende März an die Künstlersozialkasse zu melden, dazu kommen monatliche Vorauszahlungen. Der Satz wird jedes Jahr neu festgelegt. Für die Buchhaltung heißt das: abgabepflichtige Honorare getrennt buchen, damit die Meldung aus den Konten entsteht und nicht aus dem Gedächtnis.

Werkstudierende im Team

Studierende, die neben dem Studium arbeiten, sind in Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei, solange das Studium im Vordergrund steht. In der Vorlesungszeit gilt dafür eine Wochenstundengrenze; in den Semesterferien darf sie überschritten werden. In der Rentenversicherung besteht dagegen Versicherungspflicht. Für die Abrechnung braucht es eine gültige Immatrikulationsbescheinigung für jedes Semester und die tatsächlichen Wochenstunden. Werden die Überschreitungen im Jahr zu häufig, endet das Privileg — auch rückwirkend, wenn sie nicht rechtzeitig auffallen.

Leistungsort bei Kunden im Ausland

Für Dienstleistungen an Unternehmer liegt der Ort der Leistung grundsätzlich am Sitz des Kunden. Ein Projekt für ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat wird deshalb ohne deutsche Umsatzsteuer abgerechnet, mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Kunden und Angabe in der Zusammenfassenden Meldung. Für Privatkunden gelten andere Regeln: Werbe- und IT-Leistungen an Privatkunden außerhalb der EU sind im Inland nicht steuerbar, elektronisch erbrachte Leistungen an Privatkunden in der EU dagegen im Land des Kunden steuerpflichtig. Die Abrechnung braucht deshalb je Kunde Status und Sitz.

Unfertige Projekte zum Stichtag

Umsatz gilt handelsrechtlich erst als realisiert, wenn die Leistung erbracht und in der Regel abgenommen ist. Was zum Bilanzstichtag begonnen, aber nicht fertig ist, steht als unfertige Leistung im Umlaufvermögen — bewertet mit den bis dahin angefallenen Herstellungskosten. Anzahlungen und Abschlagsrechnungen ändern daran nichts, sie werden gesondert ausgewiesen. Voraussetzung für eine saubere Bewertung ist eine Stundenerfassung je Projekt, die Personalkosten und Fremdleistungen dem Projekt zuordnet.

Selbst entwickelte Software in der Bilanz

Entwickelt ein IT-Unternehmen Software für den eigenen Einsatz oder für ein eigenes Produkt, stellt sich die Frage, ob die Kosten sofort Aufwand sind oder als Vermögen bilanziert werden. Das Handelsrecht gibt dafür unter Bedingungen ein Wahlrecht, das Steuerrecht verbietet die Aktivierung selbst geschaffener immaterieller Anlagegüter. Daraus können Unterschiede zwischen Handels- und Steuerbilanz entstehen. Wird Software dagegen im Auftrag eines Kunden entwickelt, ist sie keine eigene Anlage, sondern ein Projekt — mit den Regeln für unfertige Leistungen.

Warum Agenturen ihre Buchhaltung abgeben

In einer Agentur liegt die Verwaltung meist bei der Geschäftsführung, zwischen Pitch, Kundentermin und Teamführung. Solange Projekte laufen und Rechnungen bezahlt werden, fällt sie kaum auf.

Sie fällt auf, wenn die Rentenversicherung bei einer Betriebsprüfung nach den Freelancern der letzten Jahre fragt. Oder wenn die Künstlersozialkasse Honorare rückwirkend erfasst, die nie gemeldet wurden. Oder wenn zum Jahresabschluss niemand sagen kann, welche Projekte schon Umsatz sind und welche noch nicht.

dilohver arbeitet digital, aber nicht anonym. Sie bekommen eine feste Ansprechperson, die Ihre Projekte, Ihr Team und Ihre Kunden kennt. Rückfragen gehen an einen Menschen und nicht in eine Warteschlange.

In 3 Schritten

So beginnt die Zusammenarbeit.

Erstgespräch

Wir sprechen über Ihren Betrieb, Ihre Beschäftigtenstruktur und den Umfang, den Sie abgeben möchten. Unverbindlich und ohne Vorbereitung.

Angebot

Sie erhalten ein Angebot mit dem Leistungsumfang, dem Preis- und Leistungsverzeichnis und den Unterlagen für den Start.

Übernahme

Wir übernehmen die Daten aus Ihrer bisherigen Abrechnung und stellen Ihnen Ihren festen Ansprechpartner vor.

Klarheit vorab

Fragen, die vorher kommen.

Müssen wir Künstlersozialabgabe zahlen, wenn die Designerin eine GmbH hat?

Nein. Abgabepflichtig sind nur Entgelte an selbstständige Künstlerinnen, Künstler und Publizisten als natürliche Personen, auch wenn sie als Einzelunternehmen oder in einer Personengesellschaft auftreten. Zahlungen an eine GmbH oder eine andere juristische Person gehören nicht zur Bemessungsgrundlage. Wir erfassen deshalb bei jedem Honorar die Rechtsform des Empfängers und buchen nur die abgabepflichtigen Beträge auf das Meldekonto.

Können wir vor dem Start eines Freelancers klären lassen, ob er selbstständig ist?

Ja. Das Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung kann schon vor Beginn der Tätigkeit beantragt werden, auf Grundlage der schriftlichen Vereinbarungen und der geplanten Arbeitsweise. Bei gleichartigen Verträgen ist auch eine Gruppenfeststellung möglich. Wir stellen die Unterlagen aus der Lohn- und Finanzbuchhaltung zusammen; die rechtliche Gestaltung des Vertrags gehört in die Hände einer Fachanwältin oder eines Fachanwalts.

Kundenstimmen

Was unsere Kunden sagen.

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Sie überlegen, Ihre Lohnabrechnung abzugeben?

Wir schauen uns Ihren Betrieb an und sagen Ihnen, was die Übernahme konkret bedeutet. Unverbindlich.

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