Branche · Einzelhandel

Lohn und Buchhaltung für den Einzelhandel.

dilohver übernimmt die Abrechnung für Ladengeschäfte auf beiden Achsen: die laufende Lohnabrechnung mit Teilzeit, Aushilfen und Schichtzuschlägen und die Finanzbuchhaltung rund um die Kasse. Dazu gehören die Prüfung der Saisonaushilfen vor der ersten Schicht, der Personalrabatt im Lohnkonto und die Abstimmung der Kassendaten gegen Zahlungsdienstleister und Bank.

4,7 / 5 bei Google – 54 Bewertungen Seit über 5 Jahren am Markt

Branchenwissen

Was im Handel anders ist.

Die Grenze für den Minijob wandert jedes Jahr

Seit die Geringfügigkeitsgrenze an die gesetzliche Lohnuntergrenze gekoppelt ist, verschiebt sie sich automatisch. Arbeitsverträge mit fest vereinbarter Stundenzahl laufen dadurch aus dem Minijob heraus, ohne dass jemand im Betrieb etwas geändert hätte. Auffallen kann das zuerst in der Betriebsprüfung.

Die Aushilfe muss vor der ersten Schicht geprüft sein

Ob eine Saisonkraft beitragsfrei bleibt, hängt nicht nur an der Zeitgrenze, sondern auch daran, ob sie die Tätigkeit berufsmäßig ausübt. Diese Prüfung gehört vor die Einstellung, nicht in die Nachbereitung — und sie muss dokumentiert sein. Bei zehn Aushilfen im Oktober sind das zehn Vorgänge in der Woche mit der wenigsten Zeit.

Nicht jeder Zuschlag ist steuerfrei

Für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit gibt es eine steuerliche Begünstigung, für den im Handel verbreiteten Spätöffnungs- und Samstagszuschlag nicht. Beide stehen nebeneinander auf derselben Abrechnung und müssen getrennt geführt werden. Wer sie zusammenfasst, verliert die Begünstigung für beide.

Was an der Kasse passiert, trägt die ganze Buchhaltung

Der Beleg entsteht im Verkauf, und dort entscheidet sich, ob die Erlöse nach Steuersätzen richtig getrennt sind und ob jeder Vorgang nachvollziehbar aufgezeichnet wurde. Bei einer Prüfung wird zuerst die Kasse angesehen. Was dort nicht stimmt, stellt den Rest der Buchführung mit in Frage.

Kein Büro um die Ecke, aber ein Name am Telefon

Wir arbeiten digital, und das heißt nicht anonym. Jeder Betrieb hat bei uns eine feste Ansprechpartnerin mit eigener Durchwahl — dieselbe Person im Januar wie im Oktober. Sie kennt Ihre Tarifbindung, Ihre Zuschlagsmodelle und die Eigenheiten Ihrer Abrechnung.

Unterlagen laufen über eine gesicherte Cloud, Auswertungen stehen jederzeit bereit, Ihre Mitarbeitenden erreichen ihre Abrechnungen über einen eigenen Zugang. Für ein Gespräch vor Ort sind wir im Großraum München schnell da — gebraucht wird es selten, angeboten wird es immer.

Und was ist mit meinem Steuerberater?

Der bleibt. Wir übernehmen die laufende Lohn- und Finanzbuchhaltung und liefern die Daten so, wie Ihre Kanzlei sie für den Jahresabschluss braucht. Steuerberatung erbringen wir nicht — dafür ist Ihr Steuerberater da. Die Aufgabenteilung ist eingespielt und in der Regel für beide Seiten die entlastendere Lösung.

Unsere Leistungen üm Überblick:

Leistung · Lohnabrechnung

Lohnabrechnung für wechselnde Besetzung

Die Besetzung im Laden ist selten über das Jahr konstant. Feste Kräfte stehen neben Teilzeit, Minijob, Werkstudenten und Aushilfen, die nur für die Saison kommen — und jede dieser Formen folgt eigenen Regeln bei Meldung, Beitrag und Lohnsteuer.

Der Aufwand entsteht nicht beim Rechnen, sondern beim Einordnen. Ob eine Aushilfe beitragsfrei bleibt, entscheidet sich vor der ersten Schicht und nicht in der Nachbereitung, und die Zeitgrenze zählt über alle Arbeitgeber des Jahres zusammen.

Wir führen die laufende Abrechnung für alle Beschäftigungsformen in einem Lauf, übernehmen das Meldewesen und dokumentieren die Prüfungen, die später in der Betriebsprüfung verlangt werden.

Laufende Abrechnung für Festangestellte, Teilzeitkräfte, Minijob und Übergangsbereich in einem Lauf
Prüfung und Dokumentation der Saisonaushilfen vor der ersten Schicht, einschließlich Zeitgrenze und Berufsmäßigkeit
Werkstudenten unter Beachtung der Grenzen in der Vorlesungszeit
Steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, getrennt vom tariflichen Spätöffnungszuschlag
Personalrabatt und Warengutscheine im Lohnkonto führen und die Jahresgrenzen überwachen
Digitaler Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft je Gefahrtarifstelle mit Entgelten und Arbeitsstunden

Leistung · Buchhaltung

Buchhaltung, die an der Kasse beginnt

Im Ladengeschäft entsteht der Beleg am Verkaufsort. Was dort aufgezeichnet wird, trägt die gesamte Buchhaltung — und wird bei einer Prüfung zuerst angesehen.

Dazu kommen drei Abstimmungen, die im Handel jeden Monat anfallen: die Kassendaten gegen die Abrechnung des Zahlungsdienstleisters, dessen Auszahlung gegen den Bankeingang und die Erlöse gegen die Steuersätze des Sortiments. Kartenumsätze gehören dabei über ein Verrechnungskonto geführt, nicht ins Kassenbuch.

Wir übernehmen die laufende Erfassung und diese Abstimmungen und halten die Unterlagen so bereit, dass sie ohne Vorlauf vorgelegt werden können.

Laufende Abrechnung für Festangestellte, Teilzeitkräfte, Minijob und Übergangsbereich in einem Lauf
Prüfung und Dokumentation der Saisonaushilfen vor der ersten Schicht, einschließlich Zeitgrenze und Berufsmäßigkeit
Werkstudenten unter Beachtung der Grenzen in der Vorlesungszeit
Steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, getrennt vom tariflichen Spätöffnungszuschlag
Personalrabatt und Warengutscheine im Lohnkonto führen und die Jahresgrenzen überwachen
Digitaler Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft je Gefahrtarifstelle mit Entgelten und Arbeitsstunden

Im Detail

Kasse und Personal im Einzelnen.

Aushilfen im Saisongeschäft richtig einordnen

Eine kurzfristige Beschäftigung bleibt beitragsfrei, wenn sie im Kalenderjahr eine Zeitgrenze nicht überschreitet — und für diese Grenze zählen alle kurzfristigen Beschäftigungen der Person zusammen, auch die bei anderen Arbeitgebern. Der Betrieb muss also erfragen, was er selbst nicht sehen kann. Übersteigt der Verdienst die Geringfügigkeitsgrenze, kommt die Prüfung der Berufsmäßigkeit dazu: Ist die Tätigkeit für die Person wirtschaftlich von untergeordneter Bedeutung? Bei Arbeitsuchenden oder Personen zwischen Schule und Ausbildung ist sie das regelmäßig nicht — dann besteht volle Versicherungspflicht, rückwirkend ab dem ersten Tag. Regeln für kurzfristige Aushilfen

Minijob und Übergangsbereich im Laden

Oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze beginnt nicht sofort die volle Beitragslast, sondern ein Übergangsbereich mit einer eigenen, degressiven Formel: Der Arbeitnehmeranteil steigt langsam an, der Arbeitgeberanteil ist zu Beginn erhöht. Für Teilzeitkräfte im Handel ist das der Regelfall, nicht die Ausnahme. Dazu kommt die Umrechnung des Urlaubsanspruchs bei unregelmäßigen Wochenarbeitstagen und, bei Arbeit auf Abruf, die gesetzlichen Vorgaben zu Ankündigungsfrist und Mindestdauer eines Einsatzes. Beides wird im Alltag häufig übersehen und in der Prüfung nachgeholt. Geringfügige Beschäftigung erklärt

Personalrabatt und Warengutscheine

Rabatte auf das eigene Sortiment sind im Handel Standard und steuerlich privilegiert: Der Endpreis wird um einen Abschlag gemindert, und erst ein darüber hinausgehender Vorteil ist steuerpflichtig, begrenzt durch einen Jahresbetrag je Person. Der Aufwand liegt in der Nachweisführung. Jeder Personaleinkauf muss über das Kalenderjahr je Mitarbeiter kumuliert und der Jahresbetrag überwacht werden — bei Mitarbeiterausweisen mit dauerhaftem Rabatt eine laufende Auswertung aus dem Kassensystem in die Lohnabrechnung. Davon zu trennen sind Warengutscheine: Dort gilt eine monatliche Freigrenze, und bei Überschreitung um einen Cent ist der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig.

Was die Kassenführung verlangt

Grundsätzlich ist jeder Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen. Die Erleichterung für Barverkäufe an eine Vielzahl unbekannter Personen greift nur, solange kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Einsatz ist — wer eine moderne Kasse hat, muss einzeln aufzeichnen, auch wenn er es ohne Kasse nicht müsste. Mit der Kasse kommen weitere Pflichten: die Absicherung jeder Aufzeichnung durch eine zertifizierte technische Einrichtung, die Ausgabe eines Belegs an jeden Kunden, die Meldung jedes Systems an das Finanzamt je Betriebsstätte und der Export der Daten über die vorgeschriebene Schnittstelle. Jeder Kassentausch und jede Zweitkasse im Saisongeschäft löst eine neue Meldung aus. Was die Kassen-Nachschau prüft

Wenn die Kassennachschau kommt

Die Kassennachschau ist kein Teil der Betriebsprüfung, sondern ein eigenes Instrument: Amtsträger dürfen während der üblichen Geschäftszeiten ohne Ankündigung die Räume betreten und die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen prüfen. Sie können Bücher, Aufzeichnungen und die Organisationsunterlagen einsehen und den Datenexport verlangen. Entscheidend ist, was danach passieren kann: Geben die Feststellungen Anlass dazu, wird ohne gesonderte Prüfungsanordnung unmittelbar zur Außenprüfung übergegangen. Verfahrensdokumentation, Kassendaten und Belege müssen deshalb ohne Vorlauf greifbar sein — nicht innerhalb einer Woche, sondern sofort.

Inventur und was mit den Differenzen passiert

Zum Ende jedes Geschäftsjahrs sind die Bestände aufzunehmen — im Handel mit tausenden Artikelpositionen der aufwendigste Einzelvorgang des Jahres. Das Handelsrecht lässt Erleichterungen zu: Gruppenbewertung gleichartiger Vorräte, Festbewertung nachrangiger Bestände sowie permanente, verlegte und Stichprobeninventur. Schwund, Verderb und Diebstahl sind im Handel systematisch und mindern den Bestand. Umsatzsteuerlich bleibt der Vorsteuerabzug dabei erhalten. Die Differenzen müssen aber dokumentiert und plausibel begründet sein — eine ungewöhnlich hohe Quote ist der klassische Anknüpfungspunkt für eine Hinzuschätzung.

Warum Händler ihre Buchhaltung abgeben

Im Laden ist die Buchhaltung selten eine eigene Stelle. Sie liegt beim Inhaber oder bei einer Kraft, die daneben die Fläche betreut, bestellt und Dienstpläne schreibt. Solange alles läuft, fällt das nicht auf.

Es fällt auf, wenn im Oktober zehn Aushilfen eingestellt werden und für jede vor der ersten Schicht etwas geprüft und dokumentiert sein will. Oder wenn unangekündigt jemand vor der Kasse steht und den Datenexport verlangt. Für diese Momente braucht es weniger ein Programm als jemanden, der die Unterlagen schon vorher sortiert hat.

dilohver arbeitet digital, aber nicht anonym. Sie bekommen eine feste Ansprechperson, die Ihr Sortiment und Ihre Kasse kennt und weiß, warum Ihre Zahlen aussehen, wie sie aussehen. Rückfragen gehen an einen Menschen und nicht in eine Warteschlange, und im Dezember ist das dieselbe Person wie im Februar.

Was daraus entsteht, ist unspektakulärer als ein Dashboard und im Alltag mehr wert: eine Buchhaltung, die einer Nachschau standhält, ohne dass vorher jemand eine Nacht durchgearbeitet hat.

In 3 Schritten

So beginnt die Zusammenarbeit.

Erstgespräch

Wir sprechen über Ihren Betrieb, Ihre Beschäftigtenstruktur und den Umfang, den Sie abgeben möchten. Unverbindlich und ohne Vorbereitung.

Angebot

Sie erhalten ein Angebot mit dem Leistungsumfang, dem Preis- und Leistungsverzeichnis und den Unterlagen für den Start.

Übernahme

Wir übernehmen die Daten aus Ihrer bisherigen Abrechnung und stellen Ihnen Ihren festen Ansprechpartner vor.

Klarheit vorab

Fragen, die vorher kommen.

Müssen wir unsere Kasse beim Finanzamt melden?

Ja. Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion sind dem Finanzamt zu melden, je Betriebsstätte und mit Angaben zu Art, Anzahl, Seriennummer und Anschaffungsdatum; für Altsysteme galt eine gesonderte Frist, für neu angeschaffte und außer Betrieb genommene Systeme läuft eine kurze Frist ab dem Ereignis. Wenn Sie unsicher sind, ob das bei Ihnen erledigt ist, sehen wir uns das im Erstgespräch an und bereiten die Meldung vor; einreichen müssen Sie sie selbst oder Ihr Steuerberater.

Wie viele Aushilfen können wir im Weihnachtsgeschäft beschäftigen?

Eine feste Zahl gibt es nicht — begrenzt wird nicht die Menge der Aushilfen, sondern die Dauer der einzelnen Beschäftigung, und zwar über alle Arbeitgeber des Kalenderjahres zusammengerechnet. Dazu kommt bei höherem Verdienst die Prüfung, ob die Tätigkeit berufsmäßig ausgeübt wird. Wir übernehmen diese Prüfung je Person vor der ersten Schicht und legen sie so ab, dass sie in einer Betriebsprüfung Bestand hat.

Kundenstimmen

Was unsere Kunden sagen.

4,7 · Google-BewertungenProvenExpert-Siegel

Mehr als Buchhaltung

Sie überlegen, Ihre Lohnabrechnung abzugeben?

Wir schauen uns Ihren Betrieb an und sagen Ihnen, was die Übernahme konkret bedeutet. Unverbindlich.

dilohver GmbH

Hochstr. 21-23 · 82024 Taufkirchen

Kontakt aufnehmen