Branche · Lager und Logistik

Lohnabrechnung und Buchhaltung für Lager und Logistik.

dilohver übernimmt die Lohnabrechnung für Logistik-Unternehmen und die Finanzbuchhaltung dazu, vom Lagerbetrieb über die Kontraktlogistik bis zur Spedition mit eigenem Fuhrpark. Im Mittelpunkt stehen der Schichtbetrieb mit seinen Zuschlägen, der Einsatz von Zeitarbeit in den Spitzen und die Lenkzeiten der Fahrer, die eigenen Regeln folgen.

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Branchenwissen

Was in der Logistik anders ist.

Das Lager arbeitet im Takt der Ware

Früh-, Spät- und Nachtschicht, dazu Wochenenden in der Hochsaison: Im Lager gibt es kaum eine Abrechnung ohne Zuschläge. Welcher Anteil steuer- und beitragsfrei bleibt, hängt an Uhrzeit, Grundlohn und Nachweis jeder einzelnen Stunde.

Die Spitzen kommen jedes Jahr, aber nie gleich

Vor Weihnachten, zu Aktionen oder bei einem neuen Großkunden steigt der Personalbedarf kurzfristig. Aushilfen, Befristungen und Zeitarbeit folgen dabei jeweils eigenen Regeln bei Meldung, Beitrag und Höchstdauer. Wer mischt, muss jede Form getrennt im Blick behalten.

Zwischen Werkvertrag und Leiharbeit liegt eine feine Linie

In der Kontraktlogistik arbeiten oft fremde Beschäftigte im eigenen Lager oder eigene Beschäftigte beim Kunden. Ob das ein Werkvertrag ist oder Arbeitnehmerüberlassung, entscheidet die tatsächliche Durchführung, nicht der Vertragstitel. Die Folgen einer falschen Einordnung treffen beide Seiten.

Für Fahrer gilt ein eigenes Arbeitszeitrecht

Wer im Straßengüterverkehr fährt, unterliegt neben den europäischen Lenk- und Ruhezeiten einer eigenen Arbeitszeitregel im Arbeitszeitgesetz. Was als Arbeitszeit zählt und was als Bereitschaft, ist dort anders geregelt als im Lager. Die Daten dafür liegen im Fahrtenschreiber, nicht in der Stempeluhr.

Kein Büro um die Ecke, aber ein Name am Telefon

Wir arbeiten digital, und das heißt nicht anonym. Jeder Betrieb hat bei uns eine feste Ansprechpartnerin mit eigener Durchwahl — dieselbe Person im Januar wie im Oktober. Sie kennt Ihre Tarifbindung, Ihre Zuschlagsmodelle und die Eigenheiten Ihrer Abrechnung.

Unterlagen laufen über eine gesicherte Cloud, Auswertungen stehen jederzeit bereit, Ihre Mitarbeitenden erreichen ihre Abrechnungen über einen eigenen Zugang. Für ein Gespräch vor Ort sind wir im Großraum München schnell da — gebraucht wird es selten, angeboten wird es immer.

Und was ist mit meinem Steuerberater?

Der bleibt. Wir übernehmen die laufende Lohn- und Finanzbuchhaltung und liefern die Daten so, wie Ihre Kanzlei sie für den Jahresabschluss braucht. Steuerberatung erbringen wir nicht — dafür ist Ihr Steuerberater da. Die Aufgabenteilung ist eingespielt und in der Regel für beide Seiten die entlastendere Lösung.

Unsere Leistungen üm Überblick:

Leistung · Lohnabrechnung

Lohnabrechnung für Schicht, Spitze und Fahrdienst

Im Lager wird in Schichten gearbeitet, oft auch nachts und am Wochenende. Fast jede Abrechnung enthält Zuschläge, die nur für tatsächlich geleistete Stunden zu den begünstigten Zeiten steuerfrei sind — und in der Sozialversicherung einer niedrigeren Grenze folgen.

Dazu kommen Spitzen im Jahr, die mit Aushilfen, befristeten Kräften oder Zeitarbeit abgefangen werden, und ein Fahrdienst, für den das Arbeitszeitgesetz eigene Regeln kennt. Die Logistik gehört außerdem zu den Branchen mit Sofortmeldung vor Arbeitsbeginn.

Wir führen die Abrechnung für Stammbelegschaft, Aushilfen und Fahrpersonal in einem Lauf und halten Arbeitszeit- und Stundennachweise so, dass sie einer Prüfung standhalten.

Schichtzuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit mit Einzelnachweis je Stunde
Aushilfen und befristete Kräfte in der Hochsaison prüfen und dokumentieren
Sofortmeldung jeder Neueinstellung vor dem ersten Einsatz
Arbeitszeit der Fahrer nach den Sonderregeln des Arbeitszeitgesetzes erfassen
Vergleichsentgelte der Stammbelegschaft für den Einsatz von Leiharbeitskräften bereithalten
Spesen und Verpflegungsmehraufwand bei mehrtägigen Touren im Lohnkonto führen

Leistung · Buchhaltung

Buchhaltung für Touren, Kunden und Grenzen

In der Logistik entscheidet oft der Weg der Ware darüber, wie eine Leistung umsatzsteuerlich zu behandeln ist. Ob der Auftraggeber Unternehmer ist, wo er sitzt und ob die Ware das Gemeinschaftsgebiet verlässt, bestimmt den Ort der Leistung und damit, ob deutsche Umsatzsteuer entsteht.

Dazu kommen Nachunternehmer in der Zustellung, deren Sozialversicherungsbeiträge unter Umständen mitgehaftet werden, dazu Maut, Kraftstoff, Leasing und Fahrzeugkosten in großer Zahl.

Wir übernehmen die laufende Buchführung, ordnen Transportleistungen dem richtigen Steuertatbestand zu und führen Kunden, Touren oder Standorte als eigene Kostenträger.

Schichtzuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit mit Einzelnachweis je Stunde
Aushilfen und befristete Kräfte in der Hochsaison prüfen und dokumentieren
Sofortmeldung jeder Neueinstellung vor dem ersten Einsatz
Arbeitszeit der Fahrer nach den Sonderregeln des Arbeitszeitgesetzes erfassen
Vergleichsentgelte der Stammbelegschaft für den Einsatz von Leiharbeitskräften bereithalten
Spesen und Verpflegungsmehraufwand bei mehrtägigen Touren im Lohnkonto führen

Im Detail

Schicht und Strecke im Einzelnen.

Nachtschicht im Lager

Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sind steuerfrei, soweit sie bestimmte Prozentsätze des Grundlohns nicht übersteigen und für tatsächlich geleistete Arbeit zu den begünstigten Zeiten gezahlt werden. Eine pauschal gezahlte Schichtzulage ohne Einzelnachweis erfüllt das nicht. In der Sozialversicherung gilt eine niedrigere Grenze beim Grundlohn. Liegt der Stundenlohn darüber, ist derselbe Zuschlag steuerfrei, aber beitragspflichtig. Die Abrechnung braucht deshalb die Uhrzeit jeder Stunde und wendet beide Grenzen getrennt an. So bleiben Nacht- und Sonntagszuschläge steuerfrei

Werkvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung

Übernimmt ein Dienstleister im Lager eines Kunden einen abgegrenzten Auftrag mit eigener Organisation und eigener Weisung, kann das ein Werkvertrag sein. Erteilt dagegen der Kunde den Beschäftigten die Weisungen und gliedert sie in seine Abläufe ein, liegt Arbeitnehmerüberlassung vor — gleich, wie der Vertrag heißt. Für Überlassung verlangt das Gesetz eine Erlaubnis, die ausdrückliche Bezeichnung im Vertrag und die Benennung der Personen vor dem Einsatz. Fehlt das, kann ein Arbeitsverhältnis mit dem Kunden entstehen. Wie ein konkreter Einsatz einzuordnen ist, ist eine arbeitsrechtliche Frage des Einzelfalls.

Zeitarbeit in der Hochsaison

Wer Leiharbeitskräfte einsetzt, muss zwei Fristen im Blick behalten: eine Höchstüberlassungsdauer je Person beim selben Entleiher, auf die frühere Einsätze nach kurzen Unterbrechungen angerechnet werden, und eine Frist, nach der Leiharbeitskräfte grundsätzlich wie vergleichbare Stammkräfte zu bezahlen sind. Für den Entleiher heißt das: Einsatzzeiten je Person dokumentieren und die Vergütung vergleichbarer Stammkräfte auf Anfrage auskunftsfähig halten. Die Lohnabrechnung der Stammbelegschaft liefert dafür die Vergleichsgrundlage.

Lenk-, Ruhe- und Arbeitszeit der Fahrer

Für Fahrerinnen und Fahrer im Straßengüterverkehr gelten die europäischen Vorgaben zu Lenk- und Ruhezeiten und daneben eine eigene Regel im Arbeitszeitgesetz. Sie begrenzt die wöchentliche Arbeitszeit im Durchschnitt und nimmt bestimmte Bereitschaftszeiten ausdrücklich aus. Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeit aufzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Für die Lohnabrechnung zählen damit die Daten aus Fahrtenschreiber und Tourenplanung — Lenkzeit ist nicht gleich Arbeitszeit und nicht gleich vergütete Zeit.

Nachunternehmer in der Paketzustellung

Wer Kurier-, Express- oder Paketdienstleistungen an Nachunternehmer vergibt, haftet für deren Sozialversicherungsbeiträge wie ein Bürge. Die Haftung entfällt, wenn der Nachunternehmer präqualifiziert ist oder lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen für den Auftragszeitraum vorliegen. Diese Nachweise müssen für jeden Monat vollständig sein. Für die Buchhaltung heißt das: Nachunternehmer-Rechnungen nur zusammen mit den Bescheinigungen ablegen und Lücken sofort anmahnen, nicht erst bei einer Prüfung.

Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Transporten

Für Güterbeförderungen an Unternehmer liegt der Ort der Leistung grundsätzlich dort, wo der Auftraggeber sein Unternehmen betreibt. Ein Transport für einen Kunden in einem anderen EU-Staat ist deshalb in Deutschland nicht steuerbar, die Steuer schuldet dort der Kunde. Für Privatkunden gelten andere Ortsregeln. Beförderungen im Zusammenhang mit der Ausfuhr in ein Drittland oder der Einfuhr können steuerfrei sein, wenn die Voraussetzungen nachgewiesen sind. Jede Ausgangsrechnung braucht deshalb die Angabe, welche Regel greift.

Warum Logistikbetriebe ihre Buchhaltung abgeben

In einem Logistikbetrieb richtet sich alles nach dem Takt der Ware. Die Verwaltung läuft daneben, meist bei der Geschäftsführung oder einer Kraft, die zugleich disponiert, Personal plant und Kunden betreut.

Das fällt auf, wenn im Herbst zusätzliche Schichten besetzt werden müssen und für jede neue Kraft vor dem ersten Einsatz gemeldet und geprüft sein will. Oder wenn ein Kunde eine Leistung im Lager als Werkvertrag vergibt und niemand sicher sagen kann, ob es nicht doch Überlassung ist. Oder wenn eine Rechnung ins Ausland geht und die Frage nach der Umsatzsteuer offen bleibt.

dilohver arbeitet digital, aber nicht anonym. Sie bekommen eine feste Ansprechperson, die Ihre Schichtmodelle, Ihre Kunden und Ihren Fuhrpark kennt. Rückfragen gehen an einen Menschen und nicht in eine Warteschlange.

In 3 Schritten

So beginnt die Zusammenarbeit.

Erstgespräch

Wir sprechen über Ihren Betrieb, Ihre Beschäftigtenstruktur und den Umfang, den Sie abgeben möchten. Unverbindlich und ohne Vorbereitung.

Angebot

Sie erhalten ein Angebot mit dem Leistungsumfang, dem Preis- und Leistungsverzeichnis und den Unterlagen für den Start.

Übernahme

Wir übernehmen die Daten aus Ihrer bisherigen Abrechnung und stellen Ihnen Ihren festen Ansprechpartner vor.

Klarheit vorab

Fragen, die vorher kommen.

Müssen wir Leiharbeitskräfte nach einiger Zeit so bezahlen wie unsere Stammkräfte?

Grundsätzlich ja. Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz verlangt gleiche Bezahlung wie für vergleichbare Stammkräfte; ein Tarifvertrag der Zeitarbeit kann davon nur für eine begrenzte Einsatzdauer abweichen. Zahlungspflichtig ist der Verleiher, der Entleiher muss aber Auskunft über die Vergütung vergleichbarer Beschäftigter geben können. Wir halten diese Vergleichsdaten aus Ihrer Lohnabrechnung bereit.

Stellen wir einem Kunden in Österreich deutsche Umsatzsteuer für den Transport in Rechnung?

Ist der Kunde Unternehmer, in der Regel nicht. Bei Güterbeförderungen an Unternehmer liegt der Ort der Leistung am Sitz des Auftraggebers; die Rechnung wird ohne deutsche Umsatzsteuer mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gestellt, und der Umsatz gehört in die Zusammenfassende Meldung. Voraussetzung ist die gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden. Wir buchen jede Ausgangsrechnung nach der Regel, die für sie gilt.

Kundenstimmen

Was unsere Kunden sagen.

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Mehr als Buchhaltung

Sie überlegen, Ihre Lohnabrechnung abzugeben?

Wir schauen uns Ihren Betrieb an und sagen Ihnen, was die Übernahme konkret bedeutet. Unverbindlich.

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